Alle signalen wijzen er op dat Enterprise Resource Planning (ERP) zich de komende jaren in steeds grotere mate ontwikkelt tot een essentieel onderdeel voor organisaties om hun strategische ambities te realiseren.

Voor de Universiteit van Tilburg hebben wij in opdracht van Atos Consulting de ontwikkelingen binnen ERP voor de producerende- en dienstverlenende organisaties in kaart gebracht. Aan de hand hiervan hebben we mogelijke ontwikkelingsrichtingen vastgesteld en binnen iedere richting is een scenario opgesteld.

Ieder scenario beschrijft een situatie van het ERP-landschap in de toekomst (2015) en belangrijker nog; het stelt organisaties in staat om zich voor te bereiden op basis van de ontwikkelingen hier geschetst.

Veertig ERP-experts 

Het onderzoek is tot stand gekomen met medewerking van 40 experts op het gebied van ERP; variërend van CIO's, IT-managers, leveranciers, consultants en academici. Met hun gezamenlijke kennis zijn de scenario's tot stand gekomen en kunnen er aanbevelingen gedaan worden. In het onderzoek zijn deze aanbevelingen per scenario voor ERP-gebruikende organisaties, ERP-leveranciers en implementatiepartners gedaan. In dit artikel wordt echter enkel ingegaan op de aanbevelingen voor de ERP-gebruikende organisaties. Tevens wordt er onderscheid gemaakt tussen de producerende- en dienstverlenende organisaties.

Het onderzoek voor de producerende organisaties heeft 3 ontwikkelingsrichtingen blootgelegd, voor deze richtingen zijn scenario's gemaakt. Hieronder volgt een korte omschrijving van de scenario's met bijbehorende aanbevelingen.

Figuur 1: Ontwikkelingsrichtingen van ERP bij producerende organisaties

Hierbij is er sterke focus op de waardeketen waardoor koppelbaarheid van systemen tussen verschillende organisaties van groot belang is. Een obstakel dat in dit scenario echter wel meespeelt, is het gebrek aan vertrouwen dat nodig is om op grote schaal aan informatie-uitwisseling te doen. Organisaties moeten zich daarom toeleggen op het opbouwen en handhaven van solide relaties met waardeketen partners, dit maakt de weg vrij voor het delen van bedrijfsgevoelige informatie. Daarnaast zijn de ERP-systemen op technisch vlak in dit scenario weinig doorontwikkeld en in plaats daarvan is er veel ontwikkeling geweest op het vlak van business alignment. Dit past in het beeld van dit scenario waar de focus van ERP systemen voornamelijk ligt op het ondersteunen van de business en het snel kunnen aanpassen aan veranderingen in de organisatie.

In het verlengde hiervan doen organisaties er goed aan de user interface zo te maken dat deze door de gebruiker is aan te passen, hierdoor moeten gebruikers bewust selecties maken van de informatie die voor hen belangrijk is en beschikbaar moet zijn op hun scherm. Dit heeft als voordeel dat gebruikers gedwongen worden om na te denken over hun plaats binnen een bedrijfsproces en hoe zij hier het best gestalte aan kunnen geven. Dit alles komt ten goede aan een optimaal ERP-systeem

Organisaties streven in dit scenario naar maximale efficiëntie; het focussen op de kerncompetenties staat hierdoor centraal wat betekent dat er veel herstructureringen bij organisaties plaatsvinden. Verder wordt ‘decision management' een belangrijk item binnen ERP systemen, hierdoor zijn de ERP systemen niet meer beperkt tot het genereren van adviezen maar kan het zelf beslissingen nemen, denk hierbij voor de logistiek bijvoorbeeld aan het automatisch aanpassen van routes of laadschema's op basis van o.a. de brandstofprijs. Omdat ERP systemen in dit scenario voor het autonoom beslissingen nemen gebruik maken van alle aanwezige gegevens is het van belang dat organisaties hun medewerkers stimuleren goed gebruik te maken van de kennissystemen. Het ERP systeem kan hier dan weer gebruik van maken. Om ERP systemen dermate intelligent te maken/houden hebben ze veel informatie nodig; vanuit interne kennissystemen maar ook uit externe bronnen. Bandbreedte en rekenkracht zijn twee termen die zeer belangrijk gaan worden. Organisaties moeten daarom een goed begrip en beeld hebben van hun informatie behoeften, voornamelijk in termen van capaciteit en flexibiliteit.

In dit scenario is er sprake van een markt die aanmerkelijk minder dynamiek (minder overnames en fusies) vertoont ten opzichte van de andere scenario's. Ook worden er vanuit overheidswegen veel wet- en regelgeving opgelegd aan organisaties. Deze feiten hinderen de groei en ontwikkeling van organisaties en heeft als gevolg dat ERP gebruikers en leveranciers zich voornamelijk gaan richten op interne gegevensverwerkingen en optimalisatie van implementatie en onderhoud van ERP-pakketten. Informatie-uitwisseling binnen de waardeketen heeft een lage prioriteit en wordt daardoor nauwelijks ontwikkeld.

