Dat is de kernactiviteit van het in Venlo gevestigde Box Serve. Het bedrijf maakt verschillende soorten kartonnen verpakkingen op specificaties van de klanten. Die zijn afkomstig uit allerlei verschillende branches zoals de metaal, de machinebouw, de logistieke sector en de foodsector. Box Serve maakt de kartonnen verpakkingen uit halffabrikaat, grote platen karton die gemaakt zijn door een groot aantal lagen papier samen te voegen.

Dit halffabrikaat doorloopt bij Box Serve een proces waarin het door diverse machines wordt gesneden, gevouwen, geplakt, gehecht, getaped en eventueel bedrukt. Bij Box Serve werden alle gegevens over productie en voorraad tot voor kort handmatig bijgehouden. Medewerkers vulden daartoe relevante gegevens in op lijsten die enkele malen per week werden verwerkt. De gegevens werden dan ingevoerd in het centrale computersysteem Accountview.
 

Just-in-time

Groot nadeel van de werkwijze was dat er geen actueel overzicht was van de status van een bepaalde order en van de aanwezige voorraad. “En dat werd langzamerhand wel noodzakelijk”, vertelt directeur Mike Noldus. “We hebben hele korte doorlooptijden. De periode van binnenkomst van een order tot moment van uitlevering is voor zestig procent van onze productie maximaal een á twee dagen. Bij zo’n just-in-time levering is het belangrijk dat alle gegevens up-to-date zijn. Alleen dan blijven de processen beheersbaar. Daarnaast wilden we over real time voorraadinformatie beschikken. Bij nabestellingen weten we dan direct of we verpakkingen moeten bijmaken of uit voorraad kunnen leveren. Al deze informatie was natuurlijk wel bekend, maar pas nadat de lijsten waren ingevoerd in het systeem.”

Foto 1 van 7

Medio vorig jaar besloot Box Serve over te stappen op RFbarcodescanning. Het bestaande automatiseringspakket, Accountview, werd aangepast voor de nieuwe werkwijze. Accountview is een soort boekhoudpakket dat Box Serve gebruikt voor de administratieve afhandeling. Daarnaast heeft Box Serve een calculatiepakket dat precies op maat is gemaakt. Noldus: “Gezien onze positieve ervaringen met Accountview wilde we dit pakket behouden. We besloten het uit te breiden met modules voor voorraadbeheer en inkoop. Deze modules waren al aanwezig, maar werden nog niet door ons gebruikt.”

Boxserve schafte RF-barcodescanners aan van Phi Data. Softwarebedrijf Lorentis paste Accountview aan, maakte de koppelingen met de scanapparatuur en fungeerde als projectleider van het implementatietraject.
Het karton waaruit het verpakkingsmateriaal geproduceerd wordt, doorloopt op pallets een route door de bedrijfshal. Deze pallets worden voortaan uitgerust met een barcodelabel die na iedere fase van het productieproces wordt gescand. Omdat de barcodescanners continue in verbinding staan met het systeem, kan het verloop van een bepaalde order nauwkeurig gevolgd worden. Na de productie worden sommige orders direct uitgeleverd; andere worden eerst enige tijd opgeslagen in het magazijn. Werden lege opslaglocaties vroeger door medewerkers gezocht, tegenwoordig wijst Accountview ze toe. Omdat alle informatie direct in het systeem wordt opgeslagen zijn de actuele gegevens over de voorraad direct beschikbaar. De implementatie van de nieuwe werkwijze verliep probleemloos.
 

Investering

De voordelen zijn groot. Ten eerste is er direct inzicht in de status van de orders waardoor de processen beter beheersbaar zijn en, indien nodig, bijgestuurd kunnen worden. Ook is precies bekend wat op voorraad ligt en op welke locatie. Ander pluspunt is dat de scanner aangeeft welke behandelingen een bepaalde partij verpakkingsmateriaal moet ondergaan. De operator hoeft dat niet meer op te zoeken op specificatielijsten. Hierdoor worden er minder fouten gemaakt. En tot slot is ook de voorraadwaarde voortaan direct bekend.

Noldus: “Dat is vooral vanuit boekhoudkundig oogpunt belangrijk. Vroeger konden we de waarde wel uitrekenen, maar vaak pas later en meestal niet honderd procent actueel.”

Noldus denkt dat door de nieuwe werkwijze jaarlijks een besparing van 500 tot 1.000 manuren op administratieve handelingen wordt gerealiseerd. Enkel en alleen omdat de gegevens over de processen voortaan automatisch in het systeem worden ingevoerd.

Hij schat de totale investering in apparatuur en software op ongeveer 55.000 euro, maar verwacht die kosten in ongeveer drie jaar terug te verdienen. “Enerzijds door besparingen op die administratieve lasten, anderzijds door reductie van het aantal productiefouten. Daarnaast gaan we ons in de toekomst nog meer bezighouden met het opslaan van het verpakkingsmateriaal van onze klanten. Daarom starten we binnenkort met de bouw van een nieuw magazijn met een oppervlakte van 1.700 vierkante meter en 11 meter hoog.”