Steun en betrokkenheid

De basis voor een succesvolle implementatie ligt bij de steun vanuit de directie van beide partijen. Ook de medewerkers op de werkvloer spelen een belangrijke rol. Alleen als iedereen voldoende betrokken is bij de verandering zal de draagkracht voldoende zijn om de samenwerking te doen slagen.

 

Capaciteit vrijmaken

Daarnaast is het belangrijk dat de personen die de kar moeten trekken niet overbelast zijn. Als er onvoldoende rekening is gehouden met het tijdsbeslag van werknemers gedurende de overgangsfase zal er tijdens de implementatie onvoldoende oog zijn voor details en laat de kwaliteit van de uiteindelijke dienstverlening te wensen over.

 

Open communicatie

Voordat de daadwerkelijk overgang kan plaats hebben, zullen beide partners ervoor moeten zorgen dat álle gewenste informatie op tafel ligt. Openheid en duidelijke communicatie staan dus ook hier centraal.

 

De logistiek dienstverlener zal over voldoende productkennis moeten beschikken. Dit kan worden bevorderd door het geven van goede producttrainingen. Er zal voldoende inzicht moeten zijn in de eigen voorraad, het assortiment dient een opschoningactie te ondergaan en incourante voorraden moeten worden verhuisd. Gebeurt dit niet dan ontstaan er voorraadverschillen, kunnen orders niet volledig worden verzonden en zal de dienstverlener kampen met de problemen van voorraden die liggen opgeslagen op meerdere locaties.

 

Maar niet alleen de verlader en de dienstverlener moeten voldoende op de hoogte zijn over de veranderingen. Met behulp van een weloverwogen communicatieplan zal ook de klant op de hoogte gebracht moeten worden. Daarbij kan het zinvol zijn om ook individuele wensen en eisen van klanten in kaart te brengen.

 

Implementatieplan

In het zorgvuldig opgestelde implementatie- of overgangsplan  komen gedetailleerde en operationele onderwerpen aan de orde, zoals:

 

·        de datum van ingang

·        overgangstermijnen (optioneel)

·        datum beëindiging van eigen vervoer

·        informatievoorziening aan klanten

·        projectplanning

·        opzetten van nieuwe organisatie

·        IT-systemen integratie

·        pilots op kleine schaal (optioneel)

·        testen van procedures, systemen en processen

·        regels

·        training van de operationele staf

·        communicatiegegevens

·        taakverdelingen

·        detailinstructies

·        regelmatige voortgangsbesprekingen

·        afstemming en coördinatie

·        structuur voor het oplossen van problemen

·        contactpersonen per vestiging en organisatie

·        publicatie van tarieven en diensten

 

Begin rustig

Bij de implementatie is het belangrijk duidelijke afspraken te maken over de omvang van het traject, de taken en de verantwoordelijkheden, en de op te leveren resultaten. Het opzetten van een programma waarin medewerkers van beide partners betrokken zijn kan daarbij helpen. Dit programmamanagementteam zal vervolgens de implementatieprojecten definiëren en implementeren.

 

Zoek verder, zeker in het begin, naar realistische doelen en naar besparingen die in eerste instantie makkelijk te halen zijn. Uitbesteding vergt tijd om warm te lopen. Daardoor kan het gebeuren dat serviceniveaus in de aanloopfase dalen. Deze problemen zijn vaak echter maar van tijdelijke aard. Toch is het raadzaam te zoeken naar de oorzaken en tijdig en in goed overleg met de partner maatregelen te nemen.

 

Zeker in de beginfase kan een operationeel handboek voor de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer bijzonder nuttig zijn. Hierdoor kan de uitbesteding goed beginnen en blijven beide partijen goed geïnformeerd.