De laatste jaren was er bij veel bedrijven een groei van het terwijl de levenscycli van producten steeds korter werd. De grote nadruk om snel met innovatieve producten naar de markt te gaan, kost bij veel bedrijven veel energie; samenwerking tussen afdelingen en met klanten.
 

Echter, het proces van uitfaseren van artikelen uit de portfolio zou minstens zoveel aandacht behoeven. Als dat niet het geval is, verstoppen de magazijnen en loopt het werkkapitaal op. Nu is het moment hier focus op te gaan leggen en naderhand ook te houden.
 

Een aantal jaren geleden was ik betrokken bij het opzetten van een nieuw magazijn, omdat het hoofdmagazijn te weinig plaats meer had.  Dit was een tijdelijke maatregel omdat er al nieuwbouwplannen waren voor een nog groter magazijn. Het bedrijf had in vier jaar het aantal artikelen zien verdrievoudigen en had het assortiment met verschillende productgroepen verbreedt. In gesprek met de logistiek manager kwam dit aan de orde; hij had ook niet echt zicht op de oploopsnelheid van de portfolio.
 

Omdat het ERP-systeem van het bedrijf hiervoor standaard rapportages had, zijn we samen deze analyse gaan doen. De cijfers vielen tegen, ik stelde voor een andere analyse te doen, namelijk hoeveel producten er waren die het laatste anderhalf jaar geen goederenbewegingen hadden gehad. Dat viel zwaar tegen, 22 procent van alle artikelen, 25 procent van de voorraadwaarde had in de genoemde periode niet ‘bewogen'.

Na de eerste schok werd er een plan gemaakt: na een goede analyse werd het aantal artikelen in portfolio gehalveerd, de ‘dead en slow moving stock' gesaneerd door deze in de aanbieding te doen of via opkopers kwijt te raken. De plannen voor de nieuwbouw verdwenen in de ijskast.
 

Slow moving en dead stock: hoe bouw je dit af?        

De definitie van dead stock is voorraad van artikelen die al vervangen zijn in stuklijsten of prijslijsten en voor een langere periode geen afgifte aan productie of klantorders hebben gekend. Met slow-moving stock hebben we het over artikelen die nog wel actief zijn in stuk- of prijslijsten maar waarvan het verbruik over een periode laag of nihil is.
 

Stappenplan

Er zijn verschillende planningspakketten die reclame maken met het feit dat een stevige voorraadreductie het gevolg was door de implementatie van een dergelijk pakket. Natuurlijk is plannen van de voorraad ook belangrijk, maar lagere voorraden zijn met eenvoudiger middelen ook te bereiken, hier volgt een stappenplan.

• 1. Analyseer uw slow-moving en dead stock
• 2. Bepaal wat er opgeruimd kan worden
• 3. Overleg met Sales en Finance hoe de afbouw plaats kan vinden
• 4. Plan een periodieke vergadering om de slow-moving en dead stock te monitoren en te voorkomen

1. Analyseer uw slow-moving en dead stock

Binnen de verschillende ERP systemen zijn er rapportage tools die een analyse kunnen ondersteunen naar slow-moving en dead stock.  De analyse van de slow-moving stock kan worden gedaan middels een rapportage over de laatste datum dat er consumptie (afgifte aan een productie- of verkooporder) is geweest.  Deze analyse moet wel onderscheid maken tussen grondstoffen, halffabricaten en eindproducten om zo beter te bepalen of een artikel wel of niet in aanmerking komt voor het opruimen ervan.
 

Voor de dead stock analyse is een eenvoudig overzicht nodig naar de laatste goederenbeweging (inbound of outbound) van een artikel, dat kan bijvoorbeeld beginnen met het rapport over de laatste 12 of 18 maanden te laten lopen. In bedrijven die te maken hebben met seizoenspatronen in de afzet is het aan te raden te starten met een periode van 18 maanden.
  

De analyse van de slow-moving artikelen moet besproken worden met de productie afdeling (voor grondstoffen en halffabricaten) of met Sales als het om eindproducten gaat. Kengetallen als voorraadwaarde, gemiddelde consumptie en voorraad over en periode van bijvoorbeeld 12 maanden zijn noodzakelijk om later de juiste beslissingen te nemen.  Voor de dead stock analyse is de waarde het belangrijkste kengetal. 

