Gerelateerde items

De falende factor van evenementenlogistiek(Dossier, 8 jul 2010)

 

De complexe afvallogistiek bij grote evenementen(Dossier, 26 jul 2010)

 

In 2006 begon een bescheiden initiatief waarbij 66 deelnemers het aanzienlijke bedrag van 370.082 euro inzamelden voor het KWF/Alpe d'HuZes onderzoeksfonds. Het evenement is inmiddels uitgegroeid tot een groots evenement waarbij afgelopen jaar enkele duizenden deelnemers meer dan 12 miljoen euro aan sponsorgeld bij elkaar fietsten.

Voor dit jaar verwacht de organisatie meer dan 3.500 deelnemers en meer dan het dubbele aantal aan toeschouwers. Daarnaast zijn er honderden vrijwilligers en mensen van de organisatie op de been om alles in goede banen te leiden.

Uitdaging organisatie Alpe d'HuZes 

Bij een evenement met dergelijke aantallen mensen, is het noodzakelijk voor de organisatie om inzicht te hebben in de logistiek van mensenstromen om de deelnemers en toeschouwers veiligheid én een prettige beleving van het evenement te garanderen. Tevens moet de organisatie de lokale autoriteiten overtuigen van dit inzicht om de benodigde vergunningen op orde te krijgen. Het bedrijf InControl Simulation Solutions heeft de organisatie van Alpe d'HuZes geholpen met het verkrijgen van dit inzicht door verschillende aspecten van de mensenstromen te onderzoeken.

Onderzoeksvraag

Het onderzoek was erop gericht om inzicht te verkrijgen in het druktebeeld van het startterrein en het gehele parcours, die ontstaat door de aanwezigheid van zowel deelnemers als overige weggebruikers (motoren, auto's, bussen). Het parcours is de circa 12 kilometer lange slingerweg, die loopt vanuit het dal (vanaf het dorpje Bourg d'Oisans) tot aan de top van de Alpe d'Huez. Het parcours heeft twee rijbanen, één voor het verkeer omhoog en één voor omlaag. Er zijn dus twee stromingsrichtingen op het parcours.

Onderzoeksaanpak: simulatie

De onderzoeksaanpak van InControl bestond uit het vervaardigen van een simulatiemodel, waarmee experimenten gedaan konden worden om het druktebeeld in kaart te brengen. Met het druktebeeld wordt de bezettingsgraad van de beschikbare ruimte bedoeld.

Simulatie is een dynamische manier van modelleren die tijdsafhankelijkheden en stochastische eigenschappen van een systeem gebruikt. Simulatie vereist dat niet alleen de statische eigenschappen van een systeem, maar ook het gedrag van een systeem gemodelleerd moet worden. Dit levert doorgaans een verrijkt inzicht van het systeem op.

Het gebruikte simulatiemodel

Het simulatiemodel is gemaakt met het software platform Enterprise Dynamics. Het model is onder andere opgebouwd uit de volgende elementen:
 

• ‘Route-elementen', die bij elkaar het 12 km lange parcours vormen.
• ‘Weggebruikers', dit zijn niet alleen de deelnemers, maar ook motoren, auto's en bussen/vrachtwagens.

De weggebruikers krijgen allerlei eigenschappen mee waardoor het systeem tijdens een experiment een bepaald gedrag zal vertonen. Een greep uit de verschillende eigenschappen:

• Starttijd van een deelnemer. De deelnemers worden verwacht te starten tussen ca. 04:30 en 06:30 uur. Hier kan een bepaalde kansverdeling voor gekozen worden.
• Starttijd van een overige weggebruiker. Voor de starttijden van de overige weggebruikers zijn meetgegevens van de Franse departementale overheid gebruikt.
• Aantal beklimmingen van een deelnemer. Dit kan variëren tussen 1 en 6 beklimmingen.
• Snelheid ‘berg op', snelheid ‘berg af'. Hiervoor bestaan ook kansverdelingen, die verschillend zijn voor de deelnemers en overige typen weggebruikers.
• Benodigde ruimte op de weg. Afhankelijk van het type weggebruiker en snelheid zijn afwijkende ‘verbruikruimtes' en tussenafstanden gehanteerd, die ook verschillen voor de toestanden ‘berg op' en ‘berg af'.

Om inzicht te krijgen in het druktebeeld op het parcours, moet de drukte gemeten worden. Dit wordt per  ‘sectie', een logisch gegroepeerde set route-elementen, bijvoorbeeld een complete bocht, uitgevoerd. De drukte op een sectie wordt gedefinieerd als:

• Gebruikte ruimte van een sectie / Aanwezige ruimte van een sectie = Sectiebezetting (%)

Tijdens experimenten wordt voor alle secties gedurende de dag de gemiddelde en maximale sectiebezetting per  tijdsinterval van 5 minuten bijgehouden.

Experimenten & resultaten Alpe d'HuZes 

Er zijn verschillende experimenten uitgevoerd om inzicht in het druktebeeld van het parcours te krijgen. Zo is de sectiebezetting vergeleken van een experiment met alleen de deelnemers op het parcours, met alleen het overige verkeer op het parcours en een combinatie met zowel deelnemers als overige weggebruikers op het parcours. Daarnaast zijn experimenten uitgevoerd waarbij de gevolgen van verslechterde weersomstandigheden zijn getoetst en waarbij een deel van het parcours onbruikbaar is als gevolg van een calamiteit op het parcours.

Ondanks de verschillen in starttijden is in de resultaten het cyclische effect van de 6 beklimmingen goed waar te nemen. Doordat de deelnemers zich over de dag steeds meer spreiden (door verschil in klim- en afdaalsnelheid en lengte van rustpauzes) en niet iedereen 6 beklimmingen zal doen, vlakt de sectiebezetting steeds meer af. Vandaar dat er tijdens de eerste beklimming de hoogste sectiebezetting gemeten wordt.

Slotsom

Met de resultaten van de verschillende experimenten heeft het onderzoek inzicht geboden in de belasting van het  parcours onder verschillende omstandigheden. Hiermee heeft de organisatie van Alpe d'HuZes bevestiging gekregen van bestaande verwachtingen en zijn er nieuwe aandachtspunten naar voren gekomen. Deze zijn meegenomen in besprekingen met de lokale overheden en in de verdere uitwerking van de planning van het evenement.

Dit project voor Alpe d'HuZes heeft verder aangetoond dat simulatie een nuttige tool is voor de analyse van logistiek bij dergelijke evenementen. Simulatie is in dit geval gebruikt om de gevolgen van grote aantallen deelnemers op het parcours te toetsen, maar de toepassingsmogelijkheden zijn veel groter. Voor allerlei typen evenementen kunnen capaciteitsanalyses of ontruimingsscenario's uitgevoerd worden door de beschikbare infrastructuur, ruimtes en faciliteiten in een model op te nemen. Via experimenten met verschillende aantallen bezoekers, handelingen van personeel of varianten in processen en procedures kunnen vervolgens uitspraken gedaan worden over de veiligheid en het comfort bij een evenement als Alpe d'HuZes.

Bekijk ook de website van Alpe d'Huzes.