1. Onderschat de eigen processen niet

Te vaak wordt gedacht dat elk bedrijf ongeveer hetzelfde is. Maar zaken die voor een organisatie vanzelfsprekend zijn, hoeven dat voor anderen niet te zijn. Denk aan speciale betaalafspraken en leveringsvoorwaarden. Laat daarom een externe partij uw processen in kaart brengen en vertalen naar de ERP software. Beoordeel samen met de software leverancier of het toepasbaar, maar nog belangrijker, goed werkbaar is. 

2. Beoordeel de ERP software, niet de verkoper

Hoe formeler het selectieproces, hoe meer gekeken wordt naar de verkoper, zijn brochures en communicatie. Vergeet echter niet dat het succes afhangt van de functionaliteit van de software en de kwaliteit van de partij die het implementeert. Ga daar op af en niet op gelikte presentaties en mooie folders.

3. Maak tijd vrij voor de implementatie

Denk niet: ‘Ik betaal, dus ze regelen het maar'. Werknemers moeten bijvoorbeeld documenten (facturen, rapportages) aanleveren, moeten sparren en moeten ondersteunen bij de invoer en aanpassing van gegevens. Daarnaast moeten ze instructies krijgen. Staat een afdeling al onder tijdsdruk, huur dan extra capaciteit in. Een implementatie van ERP software is niet iets dat je er even ‘bij doet'.

4. Stel een plan op voor de implementatie en bewaak de voortgang

Zorg dat er een document is dat beschrijft wanneer de implementatie af is, wie wat doet en binnen welk tijdsbestek. Evalueer wekelijks of er niet uit de pas wordt gelopen en stel het plan bij indien dit wel zo is. Zorg dat er zowel intern als bij de softwareleverancier een projectleider is.

5. Betrek zowel werkvloer als directie bij de implementatie
Medewerkers die niet geloven in de gekozen oplossing of deze niet begrijpen kunnen een vervelend struikelblok vormen. Er zijn genoeg ERP software implementaties mislukt omdat er geen commitment of begrip was.

6. Vraag referenties

Zoek bedrijven die globaal dezelfde processen volgen en die met ook met dezelfde software werken. Vraag bij de leverancier om referenties.

7. Durf te schrappen in uw wensen
Durf zelf de vraag te stellen waarom iets wordt besloten en waarom je als bedrijf bepaalde dingen eigenlijk wilt weten. Dit kan de implementatietijd van een softwarepakket aanmerkelijk verkorten.

8. Zorg voor een goede rapportage
Vraag de betrokkenen te rapporteren over de voortgang en de gemaakte keuzes. Dit om snel op afwijkingen te kunnen reageren en op deze documentatie te kunnen terugvallen bij onduidelijkheden.. 

9. Durf de implementatie stil te leggen in geval van twijfel
Durf bij fundamentele twijfel over het slagen van het project de boel stil te leggen om te voorkomen dat de meter van consultants onnodig doorloopt en om intern en extern het signaal af te geven dat er zorgen zijn over de voortgang van de implementatie.

10. Wijs een centrale applicatiebeheerder aan

Zorg dat er iemand is die het grote plaatje van de te implementeren ERP applicatie en achterliggende processen kent en ziet. Deze persoon moet ook beschikbaar zijn wanneer de softwareleverancier zich niet meer regelmatig met het pakket bemoeit.

Marc van Rongen is senior consultancy manager bij QExpertise uit Woerden.

Lees ook:

• Wat is ERP? (dossierartikel)
• Procesverbetering en ERP kunnen niet zonder elkaar (dossierartikel)