2. Bepaal wat er opgeruimd kan worden

De resultaten van de beide analyses kunnen confronterend zijn voor de verschillend afdelingen: de reden voor de slow-moving of dead stock is toch of het teveel inkopen of produceren van artikelen in het verleden aan de hand van een prognose. De reductie van  het werkkapitaal op korte of langere termijn moet de reden zijn om in samenwerking met de verschillende afdelingen zoals Logistiek, Sales en Finance beslissingen te maken om de voorraden af te bouwen.
 

Voor grondstoffen en halffabricaten is de bepaling van  welke artikelen (in waarde/ datum laatste consumptie) de eerste schifting. Met de groep artikelen kan daarna bekeken worden of ze nog actief zijn in stuklijsten, en als dat zo is, of er inmiddels vervangende artikelen in deze stuklijsten (mogelijk) zijn.  Een zo breed mogelijk spectrum van artikelen is nodig, om van hieruit een plan te maken met welke groep  (bepaald door de voorraadwaarde) begonnen kan worden met opruimen.
 

Voor eindproducten of handelsartikelen kan gekeken worden naar de voorraadwaarde in combinatie met de datum van de laatste verkooporder. Vanaf hier kan dan ook een plan gemaakt worden met welke artikelen begonnen kan worden met opruimen.  Voor alle artikelen die uit beide analyses komen geldt dat ze in quarantaine moeten in het Material Requirements Planning (MRP) proces.  

3. Overleg met Sales en Finance hoe de afbouw plaats kan vinden

Binnen de Finance afdelingen wordt altijd een bedrag per jaar uitgetrokken voor afschrijvingen van de voorraad. Het kan zijn dat met de analyses dit bedrag ruimschoots wordt overschreden, dus is overleg noodzakelijk. Samen met Sales kan worden bepaald wat er nog met acties kan worden verkocht van eindproducten en tegen welke prijs want in het magazijn laten liggen, is geen optie.

  

Verder kunnen er opkopers worden gevraagd een bod te doen, artikelen in bundels worden aangeboden of aan outlets worden  verkocht. Als deze mogelijkheden zijn uitgeput, kan het altijd nog worden weggegeven of verschrot.

 

De consequentie van dit alles is, dat er afgeschreven moet worden en daarbij in overleg met Finance nodig, de daling van de voorraadwaarde moet altijd op een of andere manier  worden gecompenseerd, daarbij moet de motivatie zijn, dat aanhouden van de voorraad op jaarbasis 25% van de waarde kost en daling het werkkapitaal in voorraad eenmalige kosten met zich meebrengt, maar voor de langere termijn alleen maar positief is.
 

Voor het afbouwen van slow-moving of dead stock van grondstoffen of halffabricaten zijn ook meerdere opties: analyseren of ze nog kunnen worden verwerkt in de huidige productieplanning, overleg met de leverancier voor terugname, stapsgewijs afwaarderen van de voorraadwaarde of als laatste optie verschrotten. Ook hier is overleg met Finance nodig  om de financiële impact van het opruimen te bepalen.   

4. Plan een periodieke vergadering om slow-moving en dead stock te monitoren en te voorkomen

Als de eerste slagen zijn gemaakt in het reduceren van de slow-moving en dead stock moet de analyse als een periodiek proces worden ingericht. De periodes van de analyse kunnen worden bekort tot bijvoorbeeld zes maanden, zodat voorkomenkan worden dat deze ‘slechte' voorraad weer gaat lopen. Daarnaast kan bij aanpassingen van stuklijsten een ‘zachte change-over', dus pas het nieuwe materiaal introduceren als de voorraad van het oude materiaal geconsumeerd is, gepland worden.

    

Voor eindproducten is het belangrijk  om de vraagvoorspelling kritisch tegen het licht te houden in bijvoorbeeld het Sales en Operations Planning proces om te voorkomen dat er niet teveel (tegelijkertijd) wordt ingekocht. Aandacht hiervoor betaalt zich op termijn altijd terug, door lager werkkapitaal en minder benodigde opslagruimte. 

 

Werkinstructie voor SAP-gebruikers Voor bedrijven die SAP gebruiken, heb ik op de website van de VNSG een soort werkinstructie gemaakt die de fase van de analyse kan ondersteunen met standaard SAP-rapporten. Kijk hier...