Wat is een ‘global’ (of centrale) ERP-oplossing?

Bij een ‘global’ of gecentraliseerde ERP-oplossing gebruiken (bijna) alle bedrijfsvestigingen hetzelfde ERP-systeem. Let op:  Dit gaat verder dan meerdere pakketimplementaties op basis van één blauwdruk!. Bij een centrale oplossing is er sprake van één platform en één database, waar alle bedrijfsvestigingen gebruik van maken. Om dit mogelijk te maken moeten de bedrijfsprocessen en de artikelgegevens (de stamgegevens) concernbreed worden gelijkgetrokken, dit proces heet harmonisatie.

Waarom neemt de populariteit van ‘global’ ERP toe?

Door de globalisatie gaan steeds kleinere bedrijven internationaal opereren, denk bijvoorbeeld aan het outsourcen van de productie naar lagelonenlanden. Bovendien hoeft het bij global ERP niet te gaan om een bedrijf dat wereldwijd opereert. Ook al heeft een bedrijf slechts enkele vestigingen in Nederland, dan nog kan het zinvol zijn om een centrale ERP-oplossing te implementeren! Sterker nog: Hierbij zullen grofweg dezelfde voor- en nadelen tegen elkaar worden afgewogen als bij een concern dat wereldwijd actief is.

Wat zijn de voordelen van ‘global’ ERP?

1. Misschien wel het állerbelangrijkst: de kosten. De uitgaven voor hard- en software, licenties en het technische en functionele beheer zijn aanzienlijk lager.
2. ‘Vestigings-overschrijdende’ optimalisatie van bedrijfsprocessen.  Eén voorbeeld: Om te voldoen aan een order uit Nederland, is het soms beter om productiecapaciteit of voorraden in een ander land te benutten. Een centrale ERP-oplossing biedt ondersteuning om dit soort afwegingen te maken.
3. Concernbreed inzicht in de bedrijfsprocessen
4. Synergie tussen vestigingen benutten. Denk hierbij aan het opzetten van shared service centers en aan het uitwisselen van personeel. 
5. Bij acquisities kan een centraal ERP-systeem relatief snel worden uitgerold naar de nieuwe vestiging(en). 

Wat is de relatie met multi-plant planning?

Eén van de voordelen van een global ERP-systeem (zie punt 2 hierboven) is dat hiermee een multi-plant planning mogelijk is. Daarmee wordt bedoeld, dat er een vestigingsoverschrijdend productieplan wordt gemaakt, waarbij orders optimaal worden toegewezen aan de beschikbare productiecapaciteit. Zoals gezegd maakt een global ERP-systeem dit mogelijk. Een multi-plant planning kan echter ook op andere manieren worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld door een overkoepelend Advanced Planning en Scheduling (APS) systeem te installeren. Het APS wordt dan geladen met de orders en vraagvoorspellingen per vestiging, en zendt een (ruw) productieplan terug.

Wat zijn de beperkingen van ‘global’ ERP?

1. Vóórdat een centrale ERP-oplossing kan worden geïmplementeerd, moet de manier van werken in alle vestigingen worden geharmoniseerd. Op die manier ontstaat een concernbreed bedrijfsprocesmodel. Dit model kan lokaal als een keurslijf worden ervaren, met weerstand tegen de implementatie als gevolg. Een losstaande ERP-applicatie is immers altijd flexibeler in te richten dan een centrale oplossing.
2. Niet alleen de bedrijfsprocessen, ook de artikelgegevens (de zogenaamde master data) moeten worden geharmoniseerd, denk daarbij aan gegevens over producten, klanten en leveranciers. Dit blijkt vaak een enorme klus!
3. Om bijvoorbeeld te kunnen voldoen aan wettelijke of financiële regels in een bepaald land wordt regelmatig een beperkte hoeveelheid ‘vestigings-specifieke’ functionaliteit toegevoegd aan het centrale systeem. Dit is heel normaal, maar dat wordt anders als dit nodig is omdat de bedrijfsprocessen in de verschillende vestigingen eigenlijk te sterk van elkaar verschillen. In dat geval  verwatert het concernbrede model namelijk al snel, en verdwijnen de voordelen van de centrale oplossing als sneeuw voor de zon. Vestigingsoverschrijdende optimalisatie is immers alleen mogelijk, als de ERP-ondersteuning concernbreed inzichtelijk is én blijft.
4. Zijn er vestigingen in landen ver weg, bijvoorbeeld in Afrika, dan is het technisch niet altijd mogelijk om de stabiele breedband communicatie te realiseren, die nodig is voor aansluiting op het centrale ERP-systeem