Door opkomst van het digitale fototijdperk is de filmfabriek in Europa gesloten. “Omdat we nu de films uit onze fabriek in Mexico halen, krijgen we te maken met invoerrechten. Aan de hand van een simpele rekensom hebben we besloten zelf een douane entrepot te worden met een E-licentie”, zegt Rimmert van Luyn, Supply Chain Director EAMER bij Kodak Graphics Communication Group. De E-licentie maakt mogelijk dat Kodak naar meerdere locaties mag importeren en de inklaring zelf kan regelen. Van Luyn bespaart hiermee twee tot drie procent op de totale inkoopkosten.

Legal partner

In douaneland is Nederland in vieren gedeeld. Nederland heeft meerdere douanekantoren welke ieder een regio vertegenwoordigd. Ieder kantoor heeft zijn eigen specifieke eisen op gebied van een douane entrepot. Uit gesprek met derden werd het van Luyn duidelijk dat het verstandig was een legal partner in te schakelen voor het behalen van de nodige certificaten voor douane entrepot type E. “Onze legal partner werd Ernst & Young, zij bleken vaker dit soort projecten met de douane te hebben gedaan.”

Software

“Vervolgens hebben we drie softwareleveranciers uitgenodigd. Op basis van een vragenlijst met daarop onze doelstellingen, randvoorwaarden, mogelijkheden, totale kosten en gewenste implementatie snelheid, is uiteindelijke het juiste bedrijf geselecteerd. RedPrairie had een goed contact met de Nederlandse douane. Sales director Theo Glaudemans en projectmanager Maurice Segers toonden aan dat zij kennis van zaken hadden. Er was meteen een klik en dat vind ik belangrijk”, zegt van Luyn. “Het team van RedPrairie kon zich direct in het probleem inleven en gaf duidelijk aan wat wel en wat niet kon. Het pakket moest binnen drie maanden geïmplementeerd worden en dat is uiteindelijk met een vertraging van twee weken gelukt.”

Als Van Luyn terugkijkt op de implementatie heeft hij het als succesvol ervaren dat de projectmanager, die vanuit RedPrairie de implementatie begeleidde, al vanaf het verkoopproces erbij betrokken was. Daarnaast was het belangrijk om vanuit Kodak ook mensen dedicated op het project te zetten. Deze mensen, afkomstig van verschillende afdelingen, werden van hun huidige werkzaamheden vrijgemaakt zodat ze zich volledig konden richten op het project. Naar nu blijkt is er 1 fte nodig voor de administratieve processen. "Hier hadden we vooraf niet direct rekening mee gehouden. We zijn nu bezig om naar oplossingen te zoeken om dit nog efficiënter te maken", aldus Van Luyn.

In de praktijk

Het RedPrairie systeem DLx® Duty Management is gekoppeld aan het huidige ERP pakket van Kodak. DLx® Duty Management haalt gegevens uit het ERP en koppelt er een douanewaarde aan. Het houdt onder andere de voorraad en de transacties bij van zowel bonded en non-bonded goederen. Via een modemverbinding onderhoudt Kodak dagelijks contact met de douane. Van Luyn: “Omdat we nu zelf een douane entrepot zijn, hoeven we maar één keer per maand een rapportage naar de douane te sturen. Dit is de aangifte van de totale invoerrechten over de goederen die in de EU zijn geïmporteerd. Over de goederen die wij vervolgens doorvoeren naar niet EU landen betalen wij geen invoerrechten meer. We betalen over de goederen die binnen de EU blijven de invoerrechten pas bij verzending. De cash flow wordt hierdoor positief beïnvloed. Verder besparen we ook op de totale invoerkosten door het zelf uitvoeren van de inklaring. In onze interne organisatie zijn drie medewerkers opgeleid tot declarant, want dat is nodig om alle handelingen te mogen uitvoeren."

Terugverdientijd

“Het pakket is nu één jaar actief en we hebben weinig problemen gehad. Eén keer heeft RedPrairie een update uitgevoerd welke met de steeds veranderende wetgeving te maken heeft. Het terugverdienen van het project hebben we in vier maanden tijd gerealiseerd. Aan totale investeringskosten moet je denken aan ongeveer 250.000 en 400.000 euro.”

Lees ook:

• Douaneregels gaan veranderen, maar waarom? (expertartikel)
• Tips en sites over douaneregels (vraagbaakartikel)
• Goederen aangeven zonder vergunning (nieuws, 6 maart 2007)

Foto 1 van 6 Bij Kodak zijn een declaranten opgeleid om de inklaring te mogen uitvoeren