Een goede samenwerking is als een goed huwelijk. Beide partners vertrouwen en elkaar en durven elkaar alles te zeggen. De logistiek dienstverlener heeft niets aan een partner die niet volledig open kaart speelt en een verlader wil bij problemen eveneens zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld.

 

Uitbesteden is meer dan het uit handen geven van de logistieke activiteiten. Uitbesteding moet worden gemanaged van twee kanten; vóór, tijdens en zeker ook na de daadwerkelijke overgang.

 

Succesvolle praktijkervaringen

Hoe belangrijk communicatie is bij logistieke samenwerking, blijkt ook uit de publicaties in de LogiMatch-serie, een initiatief van het vakblad Logistiek en de Physical Distribution Group.

 

“Geef duidelijk aan wie voor welk deel van het traject verantwoordelijk is”

 

“Spreek elkaar aan op verantwoordelijkheden”

 

“Informeer ook de uiteindelijke afnemer”

 

Dit is slechts een greep van de adviezen die verladers en logistiek dienstverleners geven in de serie publicaties.

 

Alleen als beide partners openlijk communiceren, weten ze zeker dat de doelstelling parallel lopen. Die communicatie moet niet alleen op directieniveau goed zijn, maar zeker ook op het operationele niveau. Dan pas weet je zeker dat je je partner snapt en dat er geen misverstanden zijn. Want als dat het geval is, worden problemen nooit opgelost

 

Tien geboden bij uitbesteding
Ook in de vakliteratuur komt het belang van openheid en vertrouwen naar boven. Auteur Walter Ploos van Amstel heeft het in zijn werk over de volgende 10 geboden die gelden bij samenwerking:

 

1. Heb het eigen huis als verlader eerst op orde
2. Selecteer de juiste partner op basis van de juiste procedure
3. Ga uit van de juiste gegevens
4. Kijk ook naar de langere termijn: toekomstige volumes en nieuwe distributiekanalen
5. Geloof niet in loze beloften
6. Behoud kennis ook in eigen huis
7. Plan de invoering samen in detail
8. Vergeet de integratie van ICT-systemen niet
9. Volg prestaties nauwgezet: plan - do - check - act
10. Vergeet niet: “It takes two to tango…. and to have fun”. Ook na de invoering moet de fun-factor worden behouden voor de ‘uitbestede’ medewerkers

 

IT steeds belangrijker

Een ander elementair punt bij succesvol uitbesteden is de integratie van ICT-systemen. Uit succesvolle samenwerking in de praktijk blijkt dat de rol van IT binnen de logistiek alsmaar groeit.

 

Prakijkvoorbeeld van succesvol uitbesteden

Eén van de vele praktijkvoorbeelden waaruit blijkt hoe belangrijk de juiste afstemming van software is, is de samenwerking tussen Drukkerij Bykorf, KLM en logistiek dienstverlener De Klok Logistics. Dankzij een verregaande integratie van IT-systemen wisten de drie een win-win-situatie te creëren voor alle betrokken partijen.

 

De integratie leidde onder meer tot een voorraadreductie van 20 tot 45 procent. Bovendien stegen efficiency en de logistieke performance en is de retourlogistiek inmiddels verwaarloosbaar.