In het artikel "Onthaasten levert CO2- en kostenreductie op!" is aangegeven dat Vendor Management Inventory een logistiek concept is, dat onthaasten ondersteund. Dit gebeurt door de factor ‘tijd' in de keten optimaal te gebruiken. Hier zal dit verder uitgewerkt worden. Hiervoor wordt onder andere het praktijkvoorbeeld van Shell Brandstofdistributie gebruikt.
 

VMI draagt bij aan duurzaamheid van de logistieke keten

Bij Vendor Management Inventory beheert de leverancier de voorraden over zijn bedrijfsgrenzen heen, zowel gedurende transport als de opgeslagen goederen bij de klant. De klant wordt ‘voldoende beschikbaarheid' geboden in plaats van een orderproces.
 

Er zijn veel artikelen geschreven over VMI. Meestal wordt de nadruk gelegd op voorraadreductie en een hogere servicegraad. Dit is echter een gemiste kans om te benadrukken dat ook in het kader van duurzaamheid VMI een passend logistiek concept is.
 

VMI zorgt er voor dat er minder transportbewegingen nodig zijn dan wanneer er voor elke order een rit gemaakt moet worden. Zo kan er met VMI meer met full-truck-loads gereden worden, of kunnen er combinatie ritten gemaakt worden, waardoor er minder CO2 uitstoot plaatsvindt. VMI maakt optimaal gebruik van de tijd die er is om de voorraad aan te vullen. Door deze tijd efficiënt in te zetten, wordt de keten onthaast. En zoals eerder uiteengezet, leidt onthaasten tot CO2 en kosten reductie. Het voorbeeld van Shell Brandstofdistributie verduidelijkt dit.
 

Vendor Management Inventory (VMI)

Wanneer VMI wordt toegepast, meet de leverancier de voorraad van zijn afnemers en bepaalt wanneer de voorraad moet worden aangevuld op basis van afspraken met de afnemer over de minimale en maximale voorraadniveaus. De leverancier bepaalt zelf de tijdstippen van voorraadaanvulling en reduceert hiermee onder meer het aantal transportbewegingen. Ook kan de leverancier kiezen voor een andere transportmodaliteit (spoor of binnenvaart).
 

VMI geeft de meeste voordelen bij een constante en reguliere stroom van goederen, maar ook bij klein onregelmatig verbruik kan VMI toegevoegde waarde bieden. VMI is zeker niet nieuw. Eind jaren tachtig, is Wal-Mart hiermee begonnen. Sindsdien wordt VMI breder toegepast in de retail- en foodsector, maar ook in andere branches zoals de chemie en farmacie. 

De voordelen van VMI zijn over het algemeen dat de service toeneemt en de gemiddelde voorraad daalt. Daarnaast blijkt ook dat de volgende voordelen kunnen optreden:
 

• gegarandeerde voorraad door het meten van de actuele voorraad en het op tijd aanvullen hiervan. Dit levert een snellere reactietijd en tevens een groter aanpassingsvermogen aan wisselingen in verbruik op;
• vermindering van het aantal spoedbestellingen en leveringen, doordat de leverancier de actuele voorraadgegevens, en in sommige gevallen de forecast gegevens van de afnemer, ontvangt;
• vereenvoudiging van het order- en facturatieproces. De levering van de goederen is de bestelorder, waardoor eenvoudige selfbilling kan worden toegepast;
• toegenomen vertrouwen tussen de beide partijen biedt de mogelijkheid om de processen van de leverancier en afnemer nog verder op elkaar af te stemmen;
• betere productieplanning van de leverancier doordat het productieplan kan worden afgestemd op het leveringstijdstip en volume aan afnemers. Bovendien kan de productieplanning nog verder worden geoptimaliseerd als de leveranciers ook de te leveren hoeveelheid flexibel kan bepalen (zolang de beschikbaarheid maar wordt gegarandeerd).
   

Een voorwaarde voor het toepassen van VMI is het vertrouwen van de afnemer dat de voorraad altijd op tijd wordt aangevuld. Daarnaast moeten er juiste afspraken over de verdeling van de financiële voordelen en investeringen tussen de toeleverancier en afnemer worden gemaakt.

