Gerelateerde items

Roadblocks voor de supply chain manager(Dossier, 27 okt 2009)

 

Heeft u genoeg persoonlijkheid om manager te zijn?(Dossier, 17 nov 2008)

 

Logistiek is vol van processen en systemen; we analyseren met Theory of Constraints en Value Stream Mapping. We implementeren systemen als ERP, EDI, WMS, RFID en APS. Vakbladen en seminars zijn vol van projectmanagement-, plannings- en voorraadbeheermethodieken. Processen en systemen zit logistiekelingen ‘in het bloed'. Toch blijft een grote kans onbenut.

Wellicht komt onderstaande situatie u bekend voor. Er is een project om logistiek te verbeteren. In het projectteam zijn alle benodigde disciplines vertegenwoordigd. Het projectplan is goed. Alle ingrediënten voor een succesvol project zijn aanwezig. Maar toch wordt er maar weinig voortgang geboekt en dan nog zeer moeizaam. Laten we eens de discussie volgen in een willekeurig overleg van dit team:

BL: "Uit onze systemen kan ik niet de gegevens halen die we nodig hebben. We moeten het eerst nog verder onderzoeken."

RO:"Jij met je getallen. Mijn gevoel zegt juist dat we de mensen mee moeten zien te krijgen. Dit project ligt heel gevoelig."

GR: "Precies, zoiets hebben we eigenlijk nog nooit gedaan en we moeten wel reëel blijven!"

GE:"Ik heb een idee. Er is een nieuw concept uit Amerika waarmee we geweldige resultaten kunnen boeken. Het concept is ..."

Er is discussie over de aanpak. Miscommunicatie. Onbegrip tussen de teamleden. En er is zeker geen samenwerking richting het doel en juist samenwerking in het team bepaalt de kwaliteit van het werk. De samenwerking in het team zorgt er voor dat het doel wordt bereikt. In dit voorbeeld gaat het om een logistiek verbeterproject. Maar ook in de dagelijkse operaties van logistiek speelt samenwerking met andere afdelingen een belangrijke rol. En het is dan ook deze samenwerking die het logistieke succes bepaalt.

Whole Brain-methode

Een manier om de samenwerking te verbeteren is de ‘Whole Brain'-methode. In de ‘Whole Brain'-methode zijn er - in hoofdlijnen - vier stijlen. Ieder mens heeft een voorkeur voor één van de vier stijlen of een combinatie van twee stijlen.

De vier stijlen zijn:

1. ‘Blauw': analytisch

‘Blauw' is rationeel ingesteld. Sterk met feiten, techniek en statistische analyse. ‘Blauw' heeft een kritische houding. In de samenwerking kan dit meer diepgang opleveren, maar kan ook vertragend werken. ‘Blauw' wordt door anderen vaak als koud en afstandelijk ervaren.

2. ‘Groen': pragmatisch

‘Groen' is gericht op de planning, procedures en organisatie. ‘Groen' is beheerst, nauwgezet, behoudend en risicomijdend. In de samenwerking zorgt ‘Groen' er voor dat de juiste stappen op tijd worden gedaan. ‘Groen' wordt door anderen vaak gezien als iemand die vastgeroest is en geen goede ideeën heeft.

3. ‘Geel': conceptueel

‘Geel' is gericht op de grote lijnen, verandering en uitdaging, creatief en innovatief. In de samenwerking heeft ‘Geel' de goede ideeën en het enthousiasme. ‘Geel' wordt door anderen vaak gezien als een wildebras, iemand die niet precies weet hoe de kwestie in elkaar zit.

4. ‘Rood' : emotioneel

‘Rood' is goed in menselijke contacten en is verbaal sterk. ‘Rood' is een gevoelsmens en heeft veel inlevingsvermogen. In de samenwerking is ‘Rood' de bindende factor en zorgt voor de teamspirit. ‘Rood' wordt door anderen vaak gezien als een ‘socio-type', iemand die maar blijft praten over de menselijke factor.

Kunt u zich bij iedere stijl iemand uit uw eigen omgeving voorstellen?

Samenwerking verbeteren

Met de ‘Whole Brain'-methode kun je dan de samenwerking verbeteren door:

1. De teamleden inzicht geven in de eigen stijl en daarmee in de eigen sterktes en zwaktes. Dit gaat door het invullen van een vragenlijst met meerkeuze antwoorden.
2. De teamleden inzicht geven in elkaars stijl en daarmee in elkaars sterktes en zwaktes. De resultaten van de verschillende teamleden worden met elkaar besproken en toegelicht.
3. Begrip voor elkaar creëren. Benadrukken hoe de verschillende stijlen elkaar juist kunnen aanvullen. Uitleggen hoe de sterkte van de één de zwakte van een ander kan opvullen.  Dit kan door gerichte oefeningen om de verschillende stijlen te herkennen. Maar juist ook oefeningen om op verschillende stijlen te acteren.

De samenstelling van een team en de samenstelling van verschillende stijlen speelt ook een belangrijke rol voor de kwaliteit en doorlooptijd van het project.

Een team waarbij de leden dezelfde stijl hebben zal sneller opereren. Men is het snel met elkaar eens. Voor een project onder tijdsdruk, is dit een belangrijk gegeven. Door de eenzijdige benadering zal echter de kwaliteit van het project niet erg hoog zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ERP-implementatie vanuit een analytische (‘blauwe'), technische kant . De processen en de software krijgen veel aandacht. De ‘mens-kant' blijft onderbelicht. Het project wordt ongetwijfeld op tijd opgeleverd. Maar nadien zal er nog de nodige tijd en energie gaan zitten in de betekenis van deze verandering voor de gebruikers.

Meer betrokkenheid

Een team met verschillende stijlen zal het project vanuit alle mogelijke kanten benaderen. De kwaliteit van het project is hoog. Het opstarten van het project zal meer tijd in beslag nemen. Maar er is weinig nawerk. Er is meer betrokkenheid bij het project en een breder draagvlak voor de resultaten.

Voorbeeld logistiek verbeterproject

Laten we de toepassing van de ‘Whole Brain'-methode bekijken aan de hand van een voorbeeld. Een logistiek verbeterproject: bij een bedrijf moet de leverbetrouwbaarheid hoger. Uit een eerste verkenning blijkt een belangrijke oorzaak te zijn dat de informatie-uitwisseling tussen verkoop, logistiek en productie niet optimaal is. Hierdoor wordt met klanten een levertijd afgesproken die niet te realiseren valt. Om toch aan de afspraken tegemoet te komen, maakt de afdeling Logistiek een planning die tot inefficient werken van de afdeling Productie leidt.

Voor dit project wordt een projectgroep geformeerd met steeds één persoon uit de afdelingen Verkoop, Logistiek, Productie en Automatisering. Uit een test blijkt de voorkeuren in stijlen van de verschillende personen. Gerwin van de afdeling Verkoop is geel (conceptueel), Gabi van de afdeling Logistiek is groen (pragmatisch), Ronald van de afdeling Productie is rood (emotioneel) en Bianca van de afdeling Automatisering is blauw (analytisch).

Het project wordt ingedeeld in de volgende fasen:

1. Define: Projectorganisatie, -doel en -fasen opstellen. Voortgangsbewaking en -rapportage. Communicatieplan.
2. Measure: In kaart brengen van het huidige proces van orderacceptatie t/m levering aan de klant. Meten van de huidige leverbetrouwbaarheid en efficiency.
3. Analyze:  voor één productgroep is de vastgestelde levertijd niet realistisch en dit verstoort de leverbetrouwbaarheid van alle productgroepen. Voor de meeste productgroepen kan de levertijd juist korter.
4. Improve: per productgroep wordt een vaste levertijd vastgesteld, nieuwe levertijden in het ERP-systeem verwerken, gebruikers opleiden, klanten informeren
5. Control: borgen van nieuwe werkwijze in procedures en werkinstructies inclusief controle op naleving.

In één van de eerste projectbijeenkomsten worden de stijlen van de teamleden met elkaar besproken. De teamleden krijgen inzicht in elkaars sterktes en zwaktes. Ook worden taken toegewezen aan teamleden op basis van hun sterktes en zwaktes, lees hun stijl. Voor alle duidelijkheid: deze persoon wordt dan leidend in deze activiteit, maar het is nog steeds het projectteam dat gezamenlijk werkt aan het doel.

Define: Projectorganisatie, voortgangsbewaking en rapportage is bij uitstek geschikt voor een groen (pragmatisch) persoon. ‘Groen' zorgt er immers voor dat de juiste stappen op tijd worden gedaan, is nauwgezet. In ons voorbeeldproject is Gabi van de afdeling Logistiek leidend voor deze taken.

Measure & Analyze: In kaart brengen van het huidige proces en het meten en analyseren van de huidige prestatie is een ‘blauw'/'geel'-activiteit. ‘Blauw' is sterk met feiten en statische analyse. ‘Geel' is sterk in het conceptueel, innovatief en in hoofdlijnen denken. In ons voorbeeld zal Bianca van de afdeling Automatisering dan ook de juiste gegevens verzamelen en analyseren. Gerwin van de afdeling Verkoop zorgt ervoor dat het proces en de knelpunten op de juiste manier in kaart word gebracht.

Improve: Gerwin zal zijn sterkte als ‘geel'  ook in deze fase kunnen benutten. Er moet een nieuwe werkwijze worden bedacht. De nieuwe levertijden moeten in het ERP-systeem verwerkt. Dit is een nauwgezet en technische handeling en komt voor rekening van ‘groen' en ‘blauw': Gabi van de afdeling Logistiek in samenwerking met Bianca van de afdeling Automatisering. Het opleiden van gebruikers is juist meer geschikt voor een ‘rood' persoon. Ronald van de afdeling Productie kan hier zijn menselijke contacten, verbale kracht en inlevingsvermorgen inzetten. Om dezelfde reden is Ronald ook de juiste persoon om het communicatieplan uit te voeren. Hij is namelijk sterk in het communiceren van de betekenis van deze verandering voor de diverse betrokkenen.

Control: Tot slot moet de nieuwe werkwijze in procedures en werkinstructies worden vastgelegd. Als ‘groen' persoon zal Gabi van de afdeling Logistiek deze activiteit leiden en zal zij dit keurig en nauwgezet tot een goed einde brengen.

Tot zover de beschrijving van het voorbeeldproject.

In stijl functioneren

Uit de beschrijving blijkt dat teamleden worden ingezet op taken die passen bij de sterke punten van hun stijl. De teamleden weten dan ook van elkaar waarom ze bepaalde taken doen en andere taken juist niet. Doordat ieder teamlid in de stijl functioneert die hem/haar het beste ligt is de kwaliteit en de snelheid van werken hoog.   

Kortom, met de ‘Whole Brain'-methode zijn er kansen voor sterk logistiek leiderschap en meer kwaliteit en snelheid in logistieke verbeterprojecten.