artikel

Wat mag niet ontbreken in een goed contract?

Logistieke dienstverlening Premium

Als een bedrijf een logistieke dienstverlener heeft geselecteerd en een letter of intent is opgesteld stellen beide partijen samen een contract op. Dit artikel beschrijft wat hier in ieder geval niet in mag ontbreken.

Een contract tussen een verlader (de uitbesteder) en een logistieke dienstverlener is geen formaliteit maar een noodzaak. De betrokkenheid van het operationele management én specialistische ondersteuning aan zowel de kant van de verlader als die van de logistiek dienstverlener zijn dan ook gewenst.

 

Opnieuw geldt dat openheid en duidelijkheid van doorslaggevend belang zijn voor het succes van de uiteindelijke samenwerking. De afspraken die in het contract worden gemaakt, moeten dan ook zo helder mogelijk geformuleerd zijn.

 

Wel of geen dwingend recht

Juridisch gezien geldt voor de logistieke dienstverlening een splitsing in vervoer en andere activiteiten, zoals warehousing. Het vervoersrecht valt namelijk onder het dwingend civielrecht, waarvan beide partijen niet mogen afwijken.

 

Het vervoersrecht regelt de aansprakelijkheid voor tijdens het transport ontstane schade. In het algemeen geldt dat een vervoerder ten alle tijden aansprakelijk is voor die schade, tenzij hij kan bewijzen dat die schade het gevolg is van overmacht.

 

Zodra de goederen zich echter niet meer bevinden in het transportmiddel van de vervoerder, is er in beginsel geen dwingend recht meer en kunnen beide partijen zelf bepalen wat zij overeenkomen.

 

Het deel van het logistieke traject waarvoor geen dwingend recht geldt (warehousing, het uitvoeren van aanvullende activiteiten zoals assemblage of verpakken, etc.) dient in het contract dan ook zo nauwkeurig mogelijk te zijn afgebakend.

 

Hete hangijzers

Het zwaartepunt van de onderhandelingen tijdens het opstellen van het contract zal – gelet op het geschetste juridische kader – liggen bij het traject waarop geen dwingend recht van toepassing is.

 

Hete hangijzers zijn hierbij vaak de aansprakelijkheidsperiode en het aansprakelijkheidsregime. Omdat aansprakelijkheid wisselt van dwingend naar aanvullend recht, dient de aansprakelijkheidsperiode voor de warehouse activiteiten zo nauwkeurig mogelijk te worden bepaald. Vaak wordt overeengekomen dat de aansprakelijkheidsperiode begint met het lossen van de goederen en eindigt als het laadproces is voltooid.

 

Aansprakelijkheid is uiteraard niet het enige aspect dat wordt vastgelegd in een contract. Tijdens de contractonderhandelingen komt ook een groot aantal andere onderwerpen aan de orde.

 

Zo behoort elk contract onder andere en nadrukkelijk tot uitdrukking te brengen welke goederen en activiteiten worden uitbesteed. Tevens moet uit het contract blijken wat wanneer gerapporteerd wordt, door wie, aan wie en via welk medium.

 

Een ander gevoelig punt tijdens de contractbesprekingen is de tariefopbouw. Leg daarom vast hoe de tarieven worden berekend, wat eventuele maximale winstmarges zijn (bij open-boek-calculaties), en hoe lang de tarieven gelden.

 

Ook over de duur en beëindiging van de samenwerking worden afspraken gemaakt in het contract. Volgens de Europese regelgeving op het gebied van mededingingsrecht mogen duurovereenkomsten in de meeste gevallen niet langer duren dan vijf jaar. Daarna moeten beide partijen vrij zijn om de overeenkomst al dan niet te verlengen.

 

In de praktijk blijkt dat een proefperiode met name voordelen biedt bij het vaststellen van de werkelijke kosten, zodat tarieven kunnen worden bijgesteld.

 

Sancties versus bonussen

Er kunnen afspraken worden gemaakt over het tussentijds opzeggen van een contract als blijkt dat een verlader het minimale aantal orders niet haalt, of wanneer een logistiek dienstverlener de vastgestelde prestatie-indicatoren niet haalt.

 

Het contractueel vastleggen van sancties bij het niet halen van prestatie-indicatoren – of bonussen bij het wel halen ervan – is een optie die aandacht vraagt. Bedenk echter dat niet elke onderprestatie een sanctie behoort te hebben.

 

Sancties zijn pas zinvol bij onderprestaties gedurende een bepaalde tijd, een aaneengesloten periode of na waarschuwing van de verlader. Een sanctie kan bestaan uit een boete (een bonus-malusregeling), het recht om tarieven open te breken of het recht om het contract te beëindigen.

Reageer op dit artikel