Na een aantal jaren denk ik dat het weer eens tijd wordt voor een kritische beschouwing over MRP/ERP. Niet omdat het zo’n slechte filosofie is maar omdat ondernemingen een te rooskleurige kijk wordt voorgeschoteld. Soms doet de dure software niet wat de koper er van had verwacht waarbij je de vraag kunt stellen:”Had de koper het moeten weten of had de verkoper het moeten vertellen”. Voor beide opvattingen is iets te vertellen maar om aan alle onzekerheid een eind te maken: “Back-to-the-MRP-Basics”.

MRP – de uitgangspunten

De MRP-filosofie is bekend geworden door Joseph Orlicky in de 70-er jaren. De filosofie, die eigenlijk een soort rekenmechanisme was, had een aantal uitgangspunten. Hij was er op gericht om onnodige opslingereffecten in de keten te voorkomen door een verschil te maken tussen de onafhankelijke vraag (naar eindproducten) en de afhankelijke vraag (naar onderdelen). Wanneer de onafhankelijke vraag naar fietsen van 100 naar 125 stijgt, moet de vraag naar wielen van 200 naar 250 stijgen (van 300 naar 375 als het driewielers zijn). Om te weten wat je moet maken zijn er vraagcijfers en een correcte stuklijst nodig. Hij veronderstelde de vraag bekend en vast gedurende de hele cumulatieve doorlooptijd (productie+inkoop). Doorlooptijden moeten ook bekend en vast zijn en voorraadgegevens correct. Met andere woorden, er is geen sprake van onzekerheid. Dus was er in de filosofie ook geen noodzaak voor het begrip veiligheidsvoorraad, er was immers geen onzekerheid! En last-but-not-least, de capaciteit is oneindig. Niet wat je noemt echt realistische uitgangspunten, maar ze gelden helaas nog wel voor alle commerciële hedendaagse ERP software!

MRP-II

Omdat bovenstaande ook 30 jaar geleden lastig was om mee te werken ontwikkelde men een nieuwe filosofie het capaciteitsverhaal mee te nemen. De “driving-force” was het zogenaamde MPS (Master Production Schedule) dat op aggregaat niveau gevraagde capaciteit en beschikbare capaciteit met elkaar in balans bracht. Niet dat op lagere niveaus geen problemen meer zouden optreden, maar deze waren hopelijk oplosbaar. Deze nieuwe filosofie werd Manufacturing Resources Planning genoemd, afgekort MRP-II. Bedrijven die dus geen werkende MPS-module hebben of geen formele MPS-meeting, werken in principe nog altijd met het klassieke MRP-I rekenmechanisme met al zijn “verouderde” veronderstellingen. Maar het MPS en MRP-II kennen ook impliciet enkele veronderstellingen vastgelegd in de uitspraak “ Het MPS moet realistisch zijn”. En realistisch wil zeggen dat de vraaginformatie klopt, de beschikbare capaciteit inderdaad beschikbaar is en de doorlooptijden realistisch. En daar zit een groot probleem.

Parameters zijn los zand?

In geen enkel MRP/ERP pakket is er een verband tussen de grootheden vraag, seriegrootte, doorlooptijden en (veiligheids)voorraad. De gebruiker kan (of moet) hier maar zelf parameterwaarden invoeren die los van elkaar staan. Helaas zal bij het stijgen van de vraag en gelijkblijvende capaciteit, de doorlooptijd normaliter toenemen. Ook het veranderen van seriegroottes heeft tot gevolg dat de doorlooptijd verandert. En een veranderende doorlooptijd heeft ook effect op de benodigde veiligheidsvoorraad. Dus wanneer een van de input (stuur) parameters verandert moet een aantal andere parameters mee veranderen. MRP/ERP doet dat niet voor je, dat moet je dus zelf doen en liefst goed. MRP is goed in het uitspuwen van uitzonderingsboodschappen, maar minder goed in het oplossen van problemen. Verkeerde of verouderde parameters zorgen voor veel ellende.  Firm planned orders, reschedulings-boodschappen en pegging-mogelijkheden zijn de handmatige tools, die een MPS-planner aangereikt worden. Maar of hij daar zo gelukkig van wordt wanneer hij met verkeerde parameterinstellingen moet werken.

Wat nu?

Vanuit planningsoogpunt kun je met een beperkt aantal producten misschien net zo goed (of beter) met Excel blijven werken, hoewel onze softwareleveranciers u anders willen laten denken. Maar een ERP pakket doet natuurlijk meer; het zorgt voor een goede administratieve afhandeling en het zorgt voor eenduidige data-afhandeling en meer van dit zeer nuttige dingen, waar een hedendaagse onderneming niet zonder kan. Het gaat dan ook te ver om te zeggen dat ERP-pakketten geen toegevoegde waarde zouden hebben. Alleen de P van Planning als in Besturing is binnen ERP pakketten nog steeds ver te zoeken. Een onderneming moet daarom zelf borgen dat de ingevulde parameterwaarden correct ingevuld zijn. MRP gaat er immers van uit dat er sprake is van een situatie die onder controle is!

Lees ook:

• Meerderheid maakt planning in ERP (onderzoek 2004)
• Het verschil tussen ERP en APS (expertartikel)
• Managementboeken over ERP (boekenrubriek)