Analyse is sterk onderbelicht in vrijwel elke logistieke operatie. Procesverbeteringen worden niet of onvoldoende inzichtelijk gemaakt, onderbouwd en doorgevoerd. De tijd is rijp voor structurele verandering hierin. Vincent Weinschenk van Wherehows Logistics legt uit waarom dit moet en hoe dit wel kan.

Management stuurt op te algemene data

Informatie voorziening is onontbeerlijk voor uitvoering en besturing van een logistieke operatie. Bij voorkeur is de voorziening snel, betrouwbaar, flexibel en functioneel. Niet alleen het management moet beschikken over adequate informatie, juist ook ondersteunende afdelingen -verantwoordelijk voor prestatiemeting, procesverbetering en probleemoplossing- kunnen niet zonder.

En daar ontbreekt het veelal aan. Het management stuurt op grove, te algemene data waar de operatie onvoldoende ‘power' in huis heeft om dit effectief (en efficiënt) te vertalen naar operationele sturing en tactische planning.

Dit mag vreemd worden genoemd, want WMS-systemen herbergen een schat aan informatie. Informatie die is vereist voor uitvoering van het proces, voor het meten van prestaties (output van het proces) en voor bijsturing van het proces planning en herontwerp (zie figuur 1). Goed beschouwd worden alle transacties (bij papierloos werken) geregistreerd en centraal opgeslagen. Deze info beschrijft tot in detail elke transactie in het warehouse. Welke medewerker heeft op welke locatie, op welk tijdstip, met welke truck aan welke orderlijn, voor welke order gewerkt bijvoorbeeld.

Basis detailinformatie

Detailinformatie is de basis voor directe procesverbetering op de werkvloer. In de meeste logistieke bedrijven wordt uitgegaan van geaggregeerde data en van gemiddelden. Gemiddelden zijn het ergste waar mee kan worden gewerkt, omdat ze niets zeggen over wat er werkelijk in operatie gebeurd. Sterker nog, het gebruik van gemiddelden leidt tot verkeerde beslissingen in planning, ontwerp en daarmee in de uiteindelijke operationele uitvoering.

Informatie waar de specialist veelal niets of weinig mee kan. Voor het management is het wellicht voldoende om op hoofdlijnen en op ‘high level' sturing aan de operatie te (kunnen) geven en lijnen uit te zetten.

Wordt de detailinfo echter gegroepeerd en in heldere grafieken weergegeven dan ontstaat een geheel nieuwe wereld vol ontdekkingsmogelijkheden.

Waardevolle informatie

Data wordt informatie en informatie wordt waardevolle informatie. Patronen in ordersamenstelling, in vraag naar artikelen, in voorraadniveaus en in planning van activiteiten worden zichtbaar. Is het daarmee klaar, nee dan begint het pas. Analyse van beschikbare waardevolle informatie is stap twee. Dit is wat we noemen het leveren van toegevoegde waarde. Dit is het werkterrein van de logistieke engineer, de specialist, consultant en analist.

Huidige informatievoorziening in warehouses schiet tekort op meerdere vlakken

Tien constateringen

We benadrukken hier 10 constateringen gerelateerd aan gebruik van informatie (analyse) en voorziening ervan binnen warehouses.

1. WMS-systemen herbergen een bulk aan data -en dus verborgen informatie, waarvan slechts een klein gedeelte effectief wordt ingezet. 
2. Binnen logistieke operaties is veelal onvoldoende inzicht in gebruik en toepassing ven informatie analyse vereist voor procesverbetering en probleemoplossing. 
3. Het management heeft veelal te grote focus op algemene en geaggregeerde data voor KPI's en management-info, waardoor verborgen blijft wat er werkelijk in de operatie gebeurt. 
4. Herhalend, arbeidsintensief rekenwerk moet niet worden uitgevoerd door logistieke engineers, consultants en analisten maar door computers. 
5. Waarde-toevoegende procesverbetering en probleemoplossing is de kern van het dagelijks werk van logistieke engineers, consultants en analisten. 
6. Zware en dure Business Intelligence (BI) tools worden veelvuldig ingezet, maar zijn slechts toegankelijk op centrale servers en IT, niet voor de functionele eindgebruiker. 
7. Eindgebruikers kunnen onvoldoende pro-actief data/informatie filteren, analyseren en bewerken omdat de aan hen beschikbaar gestelde informatie slechts is te ‘raadplegen'. 
8. Gebruikers misbruiken Excel om de vereiste info bij elkaar te sprokkelen en work-arounds te maken om toch tot een ‘acceptabele' output te komen. 
9. Gebruikers besteden jaarlijks vele uren aan allerhande draaitabellen en data-sets, terwijl dit eenvoudig kan worden (weg)geautomatiseerd. 
10. Kennis in de hoofden van experts wordt onvoldoende geborgd in de organisatie en verdwijnt wanneer deze de organisatie verlaten.

