artikel

The ACTIVboard people kies nieuw ERP

Home

Het bedrijf The ACTIVboard people vervangt projectoren in het klaslokaal, als het nodig is per direct. Om dit logistiek mogelijk te maken is het essentieel dat de software de serienummers van de projectoren koppelt aan andere informatie, zoals garantietermijnen, vervanging en levering door handelspartners. Het bedrijf was toe aan een nieuw ERP, hoe kwamen ze tot een keuze passend bij hun wensen?

The ACTIVboard people kies nieuw ERP

– door Asecom –

Joyce Hoffschlag is financieel directeur bij The ACTIVboard people. Hoffschlag vertelt dat de onderneming ooit is begonnen met het boekhoudpakket Mamut, dat ingericht is op één tot twee gebruikers. Maar al snel groeide de onderneming naar tien medewerkers en heeft in drie jaar tijd maar liefst negenhonderd procent omzetvermeerdering gerealiseerd. Mamut voldeed hierdoor niet meer.

 

Aanvullend warehousemanagementsysteem

“We kopen onze projectieproducten in het buitenland en ontvangen de goederen per container vanuit China. Zeker in de periode dat we een hele snelle groei doormaakten, was de logistiek chaotisch. We waren er als organisatie eigenlijk nog niet helemaal klaar voor. We hebben in die tijd alle zeilen bijgezet om aan de vraag te voldoen. We hadden echter geen tijd om de bedrijfsprocessen optimaal in te richten”, aldus Hoffschlag. In 2011 volgde een professionaliseringsslag en heeft het bedrijf nieuwe mensen aangenomen. Een nieuw IT-systeem bleek hard nodig. “Ons grootste knelpunt met automatisering bleek de logistiek”, erkent Hoffschlag. “We hebben toen overwogen iets aanvullends te zoeken bij ons toenmalige boekhoudpakket. Daar ben ik drie jaar mee bezig geweest en uiteindelijk zou het neerkomen op de aanschaf van een aanvullend warehousemanagementsysteem van zo’n vijftigduizend euro. Voor dat geld wilden we geen twee verschillende systemen draaien en onderhouden; we wilden het op een andere manier oplossen.”

SAP en Unit4

The ACTIVboard people had intussen iemand aangenomen met een zware ICT-achtergrond en daarin zag Hoffschlag een goede partner om een systeem mee te zoeken. “We hebben samen een inventarisatie gedaan van alle systemen die er zijn. Later hebben we zes partijen uitgenodigd, waarvan we er twee hebben geselecteerd: SAP en Unit4. Uiteindelijk kozen we voor SAP, omdat het alles kan wat wij nodig hebben. Zoals de logistieke optie om serienummers te scannen.”

SWAP-programma

Hoffschlag vervolgt: “We gebruiken SAP Business One met Warehouse Pro. Er zijn meer systemen die serienummers kunnen scannen, maar dit was de enige software waarbij we die informatie kunnen koppelen aan verschillende andere gegevens. We hebben namelijk ook een garantiesysteem voor projectoren. Mocht de projector niet of onvoldoende functioneren, dan kunnen we deze aanmelden voor ons SWAP-programma. De klant ontvangt dan een nieuwe projector met een ander serienummer. Dat willen we allemaal netjes kunnen volgen. Wij volgen al onze projectoren en vinden het nodig dat het serienummer overgeheveld kan worden naar een andere zakenpartner. We willen de levensloop van dat serienummer kunnen volgen, zodat we ook op zakenpartnerniveau kunnen kijken welke projectoren met verschillende serienummers de revue hebben gepasseerd. Doen ze het wel goed en worden ze goed gereinigd? Dat soort informatie. En dat we weten waar ze blijven, dat kan nu.”

De uitval van projectoren blijkt in het primair onderwijs vele malen groter te zijn dan in het voortgezet onderwijs. Een leerkracht in het primair onderwijs zet de projector over het algemeen ’s morgens bij binnenkomst aan en pas rond vier uur weer uit. Het fijne stof, dat de kinderen meenemen uit bijvoorbeeld het zand uit de zandbak, is schadelijk voor de projector, zeker als de filters niet tijdig worden schoongemaakt. Daarom heeft The ACTIVboard people het SWAP-programma ontwikkeld.

Rapportages bouwen

SAP-partner Asecom heeft de implementatie voor zijn rekening genomen en dat is prima verlopen. “Maar je kunt voorbereiden wat je wilt, bij de ingebruikneming loop je toch nog wel tegen veel dingen aan. We zijn nog niet zo lang geleden live gegaan en zijn nog steeds niet klaar. We verwachten hier nog een half tot drie kwart jaar bezig te zijn. Het serienummerproces en de inrichting zijn in orde. Zaken als overzichten op inkoopgebied moeten we nog iets verbeteren”, vertelt Hoffschlag. “We kunnen de gewenste rapportages in principe allemaal maken, maar we moeten er dan ook echt mee aan de slag gaan. De basis werkt, maar om het echt te ‘fine tunen’ is iets anders. Ik mis nog een beetje overzicht in het programma. Onze ICT-medewerker kan er wel mee uit de voeten, maar daar ontbreekt ook vaak de tijd voor.”

SEPA

“Ook op administratief gebied proberen we onze weg te vinden. Het in gebruik nemen van SEPA, de gemeenschappelijke betaalmarkt in Europa, is nog recent en daar worstelen we nog een beetje mee. Wij hebben overigens geen migratie gedaan; alles is nieuw. Daarom moeten we voor de historie nog het oude systeem in. In de toekomst willen we de informatie in SAP zoeken, daar kunnen we immers informatie managen”, vindt Hoffschlag. “Het grote voordeel tot nu toe is vooral dat we meer logistiek overzicht hebben. Op het moment dat alles goed is ingericht, gaat het ons zeker tijd besparen.”

Reageer op dit artikel