Er is sprake van een sterke business case als er met mechanisering voldoende besparingen worden gerealiseerd want dan kan de vaak hoge investering worden terugverdiend. Er is echter ook een 'base case plus' denkbaar: met relatief eenvoudige maatregelen is het mogelijk om verbeteringen en kostenbesparingen te realiseren.

De terugverdientijd van een goede 'base case plus' kan interessanter zijn dan die van een mechaniseringstraject. Het voordeel is dat deze sneller is te bereiken waardoor de besparingen eerder gerealiseerd kunnen worden. Ook gaat het met minder risico gepaard.

Indelen naar activiteiten

Het blijkt dat, als magazijnmedewerkers worden opgedeeld naar activiteiten (ontvangst, inslag, herbevoorrading, orderverzamelen, verpakken, expeditie en overhead), in de meeste gevallen meer dan de helft van de mensen werkzaam is in het orderverzamelen. Het is duidelijk dat als er op het orderverzamelen bespaard kan worden door slimmer te werken, dit direct resultaat oplevert.

Dagindeling orderverzamelaar

Om na te gaan welke besparingen mogelijk zijn, is het nodig om een dag van een orderverzamelaar in te delen in activiteiten. Inclusief een gemiddelde inschatting van het percentage van de tijd*:

1. Opstarten van een nieuwe order of batch: 7%

2. Lopen / rijden naar picklocaties: 44%

3. Grijpen: 15%

4. Afvoeren naar een verpakkingstation of naar expeditie: 7%

5. Oriëntatie (waar moet ik zijn, hoe kan ik daar komen, in welk vak ligt het?): 7%

6. Oplossen van problemen: 3%

7. Leegloop vanwege geen werk: 5%

8. Overige indirecte activiteiten, zoals pauzes en persoonlijke verzorging: 12%

* De percentages hangen sterk af van de situatie.

Het mechaniseringstraject richt zich met name op het lopen / rijden (punt 2).

Slimmer of sneller

Voor de eerste zeven activiteiten worden hieronder mogelijkheden genoemd om slimmer of sneller te werken:

1. Opstarten van een nieuwe order of batch:

• Goede bereikbaarheid van lege pallets en / of dozen.
• RF communicatie voor het verdelen van instructies.

2. Lopen / rijden naar picklocaties:

2.A  Met behulp van mechanisering:

• Goods to Man in plaats van Man to Goods.
• Automatisch transport tussen pickgebieden, bijvoorbeeld pick to tote (conveyor met bakken).
• Batchgewijs verzamelen, veel orders tegelijk verzamelen en achteraf uitsorteren, bijvoorbeeld met een sorter. Het nadeel hiervan is dat aan het eind van de sorter de goederen nogmaals beetgepakt worden. Bij batchgewijs verzamelen is het ook van belang een goed algoritme te ontwerpen waarmee de batches zo optimaal mogelijk bepaald worden. Er zijn vaak nog mogelijkheden om de loopafstanden te verkorten door slimme batches te creëren.

2.B Overige mogelijkheden:

• Kleinere picklocaties, meer artikelen per meter gang.
• ABC-indeling van artikelen (snellopers vooraan, langzaamlopers achteraan).
• Route optimalisatie, bijvoorbeeld S-shape in plaats van vaste nummering.
• Meerdere orders tegelijk meenemen, tijdens het picken per order uitsorteren.
• Beperk congestie in de gangen, niet alle snellopers in dezelfde gang.
• Sneller afstanden afleggen door te rijden met orderverzamel trucks in plaats van lopen met pickkarren.

3. Grijpen:

• Op tijd herbevoorraden. Er mogen geen wachttijden ontstaan doordat een locatie leeg is.
• Vaste picklocaties veranderen in vrije picklocaties, waardoor je eerder kunt herbevoorraden.
• Een dubbele picklocatie voor supersnellopers.
• Voice picking (handen vrij).
• Ergonomische picklocaties, bijvoorbeeld 80cm diep in plaats van 120cm diep.
• Geen snellopers op moeilijk bereikbare hoogtes (te laag of te hoog).
• Als verticaal transport tijdens het picken nodig is, gebruik dan het juiste type truck.

