De afgifte van Certificaten van Oorsprong (CvO’s) en EUR.1-documenten is een tijdrovend en duur proces. Dat geldt ook voor de legalisaties van handtekeningen en exportdocumenten. Bij Trade Compliance kunnen de exportdocumenten online worden afgehandeld en dit bespaart veel tijd en kosten.

Geen wachttijden

“Wij verwerken soms wel 350 CvO-aanvragen op één dag. De tijd- en kostenbesparing is voor ons dan ook enorm nu we via internet kunnen werken,” zegt José Antonio Ordoñez, operationeel manager bij Trade Compliance. Exportdocumenten Online (EDO) is een oplossing om af te zijn van de gang naar het KvK-kantoor en de wachttijden. Met EDO kunnen via internet exportdocumenten, zoals EUR.1- en CvO, in orde gemaakt worden en voor goedkeuring aan de KvK aangeboden worden. Vervolgens zijn ze op het eigen kantoor uit te printen. “Via de internetbrowser kun je inloggen op de site van de KvK. Daar kunnen we CvO’s, EUR.1-documenten en legalisaties aanvragen. Vervolgens kunnen we op ons eigen kantoor de documenten met handtekening beveiligd printen. Het bespaart ons veel tijd; het heen en weer rijden naar het KvK valt namelijk weg,” zegt Ordoñez. Het bedrijf heeft inmiddels zes medewerkers in dienst die zich bezighouden met legalisaties van documenten.

Beveiligd printen

Beveiligd printen, waarom moet dat eigenlijk? “Het beveiligd printen moet, omdat exportdocumenten waardedocumenten zijn. Er is een printer met speciale software nodig die dit kan uitvoeren,” zegt John Machielse van Informore Document Services (IDS). “Niet alleen op het kantoor in Doetinchem wordt er lokaal beveiligd geprint, maar ook bij onze logistiek dienstverlener UPS in Ierland”, zegt Ordoñez. “De doorlooptijd van het hele goedkeuringsproces is ongeveer vijftien à twintig minuten. De KvK controleert de factuur en de gegevens op het CvO en legaliseert het document. De leges voor de KvK blijven hetzelfde en voor het gebruik van EDO betalen we een kleine bedrage aan MP Objects. Onze klanten zijn vooral grote exporteurs, zoals Cisco Systems en Sun Microsystems.”

Logistieke sector is langzaam

Nog zeker 20 tot 25 procent van de afhandeling van exportdocumenten gaat op de ouderwetse manier, dat wil zeggen dat die documenten fysiek worden afgegeven bij de KvK. Volgens Machielse van IDS is er nog veel te winnen op het gebied van automatisering van gegevensuitwisseling en documentmanagement. De logistieke sector in Nederland ontwikkelt zich op dit gebied te langzaam. “Het is van belang dat zendingen snel de deur uit gaan en dat betalingen sneller plaatsvinden. Daarom is het belangrijk dat ook het traject van het verkrijgen van exportdocumenten snel en efficiënt verloopt. Bedrijven realiseren zich soms onvoldoende dat de informatiestroom minstens zo belangrijk is als het fysieke vervoer.”

Lees meer:

• Over Exportdocumenten Online
• Over import en export op de site van de KvK
• Kodak verdient douane software in vier maanden terug (nieuws 6 maart 2007)

Foto 1 van 6 Bij Trade Compliance werken 6 medewerkers met Exportdocumenten Online