blog

4 tips voor succesvolle onderhandelingen met transporteurs

Logistieke dienstverlening 2040

Offertes van transportbedrijven zijn complex en allesbehalve transparant. Dat maakt het verdraaid lastig om te onderhandelen. Richard Groenendijk van AEB Nederland legt uit hoe bedrijven zich met intelligente software optimaal op de inkoop van transport kunnen voorbereiden.

4 tips voor succesvolle onderhandelingen met transporteurs

1 Transparant offerteproces

Een tendertraject kan leiden tot een jungle van tarieven. Transportbedrijven hanteren verschillende rekenmodellen met verschillen kostenfactoren en servicelevels, aangevuld met leges en toeslagen die van regio tot regio verschillen. Een transparant offerteproces verschaft helderheid over de daadwerkelijke kosten van een offerte en helpt om de tariefstructuur op efficiënte wijze te analyseren en door te rekenen. Het transportbedrijf met het laagste basistarief is immers niet altijd ook echt de goedkoopste partij.

2 Kostendrijvers en kengetallen

Alleen verladers met een goed overzicht over hun eigen transportactiviteiten kunnen in onderhandelingen met transportbedrijven het gewenste resultaat halen. Logistiek managers moeten de kostendrijvers in hu eigen supply chain kennen. Ze moeten weten welke producten tot welke vrachtkosten leiden en hoe hoog de transportkosten voor het beleveren van key accounts zijn. Hoe kan het aantal dure luchtvrachtzendingen omlaag en op welke trajecten is zeevracht een goed alternatief? Hoe kunnen spoedzendingen en strafboetes worden voorkomen?

Met een goede analyse van de internationale en nationale transportkosten is het mogelijk de juiste kostendrijvers te identificeren en de tijdigheid en leverkwaliteit van vervoerders te vergelijken. Deze gegevens vormen de basis voor gesprekken met transportbedrijven. Ze helpen bij het vaststellen welke vervoerder de beste condities biedt.

3 Simulaties: wat als…

Met simulaties is het mogelijk om verschillende scenario’s voorafgaand aan de onderhandelingen te analyseren en de financiële uitwerking van de offertes te beoordelen. Hoe veranderen de transportkosten als bijvoorbeeld een distributiecentrum wordt verplaatst of een andere vervoerder wordt ingezet? Met simulaties is het eveneens mogelijk om te onderzoeken hoe veranderingen in goederenstromen uitwerken, denk aan de impact op de kosten als volumes toenemen.

Een interessant scenario: wat is de impact als een bedrijf besluit zelf het inbound transport te organiseren? Als het met leveranciers afspreekt om de transportkosten vanaf hun vestiging over te nemen? Dit levert vaak veel voordeel op, bijvoorbeeld als gevolg van lagere tarieven omdat de transportpartner meer volume krijgt toebedeeld. Of door ingaande en uitgaande stromen te combineren, zodat een transporteur na aflevering van een zending direct weer goederen meeneemt. Op deze manier is het mogelijk om leegrijden te voorkomen, de beladingsgraad te verbeteren en CO2-emissies te verlagen.

4 Tenderen en benchmarken

De fluctuerende vraag naar transportcapaciteit en de schommelende dieselprijzen beïnvloeden de transporttarieven. Alleen wie de actuele marktomstandigheden kent, kan in onderhandelingen de actuele prijzen bedingen – of in periodes van hoge prijzen het afsluiten van nieuwe contracten nog wat vertragen.

Tenders kunnen helpen om bij het afsluiten van transportcontracten een inschatting van de marktprijs te verkrijgen. Hoe gedetailleerder een tender is voorbereid, hoe nauwkeuriger en beter de resultaten doorgaans zijn. En omdat vanwege het grote aantal transportbedrijven op de markt de offertes onderling flink kunnen verschillen, is vaak een extra benchmark van transporttarieven zinvol. Daarmee kunnen verladers zich ervan verzekeren dat de verkregen offertes daadwerkelijk marktconform zijn. Bovendien krijgen verladers hiermee aanwijzingen op welke punten nog onderhandelingsruimte bestaat.

Hoe software kan helpen

Vaak zijn de uitdagingen op het gebied van transport zelfs bij kleine en middelgrote bedrijven zo complex, dat het simuleren van scenario’s, het beoordelen van offertes en het doorrekenen van tarieven met behulp van Excel tijdrovend en uiterst foutgevoelig is. Met speciale transport management software kunnen verladers hun inspanningen flink reduceren. Dergelijke software ondersteunt het totale transportproces en beschikt over specifieke functionaliteit voor het simuleren en doorrekenen van offertes.

Deze systemen nemen normaal gesproken ook de afwikkeling van het transport voor hun rekening. De daaruit voortvloeiende informatie over transportactiviteiten en tariefstructuren kan op betrouwbare wijze geheel automatisch worden geanalyseerd. Via interfaces kan bovendien alle informatie in het ERP-systeem worden geladen. Daarmee kan ook de informatiebehoefte van de controlling-afdeling worden vervuld.

Supply chain management  met tracking en tracing

Een zinvolle aanvulling op dergelijke transportsystemen zijn supply chain management-oplossingen met functionaliteit voor tracking en tracing. Deze systemen helpen om KPI’s te definiëren en daarmee de servicegraad te bewaken. Zwakke punten worden hiermee blootgelegd, terwijl tegelijkertijd veelzeggende statistieken kunnen worden geproduceerd. Die helpen bij de keuze van een betrouwbare, goed presterende partner. De servicegraad is ook bij hernieuwde onderhandelingen een belangrijk aandachtspunt.

Langjarige samenwerking wint

Hoewel meer transparantie bijdraagt aan succesvolle onderhandelingen met transportbedrijven, moeten verladers ook de leverprestaties in hun achterhoofd houden. Als een transportbedrijf onbetrouwbaar blijkt te zijn en de verlader daardoor zijn beloftes aan klanten niet kan nakomen, wordt  niet alleen het transportbedrijf maar ook de verlader zelf daarop afgerekend. Een ogenschijnlijk goedkope transporteur kan op die manier snel een duur probleemgeval worden.

Dat pleit voor een langjarige samenwerking met transportpartners. Alleen dan zijn zij in staat om hun ritten en kosten nog tijdens de contractperiode te optimaliseren – iets waarvan uiteindelijk ook de verlader profiteert. Op die manier blijven de aanloopproblemen en de daaruit voortvloeiende inspanningen door het veelvuldig wisselen van transportpartners beperkt. Uiteindelijk gaat het niet om de goedkoopste transportpartner in te schakelen, maar met goede en betrouwbare partners voor een langere periode samen te werken – op een voor beide partijen acceptabele kostenbasis.

 

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels