Onze klanten willen zonder uitzondering een lange termijn relatie opbouwen met hun klanten. Voor de logistieke organisatie betekent dit:

‘Doen wat men belooft, en beloven wat men kan doen'

Omdat leverbetrouwbaarheid start met het maken van realistische beloften gaat dit artikel dieper in op dit aspect.

Realistische leverdatum 

Bij het aangaan van nieuwe verplichtingen wil je een klant zo goed mogelijk informeren over de haalbare leverdatum zonder dat bestaande verplichtingen worden genegeerd. Bij 'levering uit voorraad' moet een ERP-systeem dus niet alleen kijken naar de huidige voorraad maar ook slim omgaan met uitstaande bestellingen en geplande leveringen.

Bij 'productie op order' is het bepalen van een realistische leverdatum vele malen lastiger omdat niet alleen rekening gehouden moet worden met de beschikbaarheid van voorraden, maar ook de beschikbaarheid van mensen en middelen (bottle-neck planning) binnen de organisatie.

Levering uit voorraad

Bij 'levering uit voorraad' is een aantal aspecten goed geregeld binnen de huidige ERP-systemen. Zo kan bijna elk systeem een controle uitvoeren op de voorraad, deellevering suggereren, en op basis van een vast te leggen aanvultijd een haalbare levertijd aangeven.

Voorraadreservering lastig

Intelligente voorraadreservering blijkt dan weer veel lastiger uit te voeren. Een aantal systemen reageert op basis van het First Come First Serve-principe. Hierbij wordt de voorraad direct bij het ingeven van de order 'hard' gereserveerd. Dat kan erg onhandig zijn als u regelmatig klanten heeft die, bijvoorbeeld ten behoeve van een actie, ver voor de gewenste leverdatum een bestelling doen. De order reserveert direct de benodigde voorraad en andere klanten worden niet meer beleverd terwijl er in het magazijn

voldoende voorraad ligt en de bestelling van de goederen ruim binnen de gewenste levertijd (van de klant) kan worden afgehandeld.

Verkeerde inschatting

Ook de interactie met globale planningen blijkt lastig. Bij levering uit voorraad is meestal sprake van een min of meer stabiele vraag die op basis van een forecast wordt geproduceerd. Die voorspelde vraag kan natuurlijk een verkeerde inschatting zijn:

• Allereerst kunnen klanten orders inleggen die groter zijn dan de "normale" vraag en zal het bedrijf deze order als een 'make to order' type willen behandelen. Ongeveer 75 procent van de onderzochte systemen geeft een gebruiker een signaal indien een uitzonderlijke hoeveelheid wordt gevraagd zodat actief de afhandeling van de order aangepast kan worden.
• Daarnaast kan het reguliere verbruik (veel) groter zijn dan de ingelegde forecast. Dit kan omdat de verkoop over de gehele linie aantrekt of omdat een beperkt aantal grote orders (campagnes) de cijfers beïnvloeden. Ongeveer 50procent van de onderzochte systemen geeft een signaal indien de werkelijke orders de ingelegde forecast overschrijden. Slechts 20 procent van de onderzochte systemen kan "uitzonderlijk grote" orders apart zetten zodat zij niet van de forecast consumeren.
      

Levering van make to order goederen

Bij levering van klantspecifieke goederen is het maken van een realistische belofte natuurlijk veel lastiger. Zo kan de beschikbaarheid van mensen, machines en onderdelen de haalbare levertijd beïnvloeden.

Het maken van een planning tegen oneindige capaciteit is de meeste pakketten wel gegeven. Het plannen tegen eindige capaciteit blijkt voor een aantal pakketten te ver gegrepen. Dit is overigens simpel te verklaren: een aantal van de door ons onderzochte pakketten richten zich in het bijzonder op handelsfirma's die weinig behoefte hebben op dit gebied.

Gebeten worden door de kat of de hond?

Weet u dat u de gewenste leverdatum niet gaat halen? Moet u kiezen welke orders op tijd worden geleverd en welke niet, dan kunnen een beperkt aantal systemen u daarbij ondersteunen. In de meeste pakketten kunt u bepaalde orders een hogere prioriteit geven, dat is het probleem niet. Juist de ondersteuning van deze keuze, bijvoorbeeld op basis van classificatie of winstgevendheid, blijkt lastig te zijn en wordt door afgedekt door ongeveer 30 procent van de systemen.

Ook bij productie op order ondersteunen relatief weinig pakketten u bij het oplossen van leverproblemen. Ongeveer 60 procent van de pakketten suggereert het inzetten van alternatieve resources of het uitbesteden van activiteiten. Slechts 20 procent van de onderzochte pakketten suggereert alternatieve bewerkingen of materialen.

Een goede relatie start met het maken van realistische beloftes. ERP-systemen kunnen ondersteunen bij het bepalen wat realistisch is en wat niet. Niet alle pakketten scoren hierop even goed. Ook de beslissingsondersteuning indien zaken dreigen mis te lopen is niet door alle partijen even goed ingevuld.

Bij een selectietraject is het dan ook verstandig om orderacceptatie en levertijdafgifte expliciet op te nemen zodat u niet achteraf moet vaststellen dat uw leverbetrouwbaarheid niet is toegenomen door het nieuwe ERP-systeem.

Zaken waar u extra aandacht aan moet besteden zijn:

• Het reserveren van voorraad op basis van de aanlevertijd van goederen;
• De manier waarop een grote order binnen het systeem wordt afgehandeld;
• Het plannen tegen eindige capaciteit;
• De ondersteuning bij het oplossen van levertijdoverschrijdingen.