In 2002 werd bij de Scandinavische vestigingen van Vink al gestart met de eerste implementatie. Het is de bedoeling dat de nieuwe ERP-oplossing in alle veertien landen en 23 vestigingen zal worden uitgerold.

In Nederland, waar samen met België binnen de groep een aanzienlijk deel van de omzet wordt behaald, is dat dus net succesvol afgerond. Het kostte Vink en Columbus IT anderhalf jaar voordat de implementatie was afgerond en onderweg moesten nog wat hobbels worden platgestreken.

Luuc van Breda, financieel manager bij Vink Didam en tijdelijk projectmanager vanuit Vink tijdens de implementatie: “Een voorbeeld van een hobbel is dat de werknemers hier erg moesten wennen aan de nieuwe software en de nieuwe manier van werken. Velen werken hier al langere tijd, het vorige systeem, op basis van een AS400 systeem, draaide meer dan zeven jaar en tijdens die jaren gold er een hele andere procesflow.” Van Breda stipt daarmee direct het menselijke aspect aan van het implementatieproces, een aspect dat eigenlijk als een rode draad door de anderhalf jaar heen liep.
 

Doelen en aanpak

De invoering van Dynamics AX bracht het nodige denkwerk met zich mee. In het vorige pakket van J.D Edwards werden een aantal zaken door middel van maatwerk afgedekt. Deze zitten ook niet standaard in Dynamics AX, en moesten dus worden toegevoegd. Daarnaast wilde Vink een aantal programma’s graag gebruiken zoals barcodescanning, een geüpdate routeplanning-oplossing voor de eigen expeditie en een CRM-functie. Toen die zaken eenmaal waren bepaald kon worden doorgegaan met de volgende stap in het proces. Niek Peters, als projectmanager vanuit Columbus IT betrokken bij de implementatie: “Nadat je de eisen en wensen kent, ga je een aanpak bepalen, een analyse uitvoeren en bepaal je hoe je sommige verwachte ‘gaps’ kunt dichten. Parameters worden neergezet, testwerk wordt gedaan en trainingen worden gehouden. En daar laat je het in eerste instantie bij, want je wilt de scope beperkt houden om toch vooral de kans van slagen zo groot mogelijk te maken.”
 

Verschillen

Ondanks dat het ene door het andere ERP wordt vervangen, zijn er de nodige fundamentele verschillen tussen beide systemen. De J.D Edwards-oplossing was volgens Vink vooral menugestuurd, Axapta daarentegen lijkt erg op een Office-omgeving, dat immers van dezelfde leverancier Microsoft afkomstig is. Van Breda: “In ons oude pakket was de transactiemodule alleen te bereiken via toetsen en getallen, in Axapta kun je je vorige handeling nog zien in een openstaand ander scherm. Het zijn zaken die aanpassing vergen, maar daarnaast wel snel als vertrouwd voorkomen.”
 

Training

Misschien wel het opvallendste onderdeel van de hele implementatie was de training. Het implementatieonderdeel en de keuze van Vink Didam maakte in elk geval indruk op de implementatiepartner. Peters: “Vink koos voor een hele schoolse aanpak, door op vaste dagen en momenten training te geven inclusief toetsing- en herkansingsmomenten. Ook stond er de ene keer een grabbelton, de andere keer een masseur, dan weer een Sinterklaas. Het was een prima manier om mensen aan het werk te krijgen, om commitment te kweken.”

Luuc van Breda: “Elke stap in het trainingstraject is afgesloten met een toets. Het niet halen van de toets betekende een herkansing. Het idee erachter is dat je een systeem nooit monkey-proof krijgt. Maar door het verzorgen van een goede training en begeleiding kun je wel een flink aantal fouten voorkomen, als je eenmaal live bent. Want corrupte data als gevolg van fouten is zeer schadelijk.”

Luuc van Breda: “Je implementeert een software-oplossing, maar toch bestaat het project voor twintig procent uit IT, voor de rest is het een veranderingsproject, waarbij veel draait om de betrokken mensen. En dat merk je dan bijvoorbeeld in hoe mensen kijken naar artikelbestanden. We hadden, bijvoorbeeld waar het om afsluiters gaat, te weinig velden om het artikel goed in te voeren in het systeem. Je praat dan direct over maatwerk. Het systeem dat voor ons is ontwikkeld, heet Vink Item Master.”

Naast Vink Item Master zal er op termijn ook een zaagoptimalisatieprogramma aan het nieuwe ERP gekoppeld worden, een invoice scanning systeem en een intercompany module zodat de zusterbedrijven makkelijker kunnen samenwerken.