Sinds jaar en dag maakt Transport en Logistiek Nederland werk van het ontwikkelen van kwaliteitssystemen. Deze systemen bieden aan transportbedrijven de mogelijkheid om zich positief te onderscheiden en op een hoger rendement te scoren.

Veel verschillen

Inmiddels zijn er verschillende kwaliteitssystemen op de markt. Veel van deze kwaliteitsregelingen zoals ISO, VCA (Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers) en de hygiënecode hebben hun oorsprong buiten de transportsector, waarmee transportbedrijven te maken krijgen op grond van eisen van klanten of regels van overheden. Echter een kwaliteitssysteem dat als zeer positief wordt ontvangen door transportbedrijven is het keurmerk Transport & Logistiek. Het keurmerk is een praktisch handvat voor ondernemers om voortdurend te werken aan kwaliteit en efficiëntie in de organisatie. Dit keurmerk is gebaseerd op het INK-managementmodel (zie hieronder). Het is een open deur te stellen dat het leveren van kwaliteit voor distributie alleen geleverd kan worden als de eigen organisatie daar ook bewust mee bezig is.

INK-managementmodel

Keurmerk Transport & Logistiek 

Het keurmerk Transport & Logistiek  is in 2001 ontwikkeld door Transport en Logistiek Nederland (TLN). Dit keurmerk is een kwaliteitssysteem, waarvoor een certificaat kan worden behaald indien de dienstverlening voldoet aan de verplichtingen die zijn opgenomen in het Reglement voor de toekenning van het Keurmerk Transport & Logistiek. De voorwaarden zijn volledig toegespitst op de transportbranche. Het reglement is sterk omdat het geen voorwaarden bevat die niet terzake doen. 

Het keurmerk beidt een aantal voordelen: 

• verbeterde bedrijfsvoering; doel van het keurmerk is het ondernemerschap binnen het bedrijf te vergroten; 
• versteviging van de marktpositie; transportbedrijven met het keurmerk onderscheiden zich van hun concurrenten. Het keurmerk biedt mogelijkheden om de relatie met bestaande klanten te verbeteren.
• vergroot het zelfbewust zijn; de transportonderneming is meer bewust van de sterke en zwakke punten van de organisatie en beseft wat wel en niet haalbaar is. Het certificaat draagt door erkenning positief bij aan de erkenning en waardering van medewerkers.

Specialisaties

Sinds 2005 zijn er twee specialisaties van het Keurmerk Transport & Logistiek mogelijk. Keurmerkhouders die liever nóg een stap verder gaan met kwaliteitsverbetering, kunnen zich opmaken voor een van deze op het keurmerk gebaseerde specialisaties. Bedrijven die met succes het traject van deze specialisaties afronden, werken qua procesbeheer op het niveau van bijvoorbeeld ISO 9001.

Specialisatie Distributievervoer

De deelmarkt Kwaliteit Distributeurs Nederland (KDN) heeft in dit verband de Specialisatie Distributievervoer ontwikkeld. De aanvullende eisen van deze specialisatie concentreren zich op twee aspecten. Op de eerste plaats gaat het om specifieke kwaliteiten die van belang zijn voor adequaat distributievervoer. Daarnaast gaat de specialisatie verder op het gebied van algemene kwaliteitsontwikkeling. 

Specialisatie Koeriers- en Expresbedrijven

Daarnaast heeft ook de deelmarkt Koeriers- en Expresbedrijven van TLN een specialisatie ontwikkeld. Nadat ondernemers in dit specifieke transportsegment het Keurmerk Transport & Logistiek hebben behaald, kunnen zij deze specialisatie verwerven. Het reglement gaat enerzijds dieper in op de algemene kwaliteitseisen, anderzijds is er een fors aantal aanvullende eisen gesteld dat geheel is toegespitst op het Koeriers- en Expresvervoer. 

Concrete tips en voorbeelden ter verhoging van de kwaliteit

Het voeren van het keurmerk levert direct efficiëntie op binnen de eigen organisatie. Deze efficiëntie leidt uiteindelijk tot een hogere kwaliteit in de bedrijfsvoering en in de distributieactiviteiten. Het keurmerk geeft handvaten om een intensievere relatie aan te gaan met leveranciers, klanten en collega-bedrijven, wat in het belang is van de totale logistieke keten. 

• Tip 1: beschrijf alle bedrijfsmatige processen in een handboek 

Het regelmatig in kaart brengen van de processen die binnen een bedrijf uitgevoerd worden, leidt tot het bepalen van processen die noodzakelijk en efficiënt zijn. Onnodige processen kunnen worden geschrapt, wat kostenbesparingen oplevert. Interne processen worden beter beheersbaar. Veelal leidt inzicht in de processen ook tot een beter rendement omdat de processen efficiënter zullen gaan lopen. 

• Tip 2: stel de kritische succesfactoren vast en benoem de prestatie-indicatoren

Door het scherp in beeld krijgen van de factoren die het verschil maken tussen winst en verlies kunnen vrij eenvoudig de kritische succesfactoren van een onderneming worden bepaald. Op basis van de kritische succesfactoren kunnen een aantal prestatie-indicatoren worden benoemd waardoor de prestatie van de onderneming te meten is. Een aantal voorbeelden van kritische succesfactoren zijn: efficiëntie, betrouwbaarheid, winstgevendheid, klant- en medewerkerstevredenheid.

