Logistiek.nl schreef in september 2008 dat 99 van de 100 bedrijven last heeft van logistieke verstoringen. Volgens onderzoekers van de Aberdeen Group zijn er maar weinig bedrijven die het zich kunnen veroorloven risico's te negeren en verstoringen en financiële verliezen te accepteren. De Aberdeen Group was geschokt over de uitkomsten van het onderzoek, met name over het aantal verstoringen in de logistieke keten dat bedrijven melden.
 
Logistiek risico serieus benaderen
De genoemde verstoringen in dit onderzoek waren onder andere capaciteitsproblemen van logistiek dienstverleners en hiaten in het risicoprofiel van leveranciers en klanten. Uit het onderzoek kwam ook naar voren dat bedrijven die het logistieke risico serieuzer benaderden, ook beter in staat waren risico's te managen en beheersen.

Dit zijn misschien allemaal risico's die ver van uw bedrijf afstaan, maar wat dacht u van de gevolgen van het uitvallen van een internetverbinding, een gecrashte harde schijf, software problemen, enz? Kortom, hoe afhankelijk bent u van de technologie waar u dagelijks op vertrouwt? In de huidige economische situatie is het niet ondenkbaar dat uw grootste klant van de ene op de andere dag geen klant meer is of dat de leverancier van uw leverancier omvalt.

Logistieke keten verder onder druk

Door de kredietcrisis zal de logistieke keten verder onder druk komen te staan. Er zal nog scherper worden gekeken naar besparingsmogelijkheden zoals het verlagen van voorraadniveaus. Deze (nog) lean (-er) supply chains zijn dan wel vanuit een kosten aspect beter, maar daarmee zijn ze meestal wel gevoeliger geworden voor verstoringen van buitenaf. Afname van de veerkracht of in het Engels de resilience, is de prijs die betaald wordt voor het optimaliseren van gecalculeerde variaties in een afgebakende supply chain. Middels het uitvoeren van een FMEA kunnen mogelijke verstoringen in kaart worden gebracht om vervolgens maatregelen te nemen om op een kosten efficiënte manier de leverbetrouwbaarheid te verbeteren en uw operatie meer resilient te maken tegen verstoringen van buitenaf.

De FMEA-methode

Een FMEA is een beproefde methodiek ontwikkeld door het Amerikaanse leger om op een gestructureerde manier de mogelijke faalwijzen of verstoringen in kaart te brengen en deze te waarderen. Met een FMEA kan op voorhand zichtbaar gemaakt worden wat de gevolgen zouden kunnen zijn van een mogelijk falen, om vervolgens constructieve maatregelen of procesmaatregelen te nemen. Met als doel het verkleinen of het voorkomen van gevolgschade door een verstoring of fout elders. Een FMEA kan dus gebruikt worden om producten/onderdelen te valideren maar ook om processen te evalueren.

Er circuleren veel verschillende varianten van de FMEA en afhankelijk van de situatie kunnen stappen worden overgeslagen. In het algemeen kunnen de volgende fasen worden onderscheiden:

