artikel

Kuehne + Nagel: optimale inzetbaarheid van alle bedrijfsmiddelen

Logistieke dienstverlening

Door de sterke groei van Kuehne + Nagel in Nederland is de organisatie opnieuw opgezet en hieruit is de afdeling Technical Support ontstaan. Diezelfde groei heeft er ook voor gezorgd dat het gestructureerd en zo optimaal mogelijk beheren van de company assets steeds lastiger is geworden.

Kuehne + Nagel: optimale inzetbaarheid van alle bedrijfsmiddelen

– tekst door de leverancier –

Kuehne + Nagel is één van de grootste logistieke spelers ter wereld. Ook in Nederland behoort Kuehne + Nagel, zowel in de zee- als luchtvracht en contract logistics tot de top van logistieke aanbieders. Het hoofdkantoor is gelegen in Rotterdam, daarnaast heeft Kuehne + Nagel nog 27 locaties, ruim 400.000 m2 opslagruimte en 2.700 medewerkers in dienst.

Technical Support
De afdeling Technical Support is binnen Kuehne + Nagel verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de bedrijfsmiddelen binnen alle divisies. Daarnaast is de afdeling nauw betrokken bij de ontwikkeling en investeringen in nieuwe bedrijsmiddelen of vastgoed. Dit gebeurt 24/7 met een team van 45 medewerkers, verdeeld over het hele land. De afdeling is verantwoordelijk voor de volgende activiteiten:

•    Facility (gebouwbeheer)
•    Warehouse Activities (technische pallet installaties)
•    Sorteer Was Installaties (was installaties t.b.v. return logistics)
•    Fleet (Trucks & Trailers, Material Handling Equipment, Personenauto’s)
•    Administration (budgettering, contract management, afwikkeling facturatie)

Gerard Vos, project manager bij Kuehne + Nagel, zegt: “De logistieke branche is een kapitaalintensieve operatie waarbij de inzetbaarheid van company assets van groot belang is. Hierbij dient niet alleen rekening te worden gehouden met de korte termijn, maar zeer zeker ook met de lange termijn. Aangezien er vaak een tweestrijd is tussen een budgetverantwoordelijke en een onderhoudspartij, is het goed te beschikken over een managementtool die deze zaken nader bij elkaar brengt. Dit alles met als doel om op basis van de juiste stuurinformatie de juiste beslissingen te kunnen nemen, zodat de levensduur van de company assets wordt verlengd en de life time costs zo optimaal mogelijk worden gehouden.”

Inzet software geen overbodige luxe
Door de sterke groei van Kuehne + Nagel in Nederland is de organisatie in 2010 opnieuw opgezet en hieruit is de afdeling Technical Support ontstaan. Diezelfde groei heeft er ook voor gezorgd dat het gestructureerd en zo optimaal mogelijk beheren van de company assets steeds lastiger is geworden. “Het is relatief  ‘gemakkelijk’ om voor één vestiging alle objecten te beheren en up to date te houden, maar dit wordt een serieuze uitdaging wanneer een centrale afdeling verantwoordelijk is voor 26 vestigingen,” aldus Gerard Vos.

Daarnaast zat veel kennis bij de specialisten in het hoofd. Om de company assets zo optimaal en gestructureerd mogelijk te beheren, is het wenselijk dat belangrijke informatie voor veel mensen beschikbaar en vooral toegankelijk is. Wanneer iemand ziek of met verlof is, moet deze kennis geborgd zijn. Bij het opzetten van de nieuwe organisatie is daarom gekeken of het mogelijk was om alle onderdelen binnen Technical Support met hetzelfde programma te laten werken, zodat er op uniforme wijze gewerkt kan worden. Dit maakt het mogelijk meer transparantie en synergie te behalen. Mede daarom heeft Kuehne + Nagel besloten om het facility management informatiesysteem Ultimo Facility Management hiervoor in te zetten. Dit stelt Kuehne + Nagel in staat om alle company assets in één gestandaardiseerd programma op uniforme wijze te beheren en beheersen. De belangrijkste zaken die hierbij geborgd worden, zijn:

