We onderscheiden de volgende stappen

• vastleggen van te bereiken doelstellingen;
• bepalen van de scope;
• vaststellen van de eisen en wensen;
• opstellen shortlist van pakketten;
• principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties;
• referentiebezoeken;
• toetsing principekeuze middels een workshop;
• opstellen implementatieplan;
• contractonderhandeling.

In het te vormen projectteam zullen de geledingen van het bedrijf op de juiste wijze vertegenwoordigd moeten zijn. Van het projectteam wordt verwacht dat deze een breed inzicht heeft in het gehele bedrijfsproces, de verwachtingen van het nieuwe systeem kent en kan inschatten wat de organisatie "aan kan". Regelmatig overleg met het managementteam is vereist om de noodzakelijke committment van het management te krijgen en te behouden.

De aanleiding voor de selectie en de te bereiken doelstellingen worden vastgelegd. Vaak gebeurt dit in de vorm van een lijst met op te lossen knelpunten en nieuwe vormen van ondersteuning. Sommige bedrijven kiezen ervoor om doelstellingen op het gebied van kosten, voorraadverlaging, doorlooptijdverkorting of verhoging van leverbetrouwbaarheid te formuleren. In dat geval is een nulmeting nodig om vast te stellen waar het bedrijf nu staat. Tijdens het selectieproces zal regelmatig op de doelstellingen worden teruggekomen om prioriteiten van bepaalde functiegebieden te kunnen vaststellen.

Zie Powerpoint:

Voorbeeld doelstellingen WMS.ppt

In de meeste bedrijven worden reeds softwarepakketten gebruikt. Het is dus van belang om de plaats te bepalen van het nieuwe ERP-systeem binnen dit systeemlandschap. Welke systemen zullen worden vervangen door het ERP-systeem en welke systemen zullen blijven bestaan; hoe zal de relatie tussen het ERP-systeem en de systemen zijn, die zullen blijven gehandhaafd. Er zijn bedrijven die eerst een Masterplan opstellen waarin deze samenhangen zijn weergegeven, voordat zij daadwerkelijk starten met een selectie.

Voorbeeld van een positioneringsplaatje

Het programma van eisen en wensen is de basis voor de selectie. De eisen zijn die functionaliteiten waarin het pakket absoluut moet voorzien teneinde een effectieve ondersteuning te bieden voor de gestelde bedrijfssituatie. De wensen zijn minder hard, waarbij tevens rekening gehouden moet worden met de prijs die voor de betreffende functionaliteit betaald moet worden. Nadruk moet hier liggen op het definiëren van een realistisch eisen- en wensenpakket, dat enerzijds recht doet aan wat het bedrijf zou willen en anderzijds wat binnen redelijke tijd realiseerbaar is.

Zie Excelsheet:

Index eisen en wensen.xls

Op basis van het programma van eisen en wensen wordt vaak eerst een longlist opgesteld. Hiervoor worden zoveel mogelijk objectieve informatiebronnen gebruikt (zie hoofdstuk 8).

De systemen en leveranciers op de longlist worden vervolgens tegen het licht gehouden op aspecten als:

• branche-ervaring;
• aantal relevante referenties;
• hoe gezond is de leverancier;
• technische pakketkenmerken, waaronder:
• 1. netwerkbesturingssysteem;
• 2. de technische basis: hoe open is het systeem; in welke mate is het systeem op moderne standaarden gebaseerd, zoals Service Oriented Architecture; hoe eenvoudig is het om informatie uit het systeem te halen;
• 3. de visie op de technologische ontwikkelingen;
• prijs versus beschikbare investeringsruimte en exploitatiekosten.

Het kan zijn dat er additionele vragen aan leveranciers worden gesteld m.b.t. bepaalde twijfelpunten. Het melden van referenties is daar een voorbeeld van.

In een gezamenlijk discussie wordt vervolgens de shortlist opgesteld van in het algemeen drie passende pakketten.

De leveranciers op de shortlist geven elk een demonstratie van een dag. Zorg voor een duidelijk programma: u bepaalt wat u te zien krijgt. U vraagt offertes aan bij de leveranciers van de shortlist. Op basis hiervan stelt u een vergelijking op tussen de pakketten, die zal leiden tot een principekeuze.

Referentiebezoeken

Het is in deze fase van het traject belangrijk om contact te zoeken met bedrijven die ervaring hebben met het systeem. Het gaat dan uiteraard bij voorkeur om bedrijven met een vergelijkbare problematiek die een onafhankelijke mening kunnen geven.

De leveranciers zullen er veelal op aandringen dat slechts met referenties contact wordt opgenomen nadat dit met hen is afgestemd; we pleiten voor enig begrip hiervoor; op referenties wil je een beetje zuinig zijn. Mocht u echter al relaties hebben, die het pakket gebruiken, is er natuurlijk niets op tegen om daar eens contact mee op te nemen.......

De doelstelling van de workshop is om na te gaan of het pakket werkelijk past in uw bedrijfssituatie, en welke functionaliteiten eventueel met behulp van maatwerk ingebracht moeten worden. Daartoe ‘speelt' u uw eigen bedrijfsprocessen na (van offerte tot facturering). De workshop duurt, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en -complexiteit, één tot drie dagen.

Het opstellen van de bedrijfscase ten behoeve van de workshop kost veel tijd; reken maar op enkele tientallen dagen. Voordeel is wel dat u gedwongen wordt om de beoogde processen nog eens goed op te schrijven. Gelukkig verdient een gedeelte van het werk zich weer terug tijdens de implementatie.

Al voor aanvang van de workshop is genoeg informatie beschikbaar om de contractonderhandelingen te starten. De feitelijke afronding daarvan kan uiteraard pas na de workshop plaatsvinden.

Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden. Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden). In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op "fixed date and fixed price". Hiervoor wordt wel een premie betaald en hierdoor ligt de controle van het project bij de leverancier!.

We pleiten ervoor om met één leverancier een totaalcontract af te spreken, die als hoofdaannemer optreedt.

Zie Word-bestand: Inhoud ERP contract