1. Modelvorming: Bepaal de scoop van de FMEA. Welk deel van het proces of supply chain moet geanalyseerd worden?
2. Team: Een deel van de kracht van een FMEA ligt in het feit dat mensen vanuit verschillende invalshoeken het proces beoordelen. Beperk het team tot ongeveer 6 personen met ieder een specifieke achtergrond.
3.  Functie en werking: Verzamel gegevens over de opbouw en werking van het proces binnen de scope van de FMEA. Maak vervolgens een stroomschema of afhankelijkheidsschema waarin alle relevante elementen voorkomen. Deel het totale proces op in deelprocessen en beschrijf per deelproces de functie, noodzakelijke input, output en afhankelijkheid van andere deelprocessen. Bijvoorbeeld: welke gegevens heeft een systeem nodig om te weten of onderdelen bijbesteld moeten worden? Hoe verloopt het bestelproces en welke output is noodzakelijk voor de volgende activiteit? Bijvoorbeeld het inplannen in de productie.
4. Mogelijk falen: Stel bij elk deelproces de vraag wat er mogelijk fout kan gaan en benut hierbij de creativiteit van het multidisciplinaire team. De voorkeur gaat uit naar lange lijsten ten opzichte van een korte lijst met de meest voorkomende fouten. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan: kortsluiting, breken of verkeerd gemonteerde delen (hardware matige fouten) maar ook aan verkeerde of foutieve informatie (proces/software fouten). Waardoor bijvoorbeeld een order niet goed wordt ingepland bij productie. Meestal zijn er meerdere faalmogelijkheden per proces te identificeren.
5. Mogelijke gevolgen: Stel bij elke geïdentificeerde fout de vraag wat de mogelijke gevolgen kunnen zijn. Bijvoorbeeld, orderinformatie die vertraagd door het systeem gaat en daardoor productie ontregelt. Beoordeel de ernst van het gevolg met 1 t/m 10 (1 wordt niet opgemerkt door de klant en 10 veroorzaakt een langdurige wanprestatie naar de klant).
6. Kans en oorzaak: Maak een inventarisatie van mogelijke fouten/verstoringen en beoordeel deze op de kans van optreden op een schaal van 1 t/m 10 (1 is nihil, en 10 is extreem vaak). Stel bij elke fout de vraag waarom een fout zich kan voordoen en wat de oorzaak zou kunnen zijn. Maak daarna een inschatting per gevonden oorzaak op de kans van optreden. Bijvoorbeeld, een typefout kan een oorzaak zijn voor een verkeerde levering en de kans van optreden is 5 (met enige regelmaat).
7. Detectie van falen: Beoordeel op een schaal van 1 t/m 10 op welke wijze een fout kan worden gedetecteerd. Wordt er bijvoorbeeld automatisch een back-up systeem opgestart waardoor de gevolgen beperkt blijven of is het bestelsysteem dusdanig robuust dat typefouten niet onopgemerkt blijven (1 de fout wordt zeker opgemerkt en 10 de fout is alleen te detecteren door de gevolgen).
8. Waardering: Bereken het Risk Priority Number (RPN) door de waardering per fout uit stap 4,5 en 6 met elkaar te vermenigvuldigen. De waarde per fout zal dan variëren tussen 1 (1x1x1) en 1000 (10x10x10).
9. Focus: Een goede FMEA is een lange lijst met mogelijke fouten/verstoringen. Door te sorteren op RPN kan eenvoudig een korte termijn prioriteitenlijst gemaakt worden als het RPN van bepaalde fouten boven een zelf te definiëren maximum uitkomen.
10. Elimineer: Verlaag de RPN door per fout aan te geven hoe de fout kan worden geëlimineerd, de kans gereduceerd, de gevolgen beperkt of de fout kan worden gedetecteerd. Vaak zijn verschillende oplossingen denkbaar, door bijvoorbeeld de gevolgen te beperken of juist de mate van detectie te verbeteren.
11. Herwaardeer: Bereken opnieuw de RPN en maak een kosten baten analyse (KBA= (RPN_oud - RPN_nieuw) / kosten). Maak per fout de afweging tussen de kosten om het RPN te verlagen en de baten m.a.w. de robuustheid van het proces te verbeteren. Herhaal dit proces tot de RPN onder een voor u toelaatbare waarde ligt.

Verbetermaatregelen met FMEA

Door het doorlopen van deze stappen kan een proces of product systematisch worden doorgelicht om storingsgevoelige elementen te identificeren en aan de hand van het KBA gepaste actie te ondernemen. De onderstaande figuur is een voorbeeld van een FMEA met 5 verschillende processen 6 verschillende risico's en 7 verbetermaatregelen. 

 

De resultaten van een FMEA zijn afhankelijk van het moment dat deze wordt uitgevoerd. Simpelweg omdat risico's afhankelijk van het moment zijn, net als de waardering die daaraan gegeven wordt of de vraag of een verstoring wel of niet gedetecteerd kan worden. U dient de FMEA dus met enige regelmaat te herhalen.

FMEA is instrument

Het periodiek invullen van een FMEA heeft aanzienlijke voordelen, maar er schuilt ook een gevaar in het gebruik van dergelijke analyse tools. Dat is de schijn van nauwkeurigheid en het feit dat het nooit volledig kan zijn.  U doorloopt vele fasen en moet per fase aannames doen of soms simpelweg een gok. Dit betekent dat de uitkomsten niet nauwkeurig zijn en zeker niet alles omvattend. Een FMEA is dan ook een instrument om op een zo gestructureerd mogelijke manier inzicht te krijgen in de wereld van risico's, kansen en gevolgen.

Op 11 februari publiceren Bart Lammers, Walther Ploos van Amstel en Pascal Eijkelenbergh hun boek over Risicomanagement en logistiek. Dit boek beschrijft hoe bedrijven beter kunnen anticiperen op verstoringen en hierin wordt onder andere een nadere toelichting gegeven over het gebruik van een FMEA.