4. Afvoeren naar een verpakkingstation of naar expeditie:

• Lange afstanden overbruggen met een conveyor of kettingbaan (mechanisering).
• Maak een afzetgebied vlak bij het orderpickgebied en zorg voor efficiënt transport van het afzetgebied naar expeditie (meerdere pallets tegelijk).

5. Oriëntatie (waar moet ik zijn?, hoe kan ik daar het beste komen?, in welk vak ligt het?)

• Pick to light (mechanisering).
• Overzichtelijke gang- en locatienummering.

6. Oplossen van problemen:

• Voorkomen van fouten door scanning (nadeel: scannen kost extra tijd).
•  Als een mix van volle kartons en enkelstuks wordt uitgeleverd van hetzelfde artikel, zijn goede procedures belangrijk. Bijvoorbeeld een fel gekleurde sticker op de locatie om aan te geven dat voor dit artikel beide opties mogelijk zijn. Een structurele oplossing is een picklocatie voor enkelstuks en een aparte picklocatie voor volle dozen.
• Zeer belangrijk is het instellen van een “trouble shooter”. Als er een probleem is met een order, bijvoorbeeld een voorraadverschil waardoor de order niet voltooid kan worden. In zo’n geval moet de picker niet zelf gaan zoeken maar de trouble shooter inschakelen. Deze persoon dient voldoende te kennis hebben van het WMS.
• Veel problemen tijdens het verzamelen zijn het gevolg van onzorgvuldigheden tijdens het inslagproces (juiste artikel op juiste locatie, handhaven ABC verdeling, voorkomen van verschillende artikelen op één locatie). Belangrijk is dat er goede procedures en IT-hulpmiddelen zijn ter ondersteuning van het inslagproces.
• Het doorgeven van problemen bij voorkeur on-line, bijvoorbeeld via RF-communicatie.

7. Leegloop vanwege geen werk:

• Een oorzaak van leegloop kan zijn dat alle orders pas op het laatste moment binnenkomen. Het is aan te raden om te meten hoeveel orders er per uur gedurende de dag binnenkomen en samen met de afdeling sales naar verbeteringen zoeken.
• Onvoorspelbaarheid in combinatie met strikte KPI’s kan een andere oorzaak zijn. Bijvoorbeeld als het moeilijk te voorspellen is hoeveel orders op een dag zullen binnenkomen. Als er geëist wordt dat deze orders allemaal dezelfde dag de deur uitgaan, dan wordt het aantal medewerkers gebaseerd op een piekdag. Op een gemiddelde dag zal er leegloop ontstaan. Een oplossing hiervoor is onderscheid te maken tussen planbare pieken (bijvoorbeeld maandafsluiting) en niet-planbare pieken. In het laatste geval dienen afspraken te worden gemaakt over de performance, bijvoorbeeld als er meer dan x orders per dag zijn. Het is dan wel toegestaan om een deel over te hevelen naar de volgende dag.
• Storing aan software of aan apparatuur: een logboek bijhouden met storingen en deze zo veel mogelijk proberen te beperken.

Kortom:

Er zijn legio mogelijkheden om een orderverzamelproces te optimaliseren. Eén van deze mogelijkheden is mechanisering. Maar er zijn meer, relatief eenvoudige, opties. Mechanisering kan ten opzichte van de base case een alternatief zijn dat snel terug verdiend is. Echter, ten opzichte van de huidige operatie met eenvoudige optimalisaties kan dit wel eens anders uitvallen.

Het is aan te raden om quick wins in kaart te brengen binnen de huidige operatie (“base case plus”).  Vervolgens dient deze business case vergeleken te worden met de mechaniserings-business case.

Mechanisering goede keuze

Dit neemt niet weg dat voor veel bedrijven mechanisering wel degelijk een goede keuze is. Kostenbesparing is slechts één van de criteria die meespelen in de beslissing. Een ander belangrijk criterium is bijvoorbeeld voldoende beschikbaarheid van personeel, ook op langere termijn, wat in Nederland steeds moeilijker wordt. Mechanisering is zeker niet af te raden maar het moet duidelijk zijn dat er nog andere mogelijkheden interessant genoeg zijn om te bestuderen.

Co-auteurs: Wouter Speelman & Rob Wijnen.

Stem in onze poll: Wat kunt u nog verbeteren in het orderverzamelproces?