Gerelateerde items

Waar is onze logistieke glimlach? Tips voor gedragsverandering(Dossier, 14 okt 2008)

 

Flexibele arbeidstijden zijn nu, maar zeker in de toekomst niet meer weg te denken in arbeidsorganisaties. In een tijd waarin de dynamiek van de markt toeneemt en een adequate afstemming nodig is van workforcestrategieën en businessdoelstellingen, staat de noodzaak van flexibiliteit voor arbeidsorganisaties als een paal boven water.
    

Niet alleen de afzetmarkt wordt sneller en sterker wisselend. We zien ook een grote wispelturigheid in inkoopmarkten en - zeker niet minder belangrijk - de arbeidsmarkt. Als het in het verleden al onverstandig was om op de arbeidsmarkt ‘te rekenen' met Jan Modaal, dan is dat in de komende tijd helemaal onmogelijk. Diversiteit en individualiteit zijn steeds belangrijkere kenmerken van het (potentiële) werknemerscorps. Slaagt een organisatie er niet in de kenmerken van haar medewerkers en die van de organisatie op elkaar af te stemmen (alignment), dan zal zij niet in staat blijken werknemers langere tijd aan zich te binden.
  

Eén van de antwoorden op dit vraagstuk vormt de flexibilisering, vooral vanuit het perspectief van het individu. We spreken in dit verband ook wel over privégeoriënteerde flexibiliteit. Dit in tegenstelling tot de capaciteitgeoriënteerde flexibiliteit die vooral aan de orde is bij de afzet- en inkoopmarkt.

Voorwaarde flexibele werktijden

Van flexibele arbeidstijden kan uiteraard alleen sprake zijn wanneer er ruimte is om te ademen. En die ruimte bestaat niet tot nauwelijks bij een 9 tot 5 cultuur waarbij voltijd werken de norm is. Immers, een 36- tot 40-urige werkweek leidt binnen een bedrijfstijdvenster van 40 uur per week tot geen of slechts een heel beperkte keuzevrijheid.
 

Twee bewegingen geven die vrijheid wel. In de eerste plaats is dat arbeidsduurverkorting. De voornaamste praktijk hiervan in Nederland, deeltijdarbeid, leidt tot een zekere mate van individualisering (= keuzegedrag) van arbeidstijden. In de tweede plaats is er de bedrijfstijdverlenging (ofwel verruiming van openingstijden). Want zelfs met een voltijdse arbeidsduur geldt dat een bedrijfstijd die de 40 uur per week overschrijdt, mogelijkheden biedt om te schuiven met de arbeidsduur.
 

Kijkend naar allerhande marktontwikkelingen (economisering van tijd) en het beleid van de overheid (op weg naar een 7 tot 7 cultuur), is het vermoeden gerechtvaardigd dat bedrijfstijd en arbeidstijd nog verder uit elkaar gaan groeien. En dat dus de voorwaarden voor flexibilisering, meer technisch gesproken, steeds beter zullen worden vervuld.

Het winstprofiel

Er zijn vele mogelijkheden om met flexibele arbeidstijden bij te dragen aan het bereiken van bedrijfsdoelstellingen. Daarom spreken wij van het winstprofiel van flexibele werktijden. Dat winstprofiel laat zien welke potentie flexibele arbeidstijden hebben op nader te bepalen resultaatgebieden in de organisatie. Die resultaatgebieden kunnen zijn gericht op drie niveaus van stakeholders: werkgever, werknemer en klant/consument. Puntsgewijs geven we de verschillende resultaatgebieden per groep.

Zoals eerder aangegeven, hebben werkgevers flexibele werktijden hard nodig om de komende decennia te overleven. Dat heeft te maken met het feit dat deze werktijden scoren op de volgende gebieden:
 

• een groter aanpassingsvermogen van de organisatie op veranderingen (duurzaamheid);
• meer efficiency door een betere afstemming tussen vraag en aanbod van arbeid;
• het inspelen op klantwensen als beschikbaarheid en reactiesnelheid (gemak voor klant; service);
• een betere positie op de arbeidsmarkt door werknemers ruimte te geven voor een goede werkprivé balans (binden en boeien).

Voor de werknemer bieden flexibele werktijden ook uitkomsten die belangrijk zijn en steeds belangrijker worden:
 

• een betere werkprivé balans door arbeidstijden te kiezen die passen bij activiteiten buiten het werk (minder tijdconcurrentie);
• het aanpassen van werktijden aan het persoonlijk ritme of fysieke mogelijkheden (bijvoorbeeld ochtend- of avondtype);
• minder wachttijden door betere benutting van infrastructurele voorzieningen (denk aan minder fileleed, rustig naar het strand op een mooie doordeweekse dag).

Ook voor de klant/consument geven flexibele werktijden interessante mogelijkheden:
 

• betere service en kwaliteit door leveranciers (tempo, timing en tuning);
• goedkopere producten en diensten doordat leveranciers efficiencyvoordelen doorberekenen.

De verschillende resultaatgebieden en de potentie van flexibele arbeidstijden laten zich per situatie vertalen in, wat we eerder noemden, het winstprofiel. Bijgaande afbeelding toont een voorbeeld.

Afbeelding : Voorbeeld van een winstprofiel bij flexibilisering van arbeidstijden

Dit figuur laat een profiel zien van een grote afdeling in een organisatie. Door seizoensinvloeden heeft deze afdeling te maken met sterke en onvoorspelbare fluctuaties in het werkaanbod en dus de capaciteitsvraag. Dankzij een schakelsysteem dat, afhankelijk van de capaciteitsvraag, de capaciteit en de arbeidsduur aanpast, wint de organisatie beduidend aan efficiency. Daarnaast gaat ook de kwaliteit van de producten omhoog.

Moeizame ontwikkeling flexibele werktijden

Flexibele werktijden worden in de praktijk meer bediscussieerd dan geïmplementeerd. Dat past bij de constatering in vele studies, dat het wijzigen van een tijdordening uiterst complex en uitdagend is. Hoe komt dat? We noemen in willekeurige volgorde een aantal belangrijke redenen.
 

• Flexibilisering van arbeidstijden geeft per definitie een zekere onvoorspelbaarheid in de verdeling van werk en vrije tijd. Die onvoorspelbaarheid en dus onzekerheid roept weerstand op bij alle betrokkenen. Wat de boer niet kent...
• Daarbij komt een reëel probleem voor de werknemer: het moeten aanpassen van de vaak gestructureerde vrije tijdsagenda. We horen wel eens de vergelijking met het ineenstorten van een kaartenhuis.
• Een ander aspect is dat de voordelen van flexibele arbeidstijden op voorhand slecht zichtbaar zijn. Het is nodig eerst een tijdje ervaring op te doen. Doorbijten (door een zure appel) is dus aanbevolen.
• De werkgever ziet de complexiteit van zijn organisatie toenemen. Het organiseren van flexibiliteit brengt een extra inspanningsverplichting met zich mee (en ook kosten). Hij stelt vraagtekens bij de beheersbaarheid en gaat twijfelen aan de baten.
• Voor de klant betekenen flexibele werktijden soms een discontinuïteit in de persoonsgebonden contacten. Ook kan de klant te maken krijgen met hogere kosten doordat de leverancier zijn kosten voor flexibiliteit doorberekent aan de klant (bijvoorbeeld een toeslag voor avondbezoek).

Noodzaak charmeoffensief

Ondanks deze bezwaren meent Déhora dat flexibele arbeidstijden nu en in de toekomst meer kansen bieden dan bedreigingen. Flexibele werktijden zijn niet alleen zakelijk gezien noodzakelijk. We zijn ervan overtuigd dat we ze ook moeten omarmen omdat ze nuttig zijn en uiteindelijk een verrijking van onze welvaart en ons welzijn betekenen.
 

Dat gaat overigens niet zomaar. In de eerste plaats is een bij de situatie passend model van flexibiliteit nodig. Er bestaan uiteenlopende modellen: schakelsystemen, multicraftmodellen, ‘under hour' systemen, jaarurensystematieken, zelfroosteren in allerlei vormen, enzovoorts. Het model bestaat echter niet. De invulling hangt af van de flexibiliteitsbehoefte en de specifieke situatie. Het gaat dus om maatwerk.

In de tweede plaats is het belangrijk om het proces dat leidt tot de invoering van flexibele arbeidstijden, uiterst zorgvuldig en professioneel uit te voeren. Het is goed te weten dat de volgende formule daarbij veelal van toepassing is:

[Resultaat] = [Proces]² x [Inhoud]

Deze formule leert dat het proces cruciaal is om het uiteindelijke winstprofiel te behalen. Dat constaterend komen we op de vraag hoe dat proces eruit kan zien. Voor dit artikel voert het te ver hier uitgebreid op in te gaan. Het toverwoord is echter weer afstemming, ofwel alignment. En daarmee bedoelen we dan niet het traditionele draagvlak. Bij alignment gaat het erom dat werkgever en werknemer in hun handelen een gemeenschappelijke weg kiezen. Een weg die tegemoet komt aan behoeften, doelen, waarden en normen van beiden. Niet verbazingwekkend staat communicatie in het proces dan ook voorop. En charme...