•    Correctief onderhoud
•    Preventief en periodiek onderhoud
•    Contracten
•    Vergunningen
•    Keuringen

Afspraken BMWT-keuring
Bij afspraken, die Kuehne + Nagel met behulp van Ultimo borgt, kan gedacht worden aan facilitaire contracten, zoals onderhouds-, schoonmaak-, beveiliging- en leveringscontracten. Daarnaast worden ook alle lease- en huurcontracten in Ultimo beheerd. Maar ook vergunningen kunnen gezien worden als een contract. Een vergunning betreft namelijk afspraken met het bevoegd gezag voor de betreffende locatie, die nagekomen dienen te worden en dus geborgd moeten worden. Middels de Ultimo Notificatie Tool, ontvangt de verantwoordelijke persoon binnen Kuehne + Nagel automatisch een bericht bij belangrijke zaken, zoals een opzeggingstermijn van een bijna aflopend contract of wanneer een object gekeurd moet worden. Doordat Kuehne + Nagel alle afspraken in Ultimo vastlegt, is deze kennis altijd voorhanden en kunnen er geen afspraken vergeten worden.

Een ander voorbeeld van afspraken die Kuehne + Nagel met behulp van het programma borgt, zijn keuringen. Zoals bijvoorbeeld de BMWT-keuring (periodieke veiligheidskeuring voor onder andere transportmiddelen en magazijninrichtingen). Met name op het gebied van keuringen is een vlot lopend proces met zo min mogelijk fouten van groot belang. Doordat door het systeem de BMWT-keuring volledig automatisch getriggerd wordt, kan het niet meer voorkomen dat het niet bekend is dat een keuringsdatum verlopen is. Hierdoor kan op ieder moment met een externe audit worden aangetoond dat Kuehne + Nagel haar verantwoordelijkheden goed heeft geborgd en het personeel met goed en veilig materiaal werkt.

Transparantie geleverde diensten
Alle uren die de afdeling Technical Support maakt, worden doorbelast aan de interne klanten (vestigingen). De interne doorbelasting geschiedt volledig op basis van de uren die de medewerkers in Ultimo registreren, met het resultaat dat er meer transparantie over de geleverde diensten is. Doordat de urenverantwoording inzicht biedt in de tijdsbesteding per gebouw/object, is de urenverantwoording ook stuurinformatie, waarop Technical Support haar doelstellingen voor het komende jaar baseert.

Kosten fleet-objecten
Andere belangrijke stuurinformatie is een overzicht van de kosten die gemaakt worden ten behoeve van het onderhoud en schades aan de fleet gerelateerde objecten. Op basis van deze informatie kan Kuehne + Nagel waar nodig actie ondernemen.

Uitnodigen tot gebruik
Gerard Vos geeft aan dat het uiterlijk en de gebruiksvriendelijkheid mede het succes van het programma bepalen. Hij zegt daarover: “Eén van de belangrijkste succesfactoren van een programma is dat het uitnodigt tot gebruik en zodoende ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Zeker wanneer er meerdere interne klanten of afdelingen met een programma werken, is het van belang dat belangrijke informatie gemakkelijk beschikbaar gesteld kan worden.” De module Self Service is een belangrijke peiler voor Kuehne + Nagel om op eenvoudige wijze informatie als rapportages en overzichten beschikbaar te stellen. Daarnaast kan iedere vestiging middels Self Service meldingen aanmaken, mutaties doorvoeren en geplande onderhoudswerkzaamheden bekijken.

Gerard Vos vat samen dat Ultimo binnen Kuehne + Nagel de tool is om de juiste beslissingen te nemen. De basis om asset management toe te kunnen passen, is het in kaart brengen en vastleggen van alle te beheren assets. Het voordeel om dit in een softwaretool als Ultimo te doen is dat alle locaties op dezelfde manier hun gegevens registreren en er hierdoor beter inzicht is.

Reageer op dit artikel