We maken hier onderscheid naar de volgende redenen:

• noodzakelijk kwaad;
• kostenreductie;
• verbetering van de Customer Service;
• wijziging van de bedrijfsvoering.

Noodzakelijk kwaad
"Het systeem" wordt als een noodzakelijke voorwaarde gezien voor het behoud van het bedrijf, omdat de primaire of de financiële processen zonder dat systeem niet meer tijdig van informatie kunnen worden voorzien. De ERP-selectie komt voort uit een bepaalde blokkade: de leverancier stopt met het huidige pakket, het maatwerksysteem werkt niet meer etc. Ondanks dat het bestaande systeem voldoende functionaliteit biedt zal men toch naar iets anders moeten. Als de enige doelstelling is: vervanging wat we hebben, dan spreken we over een "noodzakelijk kwaad". In het algemeen een wat magere basis voor een succesvol project.

Kostenreductie
Kostenreductie kan een reden zijn voor de investering in een (nieuw) ERP-systeem door:

• vermindering van werk: informatie wordt slechts eenmaal wordt ingevoerd en voor ieder toegankelijk is die daartoe is gerechtigd;
• vermindering van foutkans: omdat de gegevens maar één keer worden ingevoerd; bovendien kan het systeem consistentie van ingevoerde gegevens bewaken. Groot voordeel is dat er is slechts één waarheid is. Dit leidt tot kostenreductie: minder correctie van fouten en minder energie in het zoeken naar de verschillen;
• vermindering van de onderhoudskosten. De prijs / prestatie verhouding van de systemen verbetert nog steeds. Door over te gaan om zoveel mogelijk geïntegreerde standaardsoftware wordt onderhoud van veel verschillende deelsystemen of op kostbare interfaces en maatwerk voorkomen.

Verbetering Customer Service
Van een meer "offensieve" benadering is sprake wanneer u kansen ziet om met een nieuw ERP-systeem uw Customer Service niveau naar een hoger plan te brengen, waardoor het bedrijf zich op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier klantgerichter en slagvaardiger kan opstellen. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan:

• verbetering van leverbetrouwbaarheid;
• verkorting van levertijden.
• vergroting van de flexibiliteit;
• uitbreiding van het aanbod (product/diensten assortiment);
• penetratie van nieuwe markten.
   

Het ERP-systeem zelf moet de voorwaarden scheppen. Er zijn structurele wijzigingen van het bedrijfsvoeringsconcept nodig, die doorgaans leiden tot ingrepen in de organisatie èn de informatievoorziening.

Een investering in ERP is omvangrijk. Er zijn vele dagen van de eigen mensen gemoeid met het gehele traject. U dient rekening te houden met een verhouding van 1 : 3 à 4 voor het aantal dagen externe implementatie consultancy versus te spenderen dagen door uw eigen organisatie.
 

De externe projectuitgaven (out-of-pocket kosten) zijn grofweg te verdelen in:

• Selectie
• Aanschaf
• Implementatie
• Onderhoud
• Optimalisatie

Selectie
Oriënterende gesprekken en demonstraties met leveranciers zijn kosteloos. Wanneer men er voor kiest om een bepaald systeem meer in de diepte te toetsen middels een bedrijfscase (zie hoofdstuk 5) wordt door de leverancier vaak een bijdrage in de kosten gevraagd. Afhankelijk van de omvang van de workshop bedraagt deze bijdrage een paar duizend Euro. Daarmee ontstaat er bepaald commitment van beide kanten. Laat u zich begeleiden door een externe deskundige, dan zijn daaraan uiteraard ook kosten verbonden. De hoogte daarvan hangt sterk af van de onderlinge taakverdeling.

Aanschaf
We onderscheiden de volgende kostencomponenten:

• Software: database, systeemsoftware, standaardmodules, opties, koppelingen, rapportagetools;
• Hardware: server(s) + evt. aanpassingen in de werkstations;
• Implementatie.

Elk van deze posten kan nader worden onderverdeeld. Hiertoe is door IPL een Excel-vergelijkingstabel ontwikkeld, die u elders op logistiek.nl kunt downloaden.

We geven hier een voorbeeld van een calculatie.
Klik hier om het voorbeeld van een calculatie als excel-bestand te downloaden.

Aantal gebruikers

Een bepalende factor voor de prijs van de software is het aantal gelijktijdige gebruikers, d.w.z. het maximaal aantal gebruikers dat gelijktijd het systeem gebruikt. De meeste leveranciers hebben hun licentiestructuur hierop gebaseerd. Er zijn ook leveranciers die het aantal "named" gebruikers als basis gebruiken: dit is het aantal verschillende gebruikers dat van het systeem gebruik moet kunnen maken. Dit ligt uiteraard hoger dan het aantal gelijktijdige ("concurrent users"). Het is dus zaak om tijdig te inventariseren van hoeveel named c.q. gelijktijdige gebruikers sprake zal zijn.

De grootste posten zijn de software en de implementatie. In veel gevallen zijn de externe implementatiekosten tenminste gelijk aan de kosten van de software. In complexere situaties kan dit oplopen naar het dubbele.

Als vuistregel hanteren wij dat de totale out-of-pocket kosten voor de middelgrote en grote systemen tussen de € 5.000,- en € 10.000,- per gelijktijdige gebruiker bedraagt. Voor de kleine systemen voor Kleine Ondernemingen kan dit bedrag lager uitvallen.

Onderhoud

Het is gebruikelijk dat er een onderhoudscontract wordt afgesloten op de aangeschafte software. De kosten worden uitgedrukt in een percentage van de aanschafkosten van de software. Veelal wordt de prijslijst van de software als uitgangspunt genomen. Wanneer in het onderhandelingsproces is overeengekomen om een lager prijs overeen te komen, wordt deze incidenteel als uitgangspunt genomen.

Het percentage is afhankelijk van wat onderdeel is van het onderhoudscontract:

• het herstellen van fouten in de software;
• het recht op nieuwe releases van de software;
• recht op ondersteuning door de helpdesk.

In de markt komen we percentages variërend van 16% tot 22% tegen (= bedrag dat jaarlijks verschuldigd is).

Wil men de investering in ERP goed laten renderen, is het aan te raden jaarlijks een budget vrij te maken voor opleidingen en voor optimalisaties. Vaak gebeurt dit niet, wat tot verwatering van het systeem kan leiden. Het is moeilijk om deze kosten in bedragen uit te drukken.