Naast deze voorwaarden hangt het succes van VMI ook af van de kwaliteit van de informatie- uitwisseling. Waar dit voorheen met name werd gedaan door fax, e-mail en telefoon, zie je dat men tegenwoordig ICT systemen gebruikt. Bijvoorbeeld door de voorraden automatisch te meten in tanks en silo's, of onttrekking van goederen uit magazijnen, of de Point of Sale  gegevens direct door te geven aan de leverancier. Daarnaast worden ook steeds meer voorspellingen in het verbruik van goederen door de afnemer aan de leverancier doorgegeven. 
 

VMI kan op drie niveaus worden toegepast:

1. Het meten van de actuele voorraad van goederen. Dit wordt veelal toegepast bij bulkproducten maar ook bij goederen in magazijnen (aanvulling op basis van voorraadstanden).
2. Op basis van actuele productieorder, verkooporder of Point of Sale informatie (aanvulling op basis van orders).
3. Op basis van voorspellingen van productieorders of verkoopinformatie (aanvulling op basis van voorspellingen).      

Alle niveaus streven naar een gezamenlijk doel, namelijk het beter afstemmen van de levering van de goederen op de vraag, zodat de gemiddelde voorraad en kosten kan worden verlaagd, zonder dat de service aan klanten in gevaar wordt gebracht.

Het toepassen van RFID biedt VMI nieuwe mogelijkheden, zoals het realtime monitoren van de productafname en de gegevens automatisch naar de toeleverancier sturen, waardoor er minder fouten worden gemaakt.
 

VMI bij Shell Brandstofdistributie

Voordat Shell VMI introduceerde, bestelden de klanten de brandstof zelf. Hierbij hielden zij rekening met de voorraad, het verbruik en de kostprijs van de brandstoffen. De orders werden door de tankstations zelf doorgebeld/gefaxt en het distributieplan werd handmatig opgesteld. Het gevolg van de door de klanten geplaatste orders was dat het opslingereffecten veroorzaakte in de distributie.

Sinds de 80er jaren past Shell op grote schaal VMI toe om de brandstof naar de Shell tankstations in Nederland efficiënt te distribueren. Toen nog veelal manueel, tegenwoordig gebruikmakend van het Shell transport systeem CROSS.
 

Automatisch wordt de voorraad en/of verkopen van de tanks gemeten en de waarden worden doorgestuurd naar Shell. Deze informatie wordt gevalideerd op kwaliteit, waarmee wekelijks nieuwe verkooppatronen worden berekend. Aan de hand van deze verkooppatronen, dagelijks inkomende voorraden, maximale vulhoogtes en andere tankinformatie worden orders automatisch gegenereerd door het CROSS systeem. De gegenereerde orders worden per tankstationhouder afgestemd, waardoor de voorraden van producten laag blijven. Ook wordt rekening gehouden met de seizoensinvloeden en specifieke dagen zoals bijvoorbeeld vakanties.
 

Nadat de orders zijn gegenereerd berekent het CROSS systeem de optimale route, rekening houdend met alle business restricties, zoals het type vrachtwagen, locatie van het tankstation, hoeveelheid van de te distribueren brandstof, de stabiliteit van de vrachtwagen na deellossing. Het doel van deze optimalisatie is het minimaliseren van het aantal te rijden kilometers zodat zo min mogelijk leveringen plaatsvinden op jaarbasis.
 

Door de toepassing van VMI door middel van het systeem CROSS is het aantal planners gereduceerd van 12 naar 1. De inschatting is dat door de toepassing van VMI en het CROSS systeem 17 procent wordt bespaard op het aantal distributie kilometers ten opzichte van de handmatige werkwijze. Dit levert ongeveer 1500 ton CO2 reductie per jaar op. Daarnaast is de schatting dat de gemiddelde brandstofvoorraad bij de klant met 20 procent is verlaagd.
 

De toepassing van VMI levert beide partijen (Shell en tankstationhouders), ondanks het complexere proces van gegevensverzameling en -verwerking, grote voordelen op. Niet in de laatste plaats is ook het mileu gebaat bij de reductie van -te vermijden- CO2 uitstoot, wat beide partijen helpt in het verminderen van de ‘carbon footprint'.
  

Tenslotte

Het voorbeeld van Shell geeft weer dat VMI het onthaasten in de keten ondersteunt. Door het vermijden van transportbewegingen en het beter beladen van ritten (grotere volume en grotere vrachtwagens) daalt de CO2 uitstoot per geleverde liter brandstof. Dit levert zowel CO2 als kostenreductie op. In de komende periode zal verder aangetoond worden dat het onthaasten ook kan plaatsvinden met behulp van andere logistieke concepten.