blog

Managerstaal: verplaats je in de ontvanger

Logistieke dienstverlening 991

Het kan voor managers lastig, zelfs frustrerend zijn wanneer ze niet begrepen worden. Ondanks alle goede voorbereidingen en het beantwoorden van vragen tijdens de vergadering of presentatie, komt het geregeld voor dat de boodschap bij de ontvanger verkeerd overkomt. Oorzaken : aannemen dat de benoemde stappen logisch zijn of verkeerd taalgebruik.

Managerstaal: verplaats je in de ontvanger

Het gaat bij communicatie niet alleen om de wijze waarop de boodschap in woorden gebracht wordt. Wanneer de ontvanger ja knikt, maar dat alleen doet om hiërarchische redenen of omdat nee knikken wellicht als onbekwaam wordt vertaald, is kans groot dat de boodschap niet overkomt of wordt uitgevoerd.

Onderwater kijken

In een onlangs verschenen blog las ik dat in de veranderkunde vaak een ijsberg als metafoor wordt gebruik. Het topje van de berg, dat wat zichtbaar is, is slechts 5% van het geheel. De rest is onzichtbaar.  Vaak focussen we ons alleen op wat we zien, maar het is aannemelijk dat er onder water veel gebeurt. Bij mensen, bij systemen, bij problemen. Het is een kunst dat te zien, te ervaren en daar aandacht aan te besteden.

 Simpele tools

Om een boodschap duidelijk over te brengen, is meer inzicht in boven en onder water nodig. Helder communiceren helpt hierbij, evenals aandacht voor wat er bij de ontvanger onder water gebeurt. Een prachtige manier van het communiceren van een doelstelling trof mij tijdens de coaching cursus die ik volgde. Tijdens de pauzes werden de koffie-, thee- en waterkannen vervangen door een team medewerkers met een verstandelijke ontwikkelachterstand.

Doeltreffend

Ik werd getroffen door de efficiency en de simpele instructies. Op de kar lagen foto’s van de verschillende locaties in het pand. Op iedere foto stond(en) de opgeruimde tafel(s) in de ruimte met daarop de koffie-, thee- en waterkannen, precies op de juiste plek. De instructie was simpel: bij binnenkomst vervang je alle oude kannen voor verse, gevulde kannen en je zet deze op de plek, aangeduid op de foto.

Een snelle check na het plaatsen: staat alles in werkelijkheid als op de foto, is ter bevestiging dat het proces succesvol is voltooid. De vooraf gemaakte afspraken waren haarscherp vastgelegd. Alles wat afwijkt van de foto wordt hersteld en daarmee is de uitkomst altijd goed.

Conclusie

Het goed voorbereiden van de boodschap is belangrijk, maar essentieel is empathie. Houd rekening met het referentiekader waarvan uit je de boodschap stuurt en met het referentiekader van je ontvanger. Het kantoor van de manager kan de referentie van de ontvanger veranderen. Direct na een drukke vergadering kan je boodschap gehaast of ongeïnteresseerd overkomen.

Ook het stellen van controlevragen is belangrijk: is je boodschap overgekomen zoals je als zender voor ogen had? Is de foto die je vooraf gemaakt had ook zo overgekomen bij de ontvanger?

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels