Voorafgaand aan een omvangrijke ERP-upgrade voerde Toyota Material Handling Europe een opportunity analysis uit. Hierbij werden de meest veelbelovende verbeterprojecten en de daarbij behorende Key Performance Indicatoren geïdentificeerd.

“Al sinds 1996 gebruiken wij hier Movex oftewel Lawson M3”, aldus de Zweed Marcus Svanberg, programme manager ERP bij magazijn- en heftruckfabrikant Toyota Material Handling Europe (TMHE). “In al die jaren hebben we geen upgrade gedaan, dus het werd nu wel tijd. Omdat we wilden dat de implementatie business-driven zou zijn, hebben we eerst samen met Lawson een Opportunity Analysis gedaan. Die OA werd vorig jaar uitgevoerd, toen we nog BT Europe heetten”.

Prioriteiten

Bedrijfsprocesverbetering is natuurlijk niet nieuw op de agenda van TMHE. “Wel nieuw is dat we dit nu wilden gaan kwantificeren, om prioriteiten te kunnen stellen. Wat levert meer op: je voorraden reduceren, de optimalisatie van lead times binnen productie, of extra service contracten verkopen? Met de OA-softwaretool van Lawson kun je dat soort vragen beantwoorden. Natuurlijk gaat dat niet zonder menselijke inbreng, tijdens workshops. Met de tool kunnen alle suggesties echter meteen worden door–gerekend en vertaald in financiële getallen.”

Eerst moest de OA-tool echter worden geladen met bedrijfs–gegevens. Dat lijkt een heidens karwei. “Valt erg mee”, reageert Svanberg. “Het gaat vooral om financiële data, die konden onze controllers vrij gemakkelijk leveren.” Na de process mapping begon het écht interessante werk: de targeting fase. Voor een groot aantal interessante Key Performance Indicatoren (KPI’s) werd daarbij de Process Driven Profitability (PDP) bepaald.

Hans de Soete, principal consultant bij Lawson, legt uit hoe dit werkt: “Wij hebben een database met daarin 300 mogelijke KPI’s, een groot deel daarvan is gebaseerd op het SCOR-model van de Supply Chain Council. Bij TMHE hebben we als extra KPI toegevoegd het percentage sales mét service-contract. Dit bedrijf kan namelijk soms meer verdienen aan dienstverlening, dan aan verkoop.”

Maar liefst 40 KPI’s bleken interessant als stuurfactor. “Al die KPI’s hebben we tijdens de workshops ter discussie gesteld met de vraag: Hoe scoren jullie daarin ten opzichte van best-in-class bedrijven, welke verbetering is haalbaar, en last-but- not-least: hoeveel verbetering levert dat op in financiële zin?.”

‘Verbeterwaardige’ KPI’s werden daarna geclusterd in mogelijke projecten. Voor elk project werd tenslotte de winst berekend als de bijbehorende KPI’s de streefwaarde zouden halen. De Soete: “De drie veelbelovendste projecten waren de verkoop van extra onderhoudscontracten, kortere levertijden en een efficiëntere inkoop.”

Eye openers

“De verbetermogelijkheden die De Soete noemt, hadden we wel verwacht”, nuanceert Svanberg. “Het verschil was echter, dat we nu concreet zagen welk effect dit zou hebben op onze bottom line. Bovendien brachten de workshops nog veel andere opportunities aan het licht, en soms zaten daar echte eye openers bij. De winstgevendheid per klant berekenden we bijvoorbeeld vroeger alleen per land en productgroep. Nu overwegen we om daarnaast overzichten te gaan maken van de winstgevendheid per klant over land- en productgrenzen heen.”

De ondersteuning voor de meest veelbelovende projecten werd opgenomen in de blauwdruk voor de ERP-upgrade. De Soete: “Alle mogelijke KPI’s kunnen we daartoe mappen met onze eigen software.”

Niet alle projecten zullen meteen worden uitgevoerd. Soms wordt het ERP-systeem alleen voorbereid op een eventuele uitvoering. “Het opzetten van shared centers is een goed voorbeeld”, aldus Svanberg.

Natuurlijk is bij een verbeterslag vaak meer nodig dan alléén het meten van de KPI’s. De Soete: “Neem bijvoorbeeld het verbeteren van het percentage sales mét onderhoudscontract. De verkopers zullen dan moeten worden getraind om die contracten te verkopen.”

Bovendien volstaat het ‘kale’ ERP-systeem niet om de KPI’s te meten. Svanberg: “Als Business Intelligence-tool gebruiken we Qlikview, hiermee kun je ge–makkelijk data uit ERP extraheren. Sinds kort levert Lawson ook een BI-module bij M3, maar wij willen eerst de voors en tegens daarvan afwegen. Interessant is wel dat je met die BI-tool meteen toegang hebt tot het ERP-systeem.”

De upgrade van Lawson M3 is inmiddels in volle gang. Svanberg schat dat de uitrol in Europa zo’n twee jaar gaat duren.

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede

Andere referenties van Lawson op deze website