Organisaties moeten in dit scenario de ERP ontwikkelingen op de voet volgen. Om een competitief voordeel te behalen zijn er maatwerkoplossingen nodig maar dit brengt naar verhouding te veel kosten met zich mee, het is daarom belangrijk om hier zo snel mogelijk afstand van te doen zodra er standaard oplossingen zijn die hetzelfde doen. Naast deze (lastige) manier van competitief voordeel behalen is er in dit scenario alleen ruimte bij research & development en marketing voor andere vormen van het behalen van een competitief voordeel. Hier moeten organisaties zich dan ook vooral op concentreren.

Ook voor de dienstverlenende organisaties zijn er 3 plausibele ontwikkelingsrichtingen aangetoond waarbinnen scenario's zijn opgesteld.

Figuur 2: Ontwikkelingsrichtingen van ERP bij dienstverlenende organisaties

In dit scenario worden organisaties gekenmerkt door gesloten, naar binnen gekeerde entiteiten waar sprake is van weinig samenwerking en informatie-uitwisseling door middel van het ERP systeem. Deze tendens is ingezet door de sterke behoefte aan efficiency waardoor samenwerking niet hoog op de agenda van de beleidsbepalers staat. De interne structuur bestaat uit verticale en los van elkaar opererende processen met elk hun eigen informatiesystemen die uitsluitend klant- en productinformatie uitwisselen.

Als gevolg van de financiële crisis zal de overheidsinvloed toenemen wat als gevolg kan hebben dat organisaties hun processen op orde moeten hebben. Doordat de architectuur van de ERP systemen zal transformeren naar SOA-gebaseerde versies moeten organisaties zorgen dat hun processen en systemen SOA-proof zijn. Om een goede klantrelatie te behouden en eventueel uit te breiden doen organisaties er goed aan de mogelijkheden van Web 2.0 toepassingen te bekijken. Het gebruik van chatten en andere social media zal in dit scenario namelijk de eerste vormen vertonen.

In dit scenario proberen organisaties hun processen en prestaties te verbeteren door nauw samen te werken met leveranciers en andere partijen in de waardeketen. Het organisatiemodel is gebaseerd op een netwerkarchitectuur waarbinnen integratie met organisaties gestalte krijgt door de implementatie van een gemeenschappelijk ERP-systeem. Dit krijgt vorm door een integraal datamanagement met standaarddefinities van processen, data-entiteiten en standaardfunctionaliteiten ter ondersteuning van bedrijfsprocessen.

Door de aangeboden SaaS-oplossingen zal de waardeketen worden gestroomlijnd. Organisaties zullen zich hierop moeten voorbereiden door hun (benodigde) informatiestromen in kaart te brengen. Daarnaast zal een goede band moeten worden opgebouwd met de organisaties in deze waardeketen. Door de SOA architectuur kan je als organisatie snel en eenvoudig nieuwe functionaliteiten aan het systeem toevoegen en zo een competitief voordeel behalen.

In dit scenario verschuift de focus naar IT als dé enabler voor het realiseren van strategische doelstellingen. IT fungeert hierbij als instrument dat kan bijdragen aan het genereren van extra inkomsten, het verkorten van de time to market en het verhogen van de klanttevredenheid. Door alom geaccepteerde standaardisatie zijn verschillende ERP pakketten, best-of-breed pakketten of services, al dan niet open-source, van verschillende leveranciers met elkaar te combineren.

Medewerkers zullen altijd en overal het ERP systeem kunnen benaderen via de Cloud, dit zorgt voor een organisatorische verandering. Medewerkers zullen hieraan moeten wennen en af moeten van de 8 tot 17 mentaliteit. "Het nieuwe werken" zal door de medewerkers moeten worden geaccepteerd. Legacy systemen moeten zo snel mogelijk worden opgeruimd aangezien nieuwe functionaliteiten door standaardisatie eenvoudig kunnen worden toegevoegd.

Naast alle aanbevelingen die hier voor een specifiek scenario gedaan zijn, zijn er nog een aantal generieke aanbevelingen die in ieder scenario naar voren kwamen:

Data kwaliteit: Extra aandacht voor data kwaliteit komt in ieder scenario naar voren als een essentieel onderdeel om vooruit te kunnen met ERP systemen. Crap in is crap out wordt er wel eens gekscherend gezegd, maar een betere samenvatting is er niet te geven. In de toekomst zal dit in grotere mate een rol spelen

Inter-organisationele relaties: Door vergaande samenwerking tussen organisaties op het gebied van informatie uitwisseling wordt het steeds belangrijker om sterke (vertrouwens)banden te hebben met waardeketen partners.

Organisationele informatie eisen: Het is met het oog op de toekomst van groot belang om een goed begrip te hebben op de informatie eisen van uw organisatie. Dit stelt u in staat om nu goede beslissingen te nemen en niet voor verrassingen komen te staan wanneer u in de toekomst wilt uitbereiden, splitsen of herorganiseren.

Met dit artikel hebben wij getracht u een beeld te geven van het onderzoek "ERP in 2015". Het onderzoek stelt organisaties in staat zich beter voor te bereiden op de toekomst omtrent ERP en prikkelt de lezer om goed na te denken over de rol van ERP binnen zijn organisatie. Op basis van het onderzoek ERP in 2015 is er door Atos Consulting voor de diensten sector een white paper verschenen die u kunt downloaden op: http://www.scenario-planning.nl/. Als u geïnteresseerd bent in een verdere verdieping en/of argumentatie, neem dan contact op met ons.