Het proces om te komen tot Authorised Economic Operator (AEO)-certificering ziet er als volgt uit:

1. Aanvraag

De AEO aanvraag moet worden ingediend bij de lidstaat waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden, of waar de algemene logistieke beheersactiviteiten van de aanvrager plaatsvinden.

2. Formele Voorwaarden

De aanvrager moet voldoen aan de volgende formele voorwaarden:

Niet veroordeeld zijn voor een strafbaar feit verband houdend met de economische activiteit en er mag geen faillissementsprocedure lopen tegen de aanvrager.

In principe moet de aanvrager gevestigd zijn in de Europese Gemeenschap.

3. Normen en criteria

Om dit certificaat te kunnen verkrijgen moet onder andere aan de volgende normen worden voldaan:

In het verleden (laatste drie jaar) hebben voldaan aan douaneverplichtingen:

Aanwezigheid van een geautomatiseerd systeem dat handels- en transportgegevens beheert zodat douane controles kan uitvoeren;

• Voor douanecontrole toereikende administratie;
• Toegankelijkheid administratie;
• Statustoekenning (niet) communautair;
• AO/IB gerelateerd aan aard en omvang bedrijf;
• Procedures voor behandeling economische vergunningen;
• Passende maatregelen bewaarplicht;
• Bewustwording van personeel over het naleven van de douanewetgeving;
• Passende maatregelen voor informatiebeveiliging.

Bewezen financiële solvabiliteit (over afgelopen drie jaar):

Toereikende veiligheidsnormen;

• Fysieke veiligheidseisen gebouwen;
• Toegangscontrole gebouwen en terreinen;
• Procedures afhandeling goederen;
• Fysiek onderscheid in behandeling goederen met in- en uitvoerrestricties;
• Zicht op (betrouwbaarheid) zakenpartners;
• Onderzoek en screening personeel;
• Bewustwording van personeel over veiligheid;
• Steunen op internationaal erkende security en safety certificaten.

De douaneautoriteiten zien er ook op toe dat de AEO aan de opgelegde voorwaarden blijft voldoen.

4. Risicomanagement

Risico’s maken deel uit van het bedrijfsleven. Het is de bedoeling dat de douane de significante risico’s onderkent, daaraan grenzen stelt en (al naar gelang het bedrijf) maatregelen neemt om deze te beperken. Uitgaande van de hiervoor beschreven normen en criteria zal de aanvrager een document moeten opstellen op basis van het onlangs geïntroduceerde Compact-model van de EU (pdf bestand).

Zodra een duidelijk beeld is verkregen van de mate waarin een bedrijf voldoet aan de normen en criteria en daarbij is bepaald op welke wijze een bedrijf zal omgaan met de bijbehorende risico’s, kunnen de volgende conclusies worden getrokken:

• Het certificaat kan worden afgegeven omdat er geen resterende risico’s zijn;
• Het bedrijf moet de nodige verbeteringen aanbrengen alvorens het certificaat te verkrijgen;
• De AEO status wordt niet verstrekt.

Auteurs:

• Noël Egberts, adviseur bij Loyens & Loeff
• Stefan Hermes, managing partner bij Process Improvers

Lees ook:

• Douaneregels gaan veranderen, maar waarom (expertartikel)
• Regelgeving voor supply chain security (expertartikel)
• Tips en sites over douaneregels (vraagbaakartikel)