Vegro stelde in 2006 vast dat de hoge maatstaven die het bedrijf zichzelf oplegde op het gebied van artikelbeheer, met moeite werden gehaald. Aangezien artikelinformatie een belangrijke strategische asset is, moest deze informatie beter en liefst geautomatiseerd worden bijgehouden. Daarnaast wilde de verwarmingsgroothandel de website voor e-commerce optimaliseren en uitbreiden. Ook daarvoor was een geautomatiseerde en ‘schone’ product-database van groot belang.

Zelflerende software

Calago implementeerde de software van Zoomix bij Vegro. Zoomix-software is zelflerend en signaleert dus zelf patronen: het systeem leert van voorgaande acties en wordt dus sneller en accurater naarmate het meer is gebruikt. De software kan informatie, aangeleverd met diverse terminologieën en in diverse bestandsformaten omzetten naar eenduidige, volledige productbeschrijvingen met kenmerken separaat vastgelegd, binnen het bestand van de groothandel.

Kostenbesparingen

Met de nieuwe software is invoer en onderhoud van productgegevens voor Vegro een stuk eenvoudiger geworden en wordt menselijke, handmatige interventie geminimaliseerd. Dit zorgt voor tijd- en kostenbesparingen. “Het opstarten van het proces en de initiële invoer zijn redelijk arbeidsintensief”, aldus Ton Rombout, ICT-manager bij Vegro. “Het kost ons dus wat extra manuren. Maar die extra uren aan het begin van het proces gaan zich in een later stadium zeker terugbetalen.”

Nieuwe mogelijkheden

Vegro verwacht naast kostenbesparingen nog meer positieve werking van de database: een verhoging van de omzet door de nieuwe mogelijkheden met productgegevens. Zo is het bedrijf, door volledige en gestandaardiseerde producteigenschappen in de database, in staat om de website voor e-commerce te verbeteren. Op deze website kunnen de klanten van Vegro dan beter zoeken en producten vergelijken op basis van de door hun gekozen kenmerken.

Implementatiefase

De initiële invoer en opschoning van gegevens bij Vegro is nu in volle gang. De implementatie- en opstartfase kenden volgens Rombout dezelfde problemen als iedere andere IT-implementatie: “De medewerkers moeten wennen aan de nieuwe werkwijze, maar dat is een natuurlijke reactie. Vervolgens moeten de mogelijkheden en de manieren van gebruik van de software bij hen bekend worden. Dat is intussen allemaal geslaagd. We zijn nu in het stadium aanbeland dat er wat gewenning begint op te treden, wat je direct terugziet in de resultaten en productiviteit.”

Begeleiding van leverancier

Calago blijft het proces begeleiden, ook nu de verantwoordelijkheden en activiteiten grotendeels zijn verschoven van de IT-ers naar de inkoop- en logistieke medewerkers. Op dit moment is Calago regelmatig in overleg met het management op die terreinen, wat weer geheel andere specialiteiten en onderwerpen met zich meebrengt.

Lees ook:

• Raab Karcher integreert productinformatie (nieuws, september 2006)
• Vegro implementeert pakket voor voorraadbeheer (archief, augustus 2003)