artikel

Lean bij Wim Bosman: continu in ontwikkeling

Logistieke dienstverlening Premium

Lean bij Wim Bosman: continu in ontwikkeling

Onder druk wordt alles vloeibaar’ luidt het gezegde. Maar in de praktijk leidt dit tot verstarring en het krampachtig grip proberen te houden op de situatie. Logistiek dienstverlener Wim Bosman heeft het over een andere boeg gegooid: iedere dag verbeteren en leren, een gestructureerde aanpak waarmee direct verbeteringen zijn gerealiseerd met meetbare resultaten.

– tekst komt van leverancier –

Bij Wim Bosman komen de wensen van de klanten op de eerste plaats. Dit vergt innovatief denken en altijd zoeken naar verbeteringen. Het sneller schuiven van de paletten en dus harder werken is geen remedie, maar slimmer werken is hierbij de insteek.

 

Het expeditiebedrijf in ’s-Heerenberg, waar circa 260 medewerkers en een 30-tal leidinggevenden werkzaam zijn, heeft medi 2011 besloten continue verbeteren meer handen en voeten te geven. Een tweetal managementtrainees hebben in die periode in- en extern onderzoek gedaan naar wat het verder ontwikkelen van een continu verbeteringsprogramma zou kunnen betekenen voor de organisatie en hoe dit gestalte zou moeten krijgen. De uitkomst van hun bevindingen was dat werken volgens de Lean-methode een toegevoegde waarde zou moeten geven als het gaat om resources slimmer in te zetten. Deze manier van werken is er op gericht de continuïteit van de organisatie te helpen waarborgen.

Lean-filosofie uitdragen

Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat het management en medewerkers de Lean-filosofie gaan uitdragen en gaan zorgen voor een duurzaam resultaat om te komen tot een effectieve manier van bedrijfsvoering. Dat betekent dat er niet alleen tools en technieken ingezet worden maar dat er ook een bewustwording gecreëerd wordt over de gewenste verandering. Een belangrijke voorwaarde voor het succes van veranderen en ontwikkelen van gedrag en processen is dat het management en medewerkers open staan en zich committeren aan de veranderingen.

Het team Wim Bosman Forwarding & Cross-dock kan terugkijken op een geslaagd traject, dat ondersteund werd door VOAA, partner in bedrijfsprocessen. VOAA heeft een aantal opleidingstrajecten uitgevoerd in 2012 en daarnaast ondersteuning verleend bij de uitvoering van projecten die intern door medewerkers van Bosman zijn uitgevoerd.

Projectaanpak

De trainingen en workshops zijn in een drietal fasen uitgevoerd. Er is gestart met een introductietraining voor ruim 45 managers en medewerkers middenkader. Doelstelling hiervan was om  draagvlak te creëren en om inzicht te geven in het managen van veranderingen en de basisprincipes van Lean.

Tijdens deze introductietraining hebben alle deelnemers de Lean Game gespeeld. Het doel van het spel is om spelenderwijs de vijf basisprincipes van Lean te ervaren: klant denken, inzicht krijgen in het proces, processen stroomlijnen, van push naar pull en verspilling blijven aanpakken. Naast het kennismaken en toepassen van de Lean-theorie is het samenwerken met de collega’s een belangrijk onderdeel van de Lean Game.

 

Het was een bruisende sessie met enthousiaste deelnemers. Na afloop van het spel is er gediscussieerd over de vertaling van datgene wat geleerd is alsmede de vertaling ervan naar de praktijk.

Na een interne inventarisatie werden er Lean Ambassadors benoemd om Lean binnen de organisatie verder uit te dragen. Daar ging een uitgebreid trainingsprogramma aan vooraf, dat betrekking had op de onderwerpen Lean, Kaizen 5-S en gericht inzetten naar Lean. Hierbij werden de stappen binnen Kaizen 5-S verder uitgediept en zijn er Muda Walks, Clean Outs en Mini Events gehouden.

Muda Walk als nulmeting

Doelstelling van de Muda Walk is om bewustzijn te creëren bij bijvoorbeeld een team of op een afdeling over allerlei vormen van verspillingen die zich in een bepaald omgevingsgebied voordoet. Deze bronnen zijn onder te verdelen naar werkruimte, hoe ziet die eruit? Welke informatie wordt gebruikt en is deze compleet en/of duidelijk? Hoe is de communicatie geregeld? Welke werkmethode wordt toegepast en hoe staat het met de competenties van de medewerkers? De Muda Walk is te zien als een nulmeting en dit kan ondersteund worden met het maken van foto’s. Door de Lean Ambassadors zijn zowel binnen het logistieke proces als bij de ondersteunende afdelingen Muda Walks gehouden.

De resultaten van deze Muda Walks zijn teruggekoppeld aan de betrokken afdelingen en managers tijdens de Mini Events. De Mini Events zijn bijeenkomsten waarbij aan de medewerkers van de afdeling inzicht is gegeven in de werkwijze van Lean en Kaizen 5-S en betrokkenheid van de medewerkers voor het continue verbeteren. Deze Mini Events zijn verzorgd door de interne Lean Ambassadors.

Vervolgens zijn met de afdeling en hun leidinggevenden afspraken gemaakt over de Clean Out. Tijdens de Clean Out worden de eerste 3 stappen van Kaizen 5-S in de praktijk gebracht. Er zijn de volgende kernpunten aangepakt:

  • Welke gebieden binnen de afdelingen zijn aangepakt?
  • Wat was de huidige situatie (eventuele ondersteuning van foto’s van de Muda Walk en aanvullend fotomateriaal)
  • Wat hebben we op de afdeling opgeruimd en/of weggegooid?
  • Welke verbetervoorstellen zijn naar voren gekomen?

 

(Enkele foto’s van vóór en ná de Muda Walk zijn onderaan deze pagina weergegeven)

Minder pagina’s ritlijsten

De concrete resultaten die aan de hand van verbeteracties naar voren zijn gekomen hadden vooral te maken met quick wins en verbetervoorstellen op de afdelingen. Één voorbeeld uit de tientallen voorstellen heeft geresulteerd in het terugbrengen van 8 naar 2 pagina’s ritlijsten, door onnodige informatie te schrappen. Vermindering van alle kosten hieraan verbonden levert een besparing van ca. 10.000 euro per jaar op. Tijdbesparing en dus meer focus op kerntaken, geldbesparing op papier en het helpen verbeteren van het milieu. In 2012 verdiende de Wim Bosman Groep de Lean & Green Star.

Vervolgens zijn verbeterborden per afdeling ingericht en wordt periodiek met de afdelingen de voortgang en aanpak besproken.

 

Uit de groep Lean Ambassadors zijn een achttal Lean Engineers benoemd, die een training hebben gevolgd als verdiepingsslag om complexe afdelingoverschrijdende verbeterprojecten te kunnen oppakken. Onder begeleiding van VOAA is gedurende dit opleidingstraject een project opgepakt door de Lean Engineers dat te maken heeft met herstructurering van de operationele processen.

De nieuwe operationele processen zijn in kaart gebracht en knelpunten zijn benoemd vanuit een Lean-oogpunt. De knelpunten die via interviews aan het licht kwamen zijn besproken met de leidinggevenden en waar mogelijk opgepakt tijdens het veranderproces. Op het gebied van communicatie zijn een aantal issues opgelost die dreigden in de nieuwe organisatie te blijven storen. Door het tijdig benoemen en bespreken zijn er verschillende problemen weggenomen en voorkomen. Het resultaat is een duidelijke flowchart die laat zien wie wat wanneer doet.

Inmiddels zijn er al weer enkele Lean-projecten benoemd/opgestart; de markt en de klanten vragen om continue aanpassing/verbetering van diensten.

 

‘LEANigheid’ zit nu nog beter verankerd in de dagelijkse dienstverlening aan de klanten en partners! Het is een vast onderdeel van reguliere positive action team overleggen op alle niveaus.

 

Enkele tips voor vergelijkbare prohjecten:

  • Start dit soort processen met enthousiaste collega’s die anderen helpen in het ‘omdenken’
  • Lean moet leven in alle lagen van de organisatie
  • Laat de mensen in hun eigen werkomgeving de zaken verbeteren
  • Gedegen analyses leiden tot het beste resultaat
  • Blijf successen communiceren en maak inzichtelijk wat het oplevert
Reageer op dit artikel