blog

‘Datakwaliteit geeft bedrijven strategisch voordeel’

Logistieke dienstverlening 1293

Volledige, juiste, geschikte én actuele gegevens zijn van onschatbare waarde voor een gestroomlijnde operatie. Dat besef dringt gelukkig tot bedrijven door. Het optimaliseren en op peil houden van de datakwaliteit vereist een goed plan en discipline.

‘Datakwaliteit geeft bedrijven strategisch voordeel’

Digitalisering en steeds hogere eisen van webshops zoals bol.com en Alibaba zijn een sterke drijfveer voor bedrijven om naar de kwaliteit van hun data te kijken. De basisgegevens zijn vaak wel eenmalig beschikbaar te stellen, maar de kwaliteit en de volledigheid ervan laat sterk te wensen over. “Er is geen proces voorhanden om de gegevens continu juist en actueel te houden”, stelt De Hamer.

Onvoldoende kennis over aanpak

De Hamer signaleert dat ondernemers onvoldoende weten hoe ze deze datakwaliteit moeten optimaliseren. “Eén keer fixen voor een specifieke klant volstaat niet. Je kunt als bedrijf beter investeren in een oplossing voor de lange termijn.” De Hamer doelt op datakwaliteit monitoring software. Daarmee is de kwaliteit van enorme hoeveelheden gegevens continu in de gaten te houden en krijgt de verantwoordelijke direct een seintje als er uitzonderingen zijn. De Hamer zegt wel te begrijpen dat het optimaliseren van data niet tot de kernactiviteit van een groot aantal bedrijven behoort. “Een producent is gewend om iets te maken en daarop zijn alle processen gericht. Het optimaliseren en uitwisselen van data vereist andere kennis en vaardigheden.”

‘Voorkom rotten van binnenuit’

Datakwaliteit optimalisatie is een continu proces. “Optimaliseer je eenmalig dan zit je binnen no time weer op hetzelfde niveau als voorheen of erger! Gegevens zijn continu in beweging en het is belangrijk om steeds de kwaliteit te controleren en indien noodzakelijk te verbeteren. In die zin is het te vergelijken met het bijhouden van houtwerk buiten. Door regelmatige controle en periodiek onderhoud ziet de gevel er fraaier uit. Aanvullend verhoog je er de levensduur van. Maar tegelijkertijd voorkom je met deze aanpak ook de vervelende gevolgen, zoals houtrot en inregenen, die kunnen ontstaan door slecht onderhoud.”

Strategisch voordeel

Het is niet eenvoudig om een prijskaartje te hangen aan ‘slecht’ onderhoud. Dit wordt volgens Hamer sterk beïnvloed door de gevolgen ervan. “De kosten kunnen variëren van enkele euro’s per klant als post retour komt tot duizenden of honderdduizenden euro’s schade ten gevolge van onjuiste gegevens op een factuur, douanedocument of etiket.” Toch zouden bedrijven zich volgens hem niet moeten focussen op een concreet bedrag. “Ik denk dat het beter is als bedrijven hun datakwaliteit willen waarborgen om een strategisch voordeel te behalen met het oog op het behouden van klanten of het binnenhalen van nieuwe afnemers.”

Voorbeeld uit de praktijk: NedZink

Een goed voorbeeld van een bedrijf dat de stap heeft gezet naar het optimaliseren van de eigen datakwaliteit is NedZink. Enkele grote klanten verzochten NedZink om data met behulp van EDI uit te wisselen. Al vrij snel na de start van het project kwam NedZink tot de conclusie dat de basisdata onvoldoende correct was. Bij intern gebruik zorgde dat voor enkele extra handelingen, maar een externe klant zou dit niet accepteren. NedZink besloot de zaken grondig aan te pakken en het optimaliseren van de datakwaliteit tot een standaard onderdeel van de invoerdiscipline te maken. De repeterende acties hebben samen met de inzet van een datakwaliteit monitor tot een enorme kwaliteit boost geleid. Het resultaat van de actie en snelheid waarmee het project werd uitgevoerd was zelfs dat NedZink eerder klaar was voor de data-uitwisseling dan de klanten.

Aan de slag?

Wilt u uw datakwaliteit verbeteren. Lees woensdag op Logistiek.nl hoe dat kan in vijf stappen.

 

Reageer op dit artikel