• Tip 3: stimuleer kwaliteitverbeteringsvoorstellen 

Het principe ‘stilstand is achteruitgang’, geldt zeker voor het continue verbeteren van de kwaliteit binnen de onderneming. Verbeteringsvoorstellen dienen gedragen te worden door de gehele organisatie. Veelal worden deze verbeteringen bottum-up voorgesteld. Voor de organisatie is het van belang om het indienen en de opvolging van deze verbeteringsvoorstellen te structuren, bijvoorbeeld door het indienen via een formulier. Voor het stimuleren van het indienen van voorstellen zal een terugkoppeling gegeven moeten worden aan de melder. Uiteindelijk zal de organisatie ook daadwerkelijk waar mogelijk is de verbeteringen doorvoeren en zal dit wekelijks worden besproken met de coördinator.

• Tip 4: registreer alle gegevens, handlingen, fouten en verbeterpunten

 Door het vastleggen van alle gegevens kan het beleid van de onderneming continu worden geanalyseerd. Op basis van deze evaluatie kan het beleid worden gevolgd of worden bijgesteld. Deze gegevens zijn ook nuttige voor de evaluatiegespreken met klanten en toeleveranciers. Het helpt bij tariefsonderhandelingen omdat je makkelijker kunt aantonen wat de geleverde kwaliteit is. Daarover is dus minder discussie. Hetzelfde geldt eigenlijk voor functioneringsgesprekken.

• Tip 5: Stel alle medewerkers op de hoogte van het handboek

Medewerkers werken efficiënter en effectiever als ze ook op de hoogte zijn van de processen die beschreven zijn in het handboek. Iedere medewerker weet dan wat hij of zij moet doen onder bepaalde omstandigheden. Voor nieuwe medewerkers is het ook erg handig om snel en makkelijk ingewerkt te kunnen worden. Dit biedt uiteindelijk alleen maar voordeel voor het bedrijf en blijft de kwaliteit van de organisatie gewaarborgd. 

• Tip 6: Investeer in het Keurmerk Transport en Logistiek

De transportondernemers krijgen door het invoeren van het Keurmerk Transport en Logistiek de mogelijkheid objectief aan te tonen dat hun onderneming aan alle eisen voldoet waaraan een professionele transporteur moet voldoen. Het objectieve karakter wordt gewaarborgd doordat controle plaatsvindt door een onafhankelijk bureau dat kijkt of aan alle voorschriften wordt voldaan. Wordt aan alle eisen voldaan dan mag de onderneming het keurmerk voeren en kan zij zich onderscheiden van andere ondernemingen.

Hieronder worden een aantal concrete voorbeelden van bedrijven die inmiddels het certificaat hebben ontvangen, beschreven:

“Keurmerk bracht efficiëntie”

“Een belangrijk voordeel van het keurmerk is dat we onze in- en externe klachten goed zijn gaan bijhouden en vooral coördineren. We willen van onze fouten leren en voorkomen dat dezelfde fouten opnieuw worden gemaakt. Met een goede coördinatie bereiken we bovendien dat we ook echt de oorzaak aanpakken. We betrekken ook onze klanten bij de verbeteringen.”

(Coos Brouwer van Brouwer Transport in Mijndrecht)

“Concrete voordelen”

“Gaandeweg bleek de voorbereiding ook voor onszelf concrete voordelen op te leveren. Zo hebben we een heldere aanpak gerealiseerd voor voertuigonderhoud, zichtcontroles, begrotingen en functioneringsgesprekken. Bovendien zijn we gestart met tevredenheidsmetingen onder klanten en onder medewerkers.”

(Dennis Nouwens van Nouwens Transport in Breda)

“Keurmerk en ISO”

“Sommige klanten vragen om ISO. Hen proberen we dan duidelijk te maken dat het keurmerk voor uitbesteding van vervoer tenminste gelijkwaardig is aan ISO. Op bepaalde onderdelen stelt het keurmerk zelfs veel specifieke eisen. Dit zijn bijvoorbeeld eisen voor voertuigen, voertuigonderhoud, verzekeringen en naleving van de CAO.”

(Jaap Lucas van Lucas Logistics in Raamsdonkveer)

Intussen hebben ongeveer 60 transportondernemingen het Keurmerk Transport & Logistiek. De insteek van deze bedrijven om mee te doen aan het certificeringproces kan tweeledig zijn. De ene onderneming is ermee begonnen om zich te kunnen onderscheiden in de markt, het andere om de kwaliteitsaspecten binnen de organisatie scherper te stellen. Beide doelstellingen worden bereikt in het proces.

Kwaliteit Distributeurs Nederland

De deelmarkt Kwaliteit Distributeurs Nederland van Transport en Logistiek Nederland (TLN) is een deelmarkt die zich sterk richt op de kwaliteit van het distributieproces en de geleverde dienstverlening. Bij deze deelmarkt zijn circa 120 bedrijven aangesloten. Deze transportorganisaties zijn gespecialiseerd in het distributievervoer. Onder distributievervoer wordt het volledige logistieke proces verstaan, omvattende het collecteren van zendingen inclusief het laden vanaf één of meerdere afhaaladres(sen), het overslaan en groeperen in een distributiecentrum waar kortstondige opslag en voorraadbeheer plaatsvindt, en vervolgens het distribueren naar één of meer afleveradres(sen) inclusief het lossen. In de huidige distributiemarkt komt het aan op perfecte dienstverlening waar kwaliteit een steeds grotere rol gaat spelen. Leverbetrouwbaarheid en het voorkomen van schade zijn belangrijke factoren binnen de branche en is dus een hoog kwaliteitsniveau van de dienstverlening gewenst.

Beleidingstraject

TLN biedt u de mogelijkheid een professionele consultant in te huren die u ondersteunt bij het behalen van het Keurmerk Transport en Logistiek. Het is niet verplicht om zo’n begeleider in te schakelen, maar het blijkt dat veel ondernemers het prettig vinden dat een deskundige hen helpt bij het proces om aan de Keurmerkeisen te voldoen. De kosten van de begeleiding hangen af van de mate waarin een beroep gedaan wordt op de begeleider.