Tracking & tracing kan mooie dingen doen voor de goederenstroombeheersing in een organisatie. Maar het kan ook chaos veroorzaken. Een producent conserven ondervond dit in de praktijk. Het bedrijf werd geconfronteerd met nieuwe wetgeving. Voortaan moest men op elk moment kunnen nagaan welke blikken, groenten en toevoegingen waren aangevoerd, waar ze vandaan kwamen en naar welke klanten ze werden verstuurd. Geen punt, de afdeling automatisering had de oplossing al klaar. Tracking & tracing was iets wat ze al langer wilden, maar dat was steeds gestuit op praktische bezwaren . Maar met de nieuwe wetgeving als extra argument werd het besluit er doorgedrukt - de IT-afdeling ging ervoor zorgen. Een WMS-pakket werd aangeschaft, waarbij alleen de functionaliteit voor tracking & tracing werd geïmplementeerd, zodat het pakket sneller functioneel zou zijn. Er werden interfaces gebouwd, truckterminals en scanners gemonteerd en alle pallets en locaties kregen barcodestickers. Tot slot gingen de vorkheftruckchauffeurs in training om te leren hoe ze met de truckterminals moeten omgaan en na een testperiode kon het startsein worden gegeven. Het systeem stuurde voortaan alle bewegingen aan. En dat was net te veel.

Na scanning gaf het systeem de geproduceerde pallets een inslaglocatienummer in het inrijstellingen- magazijn, waarna ze werden weggezet. Iedere productiebatch op een eigen locatie, want zo was het geprogrammeerd. Daardoor wees het systeem telkens een nieuwe locatie toe als er een nieuwe productiebatch van hetzelfde artikel werd aangevoerd. Terwijl er normaal dertig pallets op een locatie pasten, stonden er nu maar vijftien, omdat de productiebatches niet groter waren. Doordat halflege inslaglocaties stonden geregistreerd als bezet, was er al snel geen ruimte meer. De goederenontvangst kwam tot stilstand. Ook bij productie ontstond opeenhoping. Vroeger, als het te verpakken product op was, bewaarde men de aangebroken pallets met verpakkingen op de afdeling voor de volgende productierun. Nu moesten ze terug naar het grondstoffen- magazijn. Maar daar bleven de halve pallets gewoon staan, omdat ze niet mochten worden vermengd met andere batches. Uiteindelijk kwamen ook machines stil te liggen, omdat de benodigde verpakkingen niet aanwezig waren. De paniek sloeg toe.

Dit alles had eenvoudig voorkomen kunnen worden door minder eenzijdig te werken. Bij de implementatie was de nadruk te veel komen te liggen op de automatisering. Op zich is het niet onlogisch om een dergelijke verandering als een IT-project te zien, omdat daar vaak de grootste risico’s liggen. Maar vergeet dan niet de organisatie aan te passen. Het is essentieel vooraf in kaart te brengen welke gevolgen tracking & tracing voor het logistieke concept zal hebben. Met leveranciers en productie moeten afspraken worden gemaakt over batchgroottes. De stellingen moeten worden aangepast aan de nieuwe opslagmethodiek. Er moet een plan komen voor de restpartijen. Pas als dat alles is uitgekristalliseerd kan worden bezien hoe IT dit logistieke concept kan ondersteunen. Ook de conservenfabrikant constateerde dit. Al was dat pas nadat er een half jaar lang externe opslagruimte was gehuurd, er veel heen-en-weer was gependeld en zowel de productiestilstand als de hoeveelheid vernietigd product bovenmatig was toegenomen. Chaos bij de installatie van tracking & tracing is niet nodig. Maak vooraf de gevolgen van de wijzigingen inzichtelijk. Ofwel: eerst het logistiek concept, dan pas de barcodes.