Functionaliteit en gebruikersgemak

Om wel tegemoet te komen aan operationele eisen en kansen tot verbetering moet informatie voorziening wezenlijk worden gewijzigd. Bedrijven moeten tot inzicht komen dat het werkelijke verbeterpotentieel gewoonweg beschikbaar is, maar dat het wel op een efficiënte manier beschikbaar moet worden gesteld aan de gebruikers.

Wij zijn van mening dat de informatie-voorziening minimaal moet voldoen aan onderstaande punten:

1. Software draait op desk-tops of laptops onafhankelijk van servers en IT-afdelingen.
2. Alles-in-één functionaliteit vertaalt snel en effectief grote data sets uit WMS/ERP-systemen naar voorgeprogrammeerde OLAP's/draaitabellen. 
3. OLAP's bevatten alle relevante warehouse profielen (proces, prestatie en planning) vereist voor planning, ontwerp en besturing van het warehouse. 
4. Visuele presentatie gebruikt heldere grafieken zodat gebruikers in één oogopslag zien wat wordt getoond en uitzonderingen en patronen herkennen.

Informatie gericht zijn op handling en opslag

Werkelijke optimalisatie van het warehouse richt zich op materials-handling en opslag. Een efficiënt warehouse zorgt dat beiden geoptimaliseerd in balans zijn.

Ordersamenstelling, vraag naar items/artikelen, voorraadniveaus en activiteiten-/procesplanning hebben allen impact op de keuze en dimensies van het opslag-/handlingsystemen, van aantal docks, van de grootte van de expeditieruimte, van de complete warehouse lay-out en van toewijzing  van producten aan opslaglocaties (slotting). Zie figuur 2 rechts (klik op afb voor groter beeld).

Profielen planning en ontwerp

Optimalisatie en informatie analyse vereisen profielen voor planning en ontwerp. We tonen 15 profielen (figuur 3 onder) die direct impact hebben op: 

1. Ontwerp, planning en samenstelling van het orderpick-, replenishment- en verzendproces

-          Orderbatch

-          Pickingroute

-          Verzendwijze

-          Pickwaves

2. Ontwerp, planning en samenstelling van het ontvangst- en het opslagproces

-          Inslagbatch

-          Inslagroute

-          Ontvangstwijze

3. Ontwerp, planning, dimensionering en beheer van locaties (slotting)

-          Opslagzones / -gebieden

-          Opslagmethodiek(en)

-   

-          Locatietoewijzing

4. Planning en lay-out van het warehouse

-          Indeling

-          Routing

5. Engineering van material handling systemen

-          Rekken

-          Trucks

Flexibiliteit maakt leven gebruiker gemakkelijker

Met een uitgebreide data-set en een snelle verwerking alleen ben je er nog niet. De wijze waarop de data kan worden omgezet naar begrijpelijke draaitabellen is wellicht de allerbelangrijkste. Draaitabellen zijn bij uitstek geschikt om grote hoeveelheden gegevens in kleinere stukken weer te geven die gemakkelijker zijn te begrijpen door de gebruiker.

OLAP-kubus

Een uitbreiding op de normale draaitabel (in Excel) is dan ook de OLAP-kubus. (OLAP staat voor on-line analytical processing).

Een kubus geeft je de mogelijkheid een draaitabelveld in meer dimensies op te delen. Zo kun je bijvoorbeeld een overzicht maken van opslaggegevens per warehouse, klant of productgroep. Het warehouse-veld is dan weer op te splitsen in verschillende zones. De zones zijn weer onder te verdelen in gangen en de gangen zijn weer uit te splitsen naar verschillende artikelen per gang.

Je kunt als het ware steeds verder inzoomen om een hoe langer hoe gedetailleerder beeld te krijgen. De dimensies worden dus gebruikt voor het hiërarchisch ordenen van de gegevens met detailniveaus terwijl de gegevensvelden voor de kwantitatieve data zorgen.

Op deze manier kun je de data via meer dimensies benaderen binnen één en dezelfde draaitabel. Dit biedt allerlei interessante mogelijkheden in de analyse van allerhande gegevens die in een andere database (WMS of ERP) opgeslagen zijn en op deze manier ontsloten worden. OLAP is een technologie binnen het Business Intelligence spectrum.

Reguliere BI-tools zijn niet of nauwelijks geschikt voor het rapporteren en vooral het analyseren van geaggregeerde data. De hoeveelheid regels (records) die voor dit soort kennisprocessen benodigd is, maakt het voor deze programma's een tijdrovend proces.

Software voor warehousing

Vereist is specifieke software specifiek gericht op warehousing. Een programma dat hiervoor bij uitstek geschikt is, is Warehouse Analyser 2010. Het  is gebouwd als add-on op Hyper Analyzer; een BI-tool, die juist wél is gespecialiseerd in OLAP-technologie. Met behulp van OLAP-technologie kunnen grote hoeveelheden detailregels wél direct toegankelijk worden gemaakt voor geaggregeerde analyse en rapportage. Hieronder enkele OLAP's met geïntegreerde grafieken. Deze zijn onderdeel van de genoemde 15 warehouse process profielen.