Door het vooraf maken van een goed plan en het tijdig nemen van de juiste maatregelen kan in ieder magazijn de kwaliteit ook in deze periode op het gewenste niveau gehouden worden en kunnen klachten van klanten worden voorkomen. Bovendien kan op deze manier bespaard worden op de extra kosten die anders zouden worden gemaakt voor bijvoorbeeld de inzet van uitzendkrachten, inschakeling van koeriers of uitbesteding van werkzaamheden.

Foto: Season greetings from Amazon UK warehouse (Photo by Bruno Vincent/Getty Images)

Gebaseerd op de praktijkervaring van Capgemini worden hier concrete tips gegeven onder andere wat betreft de samenstelling van een actieplan en te nemen maatregelen op het gebied van ketenafstemming, optimalisatie van de  personeelsbezetting en uitbreiding van de capaciteit.

Maken van een actieplan

We weten het allemaal: ‘meten is weten' en ‘bezint eer ge begint'. Een goede voorbereiding begint met inzicht in de verwachte vraag wat betreft te ontvangen goederen, orders, voorraden e.d. Wat is het verwachte volume per dag en in welke maanden, weken, dagen wordt de grootste piek verwacht? Is deze toename voor alle logistieke stromen gelijk of zijn er verschillen wat betreft klant- en productgroepen? Deze capaciteitsanalyse zal de kwantitatieve basis zijn voor de inventarisatie van knelpunten en te nemen maatregelen (zie kader).

Piekperiode evalueren

Ook is het heel verstandig om de vorige piekperiode te evalueren: wat ging goed en wat kon beter? Informatie van management en medewerkers over hun ervaringen en mogelijke verbeteringen is naast de kwantitatieve analyse van onschatbare waarde. Vervolgens kan een plan worden gemaakt hoe de capaciteit (tijdelijk) kan  worden uitgebreid.  Sommige maatregelen zullen tijdig moeten worden opgestart bijvoorbeeld omdat overleg met ondernemingsraden nodig is, er sprake is van levertijden wat materieel betreft of systemen moeten worden aangepast. Ook aan het managen van deze acties moet aandacht worden besteed: veel activiteiten zullen door warehouse managers kunnen worden uitgevoerd. Vaak is het wel verstandig om (externe) ondersteuning in te schakelen bijvoorbeeld om knelpunten en oplossingen inzichtelijk te maken en de juiste beslissingen te nemen of voor coördinatie van de uitvoering van de activiteiten. 

Ketenafstemming

De meeste winst kan worden geboekt door pieken te voorkomen of af te vlakken door ook andere partijen in de keten bij de samenstelling van het actieplan te betrekken.  Productintroducties en commerciële acties worden van te voren gepland. Voor het maken van een goed actieplan zullen deze activiteiten in de berekening van de verwachte vraag moeten worden meegenomen. Vaak is deze informatie bij de klant of commercie van het eigen bedrijf wel beschikbaar maar wordt deze niet gedeeld. Daar waar blijkt dat de planning van deze acties samenvalt met een piek in de normale productie, blijkt vaak dat in overleg met de (externe of interne) klant door het afstemmen van de planning pieken aanmerkelijk kunnen worden afgevlakt.

Daarnaast geldt dat ook andere partijen in de keten die bij de uitvoering van de logistieke diensten zijn betrokken geïnformeerd zullen moeten worden zodat zij zich ook in voldoende mate kunnen voorbereiden op de piekperiode. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers, vervoerders en (grote) afnemers.

Optimalisatie personeelsbezetting

Bij optimalisatie van de personeelsbezetting spelen twee zaken een belangrijke rol: het afstemmen van personeelscapaciteit op de behoefte en het zorgen voor goede training en begeleiding van de (tijdelijke) medewerkers.

Na het opstellen van een goede prognose van de logistieke activiteiten op dagbasis moet een personeelsplan gemaakt worden gebaseerd op het uitgangspunt dat de productie tijdig moet  zijn afgerond. Dit plan wordt afgezet tegen de werkelijk beschikbare capaciteit. Op die manier worden knelpunten inzichtelijk die kunnen worden opgelost door roosters aan te passen, samenstelling van teams te wijzigen, ploegen uit breiden e.d. Belangrijk aandachtspunt hierbij is de bezetting van sleutelposities, bijvoorbeeld bij tijdelijke uitbreiding van het aantal ploegen.

Om de kwaliteit en productiviteit van tijdelijke medewerkers op voldoende niveau te krijgen kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een versneld trainingsprogramma voor deze medewerkers gecombineerd met toepassing van visuele instructies op de werkplek. Ook het in de piekperiode anders verdelen van vaste medewerkers over teams en werkplekken waardoor het meer eenvoudige werk aan tijdelijke krachten kan worden toebedeeld kan soulaas bieden.

Uitbreiding verwerkingscapaciteit installaties en stellingen

Ook al  wordt met 10 keer zoveel mensen gewerkt en 24 uur per dag, dan nog zal blijken dat op sommige plekken in het magazijn de productie op drukke dagen niet op tijd afkomt omdat installaties onvoldoende capaciteit hebben. Zo kan de transportcapaciteit van een conveyor baan een beperkende factor zijn waardoor voorraden niet op tijd geborgen worden of kan bij het orderpicken het aantal werkstations onvoldoende zijn om tijdig het gewenste aantal orders gereed te maken. Het is zaak om dergelijke knelpunten tijdig te onderkennen en de capaciteit van installaties (al dan niet tijdelijk) hierop aan te passen. 

Naast verwerkingscapaciteit kan ook opslagcapaciteit een aandachtspunt zijn. Mogelijk moeten magazijnstellingen e.d. worden uitgebreid of de opslagstrategie worden aangepast om tijdelijk in de behoefte te kunnen voorzien. Ook het voorafgaand aan de drukke periode saneren van de magazijnvoorraad kan een maatregel zijn die weer de nodige opslagruimte creëert. 

In het uiterste geval zal blijken dat de uitbreiding van  verwerkings- en/of opslagcapaciteit niet meer binnen de huidige ruimte kan worden gerealiseerd.  Dan zal (tijdelijk) magazijnruimte moeten worden bijgehuurd of bepaalde werkzaamheden worden uitbesteed aan andere dienstverleners om in de behoefte te kunnen voorzien. Ook kan voor specifieke acties (rond de feestdagen) een separate plek worde ingericht om verstoring van het normale proces te voorkomen.

Optimalisatie beschikbaarheid installaties en systemen

Soms blijkt uit de evaluatie van vorige piekperiodes dat de beschikbaarheid van installaties en/of systemen te wensen overliet. Bij uitbreiding van werktijden of toename van de bezettingsgraad gaan sommige installaties meer storingen vertonen. In drukke periodes zal dit, zeker als het om knelpunten in het proces gaat, een te grote invloed hebben op de totale verwerkingscapaciteit. Om dit te voorkomen kunnen installaties worden aangepast of het onderhoud hiervan worden vervroegd zodat storingen zoveel mogelijk  worden voorkomen. Ook de organisatie van het onderhoud door de interne technische dienst of leveranciers kan onder de loupe worden genomen om er voor te zorgden dat als er toch storingen zijn deze zo snel mogelijk worden verholpen. En wat geldt voor installaties gaat ook op voor  het WMS. Omslachtige procedures bijvoorbeeld bij het vrijgeven van orders of lange reactietijden bij het verhelpen van storingen kunnen soms ook een (te) grote invloed hebben op de verwerkingcapaciteit van het magazijn.