Nieuwe douaneregels moeten
supply chain security verbeteren

De Europese Commissie heeft een eCustoms offensief ingezet, met als doel het bouwen van veilige, interactieve en toegankelijke elektronische douane systemen die moeten leiden tot:

1. Efficiëntere douane afhandeling

2. Reduceren van administratieve kosten

3. Ondersteunen van de handel

4. Vergroten van ‘security & safety’

5. Verbeteren beveiliging van milieu en consument

Invoeringsproblemen eCustoms

Het eCustoms offensief heeft problemen ondervonden doordat bestaande elektronische douane- en bedrijfssystemen niet op elkaar waren afgestemd. Er werden verschillende eisen gesteld aan certificering en bijvoorbeeld de elektronische handtekening. De Europese Commissie had geen ervaring met het definiëren van ‘security & safety’ maatregelen. Evenzo hadden de EU douane administraties geen deskundigheid met betrekking tot het toepassen van dergelijke maatregelen.

Inmiddels zijn betrokken partijen geïdentificeerd en bestaande douanesystemen beschreven. De gebruiksvereisten inclusief links tussen benodigde douanesystemen en functionele specificaties zijn gedeeltelijk vastgesteld in 2006 en worden doorontwikkeld in 2007. De Europese Commissie is inmiddels bijgeschoold op het gebied van ‘security & safety’ en heeft een ‘customs security program’ uitgerold. De Verenigde Staten heeft op het gebied van ‘security & safety’ de nodige ervaring opgedaan in het kader van het terrorisme bestrijdingsprogramma CT-PAT. Zij is nu samen met de EU aanbevelingen overeengekomen in het kader van de ‘customs cooperation on transatlantic supply chain security’.

‘Common Risk Management System’

De Europese Commissie introduceert vanaf 1 juli 2009 douane controles op basis van een geavanceerd en geautomatiseerd risicoanalysesysteem, het zogenaamde “Common Risk Management System”. In voorbereiding hierop voert zij momenteel de volgende maatregelen door:

• EU exporteurs worden verplicht vanaf 1 juli 2007 gebruik te maken van het Export Control System (ECS). Dit systeem stelt verschillende douanekantoren in staat om elektronisch informatie uit te wisselen. Dit systeem is de voorloper van het in 2009 te introduceren Automated Export System;
• De Europese Commissie ontwikkelt een ‘pre-arrival’ en ‘pre-departure’ notification system. Een systeem dat goedereninformatie communiceert voor aankomst en voor vertrek met douanekantoren.
• Vooraf overleggen van specifieke data in de ‘pre-arrival’ en ‘pre-departure’ notification, ten behoeve van uitvoeren van risicoanalyses.
• Nieuw Comunautair Douanewetboek (CDW) die 1 januari 2008 van kracht is, eist dat elektronische systemen van marktdeelnemers op 1 juli 2009 zijn afgestemd op het ‘pre-arrival’ en ‘pre-departure’ notification systeem.
• Om de data integriteit in het ‘Common Risk Management System’ te garanderen, dienen marktdeelnemers betrouwbare data aan te leveren. Om dit te bewerkstelligen formuleert de Europese Commissie criteria in het CDW waaraan marktpartijen dienen te voldoen. Marktdeelnemers die aan een gedegen onderzoek onderworpen zijn verkrijgen een Authorised Economic Operator (AEO) status.

AEO security & safety

Alle marktdeelnemers gevestigd in de EU kunnen per 1 januari 2008 opteren voor de status van geautoriseerde marktdeelnemer (AEO). Voor de AEO status komen bedrijven in alle schakels van de supply chain in aanmerking. Het gaat dus om de fabrikant, exporteur, expediteurs en douane expediteurs, opslagbedrijven, vervoerders en importeurs. De wetgever kent drie AEO varianten, namelijk:

• AEO Customs Simplifications,
• AEO Security and Safety (ook wel het Customs Security Program),
• Een combinatie van de hierboven genoemde varianten.

Recente schattingen geven aan dat in Nederland ongeveer 6000 bedrijven en in grotere landen zoals Duitsland en de UK 65.000 en 30.000 bedrijven in aanmerking komen. De AEO status is onder voorwaarden ook te bereiken voor marktdeelnemers die niet in de EU zijn gevestigd. Ook een ‘group of companies’ zou zich kunnen kwalificeren. De schakels die zich buiten de EU bevinden, moeten aan veiligheidsnormen voldoen. Het raamwerk dat is neergelegd door de World Customs Organization dient als een richtlijn voor niet-EU douane administraties. Uiteindelijk zou dit raamwerk moeten leiden tot een volledig beveiligde supply chain van de fabrikant tot en met de consument.

AEO pilots

De Europese Commissie heeft in 2006 een pilot uitgevoerd ten behoeve van de AEO “customs simplifications” (pdf-bestand). De uitkomsten van deze pilot worden verwerkt in de definitieve guidelines die de Europese Commissie medio dit jaar zal publiceren.

Douane administraties hebben weinig tot geen ervaring met het fenomeen “security”. Toezicht op de safety maatregelen vindt in Nederland in praktische zin niet plaats door de douanedienst. De Nederlandse douane heeft in 2006 op beperkte schaal pilots gedraaid om ervaring met dit onderwerp op te doen. Naar aanleiding van verzoeken van diverse belangenorganisaties is de Nederlandse douane in januari 2007 een pilot op het gebied van AEO safety en security gestart. De geselecteerde bedrijven vertegenwoordigen zoveel mogelijk de diverse schakels van de supply chain. De uitkomsten van de pilot worden medio dit jaar verwacht en de Nederlandse douane zal de opgedane ervaringen bespreken met de Europese Commissie.

Marktdeelnemers moeten participeren

Het is duidelijk dat de gekozen brede eCustoms aanpak van de Europese Commissie veel verder gaat dan alleen “security & safety” en de export. Het gehele toezichtsysteem zal veranderen en dit betekent dat exporteurs en ook importeurs alle relevante gegevens geautomatiseerd moeten aanleveren. De Europese Commissie stak al vele honderden miljoenen euro in dit prestigieuze project. Het is dus een illusie om te denken dat marktdeelnemers zich kunnen onttrekken aan het nieuwe beleid. De vraag is dus niet of, maar slechts wanneer je als marktdeelnemer moet participeren.

De impact van de AEO status op de keten en de impact op individuele marktdeelnemers lijkt aanzienlijk. Reeds gepubliceerde richtlijnen suggereren raakvlakken met bedrijfsprocessen gerelateerd aan logistiek, security & safety, interne financiële controle en IT systemen. Al jaren worden marktdeelnemers geconfronteerd met diverse vereisten ten aanzien van kwaliteit, veiligheid en financiële interne controle. Om deze vereisten te managen worden vaak bedrijfsspecifieke procedurele systemen ingeregeld, systemen die relevante aspecten in bedrijfsprocessen borgen. Het doel van deze procedurele borging verschilt van de AEO ambitie, echter de borgingssystematiek is uitermate geschikt om specifieke AEO vereisten te projecteren op bedrijfsprocessen.

De Europese Commissie zal medio dit jaar bestaande conceptuele AEO guidelines verfijnen met security & safety vereisten. Marktdeelnemers kunnen op basis van de gepubliceerde AEO vereisten de reeds geïmplementeerde borgingssystemen uitbreiden met die aspecten waarin AEO vereisten afwijken van bestaande. Voor marktpartijen die toewerken naar de AEO status, is het belangrijk een heldere startanalyse uit te voeren. Deze analyse stelt marktdeelnemers in staat verbetertrajecten te focussen op AEO systeemintegratie met optimale benutting van bestaande systemen.

Lees ook:

• Hoe werkt het AEO certificeringsproces? (vraagbaakartikel)
• Douaneregels gaan veranderen, maar waarom? (expertartikel)
• Tips en sites over douaneregels (vraagbaakartikel)
• Kodak verdient douane software in vier maanden terug (nieuws, 6 maart 2007)
• Goedereen aangeven zonder vergunning (nieuws, 6 maart 2007)