Het Nederlandse bedrijfsleven wordt in toenemende mate geconfronteerd met steeds sneller veranderende behoeften van de consument. Als gevolg hiervan hebben afnemers ook steeds specifiekere wensen ten aanzien van de producten en diensten van haar leveranciers. Afnemers gaan daarom intensievere en duurzamere samenwerkingsverbanden aan met steeds minder leveranciers, waaraan bovendien hogere eisen worden gesteld. Deze ontwikkelingen dwingen ondernemingen zichzelf de vraag te stellen of zij het in eigen beheer houden van de intern transportvloot nog renderend kunnen uitvoeren, of dat een uitbesteding een betere optie is.

 

Aan het stroomlijnen van de gehele logistieke keten en de besturing daarvan wordt in toenemende mate strategisch belang toegekend. Het uitbesteden van logistieke activiteiten door ondernemingen is een logisch gevolg op het proces van verticale differentiatie.

 

Ook het uitbesteden van het beheer van intern transport is steeds actueler. Gedreven door de golf van uitbesteden aan specialisten, met als resultaat meer flexibiliteit tegen een interessant prijskaartje, kiest het management vandaag niet alleen meer tussen aankopen of leasen van handling equipment, maar neemt ook het huren in overweging.

 

Eigendom met beheer

 

De selectie van de juiste leverancier van intern transportmaterieel is een tijdrovende aangelegenheid. Vaak wordt er gebruik gemaakt van een long list van leveranciers om die te reduceren naar een shortlist van drie leveranciers waarmee het inkoopproces wordt ingegaan. Hierbij spelen vroegere ervaringen met leveranciers een rol, zijn referenties belangrijk, wordt er naar het productaanbod gekeken en komt een groot aantal commerciële en inkooptechnische aspecten op tafel.

 

Omdat het voor bedrijven veelal geen routineaankoop is, er grote bedragen met de aankoop gemoeid zijn en omdat de aankoop langdurige gevolgen voor de organisatie heeft, spreekt het voor zich dat een dergelijk tenderproces een tijdrovend en omvangrijk proces is.

 

Het is zinvol om bij het tenderproces een team te betrekken bestaande uit bijvoorbeeld de logistieke manager, de warehouse manager, de facility manager en daarnaast de betreffende inkoper, iemand die de financiën representeert en de technische dienst of een gebruiker.

 

Eén van de vraagstukken die het team bij het tenderproces tegen zal komen is de bepaling van de juiste specificaties van het aan te schaffen materieel waarbij uit diverse variabelen de juiste keuze gemaakt moet worden. Hierbij kan worden gedacht aan hefhoogtes, hefcapaciteit, bouwafmetingen, draaicirkels, maar ook de batterijcapaciteit, de voorzetapparatuur en het type mast. En waarschijnlijk het meest complex; de restcapaciteiten, lastzwaartediagrammen en de samenstelling van de totale vloot.

 

Na de eerste gesprekken en referentiebezoeken, volgt de vergelijking van de offertes. Vaak blijkt het wat minder eenvoudig om de offertes simpelweg naast elkaar te leggen en te vergelijken. Om appels met appels te vergelijken en niet met peren zoals vaak nog gebeurt, is het belangrijk om eerst alle objectieve en subjectieve factoren te bepalen, waaraan een prijskaartje hangt. Om kosten inzichtelijk te maken kan het management gebruik maken van een kosten calculatietool Total Cost of Ownership (TCO).

 

Vragen die in dit geval beantwoord moeten worden zijn o.a.: Welk merk truck en type is het meeste geschikt voor de vereiste taak? Wat kost het onderhoud, wie houdt het onderhoudsplan bij en voert het uit? Wat zijn de financiële risico’s bij extra onderhoud, reparatie, schadeherstel en dergelijke? Wat is de gewenste reponsetijd? Wat is de levensduur van de batterij? Hoe kun je de heftruckvloot laten meedeinen met pieken en dalen? Hoe kun je veranderingen in assortiment opvangen?

 

Een helder inzicht in kosten over een periode van pakweg vijf tot zeven of zelfs

tien jaar is gewenst. Door een goed inzicht te hebben in de totale kosten en de kostenbeïnvloeders gerelateerd aan intern transportmaterieel, door het reduceren van schades en door het afstemmen van kosten naar rato van gebruik, kunnen kosten beheersd en bespaard worden.

 

Voorbeeld kostenplaatje   Berekening van directe kosten bij de koop van 20 gemiddelde elektrische vorkheftrucks
Aanschafprijs van 20 trucks à € 27.500,-	€ 550.000,00
5 extra tractiewisselbatterijen	€ 16.000,00
Rente (5%)	€ 28.300,00
Reparatie en onderhoud (2000 draaiuren)	€ 78.000,00
WAM-verzekering	€ 4.537,50
Verzekering casco	€ 5.225,00
Afschrijving per jaar (5 jaar)	€ 113.200,00
Subtotaal kosten per jaar	€ 229.262,50
Subtotaal kosten per 5 jaar	€ 1.146.312,50
Overige kosten:
Jaarlijkse keuringkosten BMWT/VeBit	€ 1.000,00
Energie (laadstroom) en waterkosten	€ 3.240,00
Kosten tractiebatterij wisselstation	€ 1.500,00
Jaarlijkse veiligheidsinspecties laad/wisselstation	€ 500,00
Loonkosten chauffeur bij 2-ploegendienst	€ 1.200.000,00
Totaal kosten per jaar	€ 1.435.502,50
Totaal kosten per unit	€ 71.775,13
Totaal kosten per effectief draaiuur	€ 35,89
Nog te berekenen indirecte kosten:
Stilstand (improductieve uren)	variabel (p.m.)
Verwervingskosten	variabel (p m )
Administratiekosten	variabel (p.m.)
0verheadkosten	variabel (p.m )
Opleidingen en trainingen	variabel (p m )

