artikel

E. van Wijk Logistics automatiseert offertes

Logistieke dienstverlening Premium

E. van Wijk Logistics automatiseert offertes

E. van Wijk Logistics hecht er veel waarde aan om met het meest moderne materieel te werken, zowel op de weg als op kantoor. Op kantoor heeft het bedrijf onlangs een grote efficiency- en een professionaliseringsslag gemaakt door het maken van offertes te automatiseren met Sofon. Daarmee is de totstandkoming van tarieven en prijsaanpassing niet alleen sterk vereenvoudigd, maar krijgt de directie nu veel meer stuurinformatie dan voorheen.

– tekst van leverancier –

E. van Wijk Logistics is een internationaal logistiek dienstverlener met vestigingen in Nederland (Giessen), Roemenië, Moldavië en Oekraïne. Het bedrijf is onderdeel van een internationaal opererende truck- en transportgroep. Met in totaal 800 medewerkers en 285 vrachtwagens kan het bedrijf voldoen aan vragen naar vrachtvervoer, warehousing en aanvullende diensten. Het specialisme van het bedrijf is groepagevervoer met de kernbestemmingen Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Italië, Roemenië en Oekraïne. De logistiek dienstverlener hecht veel belang aan duidelijke klantspecifieke afspraken en tarieven. ‘Afspraak is afspraak’ staat daarbij altijd voorop.

 

Efficiencyslag tarieven

Het berekenen van de tarieven kostte het bedrijf echter steeds meer tijd. Vooral het doorvoeren van prijsmutaties was bijzonder tijdsintensief doordat er met de hand enorme tabellen moesten worden bijgewerkt en dat ook nog eens voor verschillende bestemmingen. Daarnaast wilde het bedrijf zijn verkopers effectiever inzetten en had daar meer stuurinformatie voor nodig. Het werd tijd voor een efficiencyslag en een verdere professionalisering van deze interne processen. E. van Wijk Logistics ging op zoek naar een oplossing en kwam uit bij Sofon, de Nederlandse ontwikkelaar en leverancier van verkoopondersteunende software onder de naam Sofon Guided Selling. Hiermee kunnen offertes, contracten, orders en andere verkoopdocumenten eenvoudiger, sneller en foutloos worden samengesteld. Hierbij worden alle wezenlijke onderdelen van het proces ondersteund: productselectie, productsamenstelling (configuratie), calculatie van kost- en verkoopprijzen, visualisatie en documentgeneratie. E. van Wijk Logistics gebruikt Sofon met name voor het samenstellen van offertes voor transportopdrachten, gebaseerd op verschillende formaten pallets, de ruimte die het te vervoeren product inneemt en het gewicht.

Sterk vereenvoudigd

Marion Kant, van de verkoopbinnendienst van E. van Wijk Logistics: “Wij hebben nu de beschikking over Sofon Sales Organizer (een CRM-pakket) en Sofon Proposal Organizer (offertegenerator). We zetten deze software in voor het maken van offertes, inclusief de bijbehorende calculaties. Onze prijsafspraken met onze verschillende klanten zijn nu duidelijk vastgelegd. Ook zijn onze prijsaanpassingen sterk vereenvoudigd.”

Maar hoe was de situatie voordat de nieuwe software werd ingezet? “We werkten met verschillende systemen naast elkaar die niet meer aan onze eisen voldeden. Bovendien konden we maar beperkt informatie vastleggen en we konden geen rapportages maken,” zegt Kant. “Onze offertes en berekeningen maakten we met de hand in Excel en Word. Dat kostte erg veel tijd en was ook vrij foutgevoelig. Je kon zo een tarief vergeten aan te passen met alle gevolgen van dien. Daarom wilden we de totstandkoming van de tarieven vereenvoudigen. Ook wilden we meer inzicht in klantspecifieke tarieven en openstaande offertes.”

 

Dienst verkopen

Hoe komen nu prijzen tot stand? Kees op ’t Hof, systeembeheerder van E. van Wijk Logistics licht toe: “Wij verkopen geen product, maar een dienst. Daardoor zijn kost- en verkoopprijzen vrij lastig vast te stellen. Voor de pricing gebruiken we een soort prijsmatrix per klant binnen Sofon. Daarin hebben we opgenomen: de laad- en losplaatsen, eventuele klantspecifieke toeslagen en de eenheden waarop vervoerd wordt. Belangrijk voor ons daarbij is de verhouding tussen volume en gewicht. Een vrachtwagen kan weliswaar 38 europallets laden, maar internationaal mag niet meer dan 25 ton vervoerd worden en dat gewicht mag dus niet overschreden worden, ook al is er meer plaats in de vrachtwagen. Deze regel is ook verwerkt in de matrix en dat houdt ons hier extra alert op.”

 

Inzicht in de orderpijplijn

Het resultaat is dat de offertes van E. van Wijk Logistics nu uniform zijn en een professionelere uitstraling hebben. Ook zorgt de software voor de nodige tijdswinst. Kant: “We merken dat het maken van offertes is nu veel gemakkelijker en sneller gaat en het wijzigen van de tarieven nu loopt als een trein. Als we bijvoorbeeld een prijsverhoging van 3% wilden doorvoeren, dan moesten we voorheen in Excel alle cellen handmatig met 3% verhogen. Nu gaat dat allemaal automatisch. We kunnen nu in zeer korte tijd een alternatieve offerte uitbrengen en hebben we nu ook een duidelijke geschiedenis aan alle uitgebrachte offertes. Vroeger was het wel eens lastig om de meest actuele offerte terug te vinden. Maar nu kunnen we, bijvoorbeeld in ons overleg met het verkoopteam, openstaande offertes eenvoudiger opvolgen,.”

 

Voor het effectiever inzetten van de verkopers genereert Sofon uiteenlopende rapportages. Zo krijgt het bedrijf nu veel sneller dan voorheen inzicht in de (aantallen) bezoeken die een verkoper aflegt, het aantal gemaakte bezoekverslagen, uitgebrachte en openstaande offertes en gescoorde orders. Dat maakt het mogelijk om de effectiviteit van de verkopers beter meten en de verkopers kunnen ook zelf hun offertes eenvoudiger opvolgen. Daarbij wordt gekeken naar de scoringskansen, de termijn waarbinnen een beslissing wordt verwacht en de potentiële omzet. Op basis van deze informatie kan E. van Wijk Logistics het verkoopproces verder optimaliseren.

Reageer op dit artikel