nieuws

Logistiek kijkje in de keuken Volvo Ocean Race

Home

Er gaat een enorme organisatie schuil achter één van ’s werelds grootste sportevenementen. Tijdens de IT Sails 2007 gaf Tom Touber van Team Heiner een multimediapresentie over de Volvo Ocean race 2005-2006. Hij gaf daarmee een kijkje in de keuken van de IT en logistieke organisatie rondom Team ABN Amro.

Logistiek kijkje in de keuken Volvo Ocean Race
Tom Touber zorgde samen met iemand van het Brasil 1 team ervoor dat de zeilen op tijd in Rio de Janeiro aankwamen

Wereldwijd hebben ongeveer 100 mensen gedurende twee jaar lang fulltime gewerkt aan het optimaal neerzetten van winnende Team ABN Amro. Tom Touber van Team Heiner was Shore Operations Director en daarmee verantwoordelijk voor alle organisatorische en logistieke zaken aan wal om het ABN Amro zeilteam op het water optimaal te kunnen laten presteren.

 

Extreem goede ROI

“De Volvo Ocean Race (VOR) heeft een extreem goede ROI voor sponsors”, zegt Touber. ABN Amro deed met twee boten mee aan de race en stond daarmee goed in de spotlights. De totale kosten kwamen neer op 20 miljoen euro.

 

Tijdens de presentatie werd duidelijk dat de organisatie van zo’n gelegenheidsevenement specifieke logistieke eisen met zich meebrengt. Alle materialen en reserve onderdelen voor de boten moesten op de verschillende stopplaatsen beschikbaar zijn. Omdat het dure onderdelen zijn werd er gekozen welke materialen in welke containers moesten, zodat de goederen verdeeld op de verschillende stopplaatsen aankwamen. “Een goede voorbereiding betekent 70 procent van het succes”, aldus Touber. “Hele families reizen mee, er is een eigen school en allerlei andere faciliteiten. Het is een rondreizend circus, bij iedere stop wordt alles weer opgebouwd en afgebroken. Alles ging in 13 containers de wereld rond, waarvan slechts zes containers spullen voor de boot bevatten. De rest was voor marketing.”

 

‘Think global act local’

Volvo’s logistieke partner Schenker Logistics regelde de logistiek, ook voor het ABN Amro team. Wat Touber tegenviel was dat een wereldwijde partij als Schenker het toch af en toe niet voor elkaar kreeg de logistiek goed te regelen. Het afstemmen met de collega-organisaties in andere landen ging moeizaam. “Het lijkt een global organisatie maar in de praktijk is dit niet zo. Het zijn locale landenorganisaties en als het er op aan komt ben je erg individu afhankelijk. Systemen waren er niet dus we hebben zelf iets gemaakt en via extranet dit gelinkt aan onze leveranciers. We moesten dus zelf de tracering doen.”

 

Zeilen te laat

Niet alles kwam op tijd aan op de juiste plaats. Een set zeilen kwam te laat, het zat in een container op het verkeerde schip, eentje die veel meer stops onderweg maakte waardoor het niet op tijd in Rio de Janeiro aankwam. Touber besloot samen met iemand van het Brasil 1 zeilteam zelf met een sportvliegtuig de zeilen te gaan ophalen in de havenplaats waar het schip op dat moment zou aanmeren. Door de stoelen uit het vliegtuig te schroeven konden de zeilen vervoerd worden en waren ze op tijd voor de start van de volgende etappe. De boot, ABN Amro I, won die etappe.

 

Per truck van oost naar west Australië

Door mankementen aan het schip was het team Brasil 1 genoodzaakt de keuze te maken om per truck Australië te doorkruizen. Op deze manier kon er toch aan de rest van de race meegedaan worden. De Black Pearl van het Team Pirates of the Caribean werd door kielproblemen eerder tijdens de race al per vliegtuig vervoerd naar Kaapstad. De landingbaan raakte hierbij zo beschadigd dat Brasil 1 koos om over de weg te gaan.

 

SharePoint

Team ABN Amro gebruikte Microsoft SharePoint om zelf een projectportal in te richten. Iedere betrokkene kon daarop publiceren en linken naar Outlook. Via email en sms ontving iedereen voortdurend informatie over belangrijke wijzigingen. Het totale ICT budget bedroeg 1,5 miljoen euro. “Sharepoint is flexibeler dan intranet. We werkten samen met Britisch Telecom voor het data center en de satelliet link,” zegt Touber.

 

Atos Origin winnaar IT Sails 2007

Na de presentatie van Touber vond de zeilwedstrijd tussen de IT bedrijven plaats op het IJselmeer. Tijdens de regatta werd onder ideale weersomstandigheden, zon en windkracht 5, het team van Atos Origin winnaar. De race bestond uit een parcours, uitgezet door Team Heiner, wat de teams drie keer moesten zeilen. Atos won alle drie de races. Op de tweede en derde plaats eindigden respectievelijk Decos Technology Group en Attachmate. Het is de bedoeling dat IT Sails een jaarlijks terugkerend evenement wordt.

 

Geen deelname in 2008

Tot grote teleurstelling van het succesvolle zeilteam meldde ABN Amro vorig jaar oktober niet meer mee te doen aan de volgende VOR. De bank stelt dat alle doelstellingen, zowel sportief als commercieel, zijn bereikt na de winst in de vorige editie. Nu de bank is overgenomen door Barclays is het merk naar buiten brengen wellicht ook wat minder belangrijk geworden. Team Heiner vindt het jammer dat ABN niet opnieuw meedoet. “We hadden de beste boot en een grote voorsprong op de rest”, zei Touber eerder hierover. Beide boten zijn eigendom van de bank en worden tot eind volgend 2007 onder ABN-vlag gevaren door Team Heiner. Team Heiner wil graag weer meezeilen op de eerstvolgende VOR in 2008. Er moet eerst een nieuwe sponsor gevonden worden die een boot wil overnemen om weer mee te kunnen doen.

 

De VOR is, verdeeld over negen etappes in negen maanden, de meest uitdagende zeilwedstrijd rond de wereld. ABN Amro I, bijgenaamd Black Betty, won zes van de negen etappes, vijf van de zeven havenraces én het eindklassement. De tweede boot werd vierde en brak een wereldrecord door binnen één etmaal 563 zeemijlen af te leggen. De race kreeg echter ook een rouwrand toen Hans Horrevoets, bemanningslid van ABN Amro II in mei overboord sloeg.

Lees ook:

Reageer op dit artikel