 

Nieuwe mogelijkheden

 

Al geruime tijd bestaan er alternatieven voor het kopen en in eigendom houden van intern transportmaterieel, bekend onder de termen leasing (financial lease), rental (lease + full service + verzekering, ook wel operational lease genoemd) en huur waarbij nog het onderscheid tussen lange en korte termijn huur gemaakt kan worden.

 

Heftrucks, reachtrucks, of elektrische pallettrucks off balance boeken door de toepassing van leaseconstructies is genoegzaam bekend. Inmiddels hebben een aantal ondernemingen ervaring opgedaan met de leasing-, rental en huur-producten en zijn de voor- en nadelen beter bekend.

 

De keuze voor wel of niet outsourcen is afhankelijk van financieel economische aspecten zoals investering van kapitaal en het return on investment. Daarnaast zijn mogelijke fluctuaties in de vraag naar het product, de beschikbaarheid van personeel en materieel en de focus op kernactiviteiten belangrijke factoren.

Is het management geconcentreerd op het draaiende houden van de productie en/of logistieke operaties dan is een partner die hen behulpzaam is om het intern transportmaterieel continu af te stemmen op de actuele behoefte zeer welkom.

 

Voor- en nadelen eigen beheer, leasing/rental, huur

 

	Eigen Beheer	Leasing/Rental	Huur
Investering	Investering eigen kapitaal	Geen investering Vermogen is alternatief aanwendbaar Cashflow transactie mogelijk	Geen investering Vermogen is alternatief aanwendbaar Cashflow transactie mogelijk
Contractperiode	Vast	Vast	Flexibel
Flexibiliteit, inspelen op wijzigingen	Niet flexibel	Niet flexibel	Flexibel
Kennis en deskundigheid	Eigen beheer	Gedeeld	Eigen kennis zal afnemen Juiste advies
Controle	Direct	Geen directe controle	Geen directe controle Eén aanspreekpunt
Personeel & administratie	Eigen personeel en kosten Eigen tijd en kosten	Minder tijd en kosten Afhankelijk van overeengekomen contract	Geen extra tijd en kosten Zorgeloos
Service en reparaties	Extra kosten Onverwachte kosten	Afhankelijk van overeengekomen contract	Optimaal onderhoud Geen onverwachte kosten
Kostenoverzicht	Vaste kosten Geen inzicht in totale kosten	Afhankelijk van overeengekomen contract	Vaste kosten worden variabel Helder en overzich­te­lijk Kosten ademen mee met bedrijfsactiviteit

 

Kleinere productie of logistieke ondernemingen met een beperkt aantal trucks in gebruik, geven veelal de voorkeur aan een eigen vloot. Beursgenoteerde multinationals met bijvoorbeeld meer dan vijftig units kiezen vrijwel allemaal heel bewust voor lease of huur.

 

Veel bedrijven maken gebruik van een sale-and-rent-back constructie. Het hele eigen heftruckpark wordt verkocht aan een leverancier; dat kan een officiële merkimporteur zijn, een onafhankelijke dealer of een verhuurbedrijf. Vervolgens kijkt deze leverancier naar de behoefte en werkt stapsgewijs toe naar de optimale heftruckvloot. Hij ruilt trucks om met modellen die beter geschikt zijn voor het werk dat moet worden gedaan. Als de omstandigheden veranderen, past hij het heftruckpark aan.

 

De leasing, rental en huur producten spreken over het verhuren van een functie, en die moet toegesneden zijn op zijn taak en passen binnen de logistieke omgeving van de klant.

 

Met een huurvloot kun je de behoefte flexibeler afstemmen op de benodigde trucks. Deze flexibiliteit kan helpen een maximale kwaliteit en efficiency te bereiken. Het intern transportmaterieel wordt immers afgestemd op de te verrichten dienst en past binnen de productie of logistieke omgeving. Daarnaast is de vloot altijd in topconditie, heeft de vloot de juiste samenstelling en is er inzicht in de totale kosten. Een hechte samenwerking tussen producent en leverancier en een leverancier die meedenkt zijn daarbij wel randvoorwaarden.

 

Gegeven de trend van steeds verdere flexibilisering, de concentratie op de kernactiviteiten en financiële drijfveren als cashflow-denken en redementseisen, sluiten fleetmanagement oplossingen voor intern transportmaterieel daar uitstekend op aan en zullen zeker ook een belangrijke positie in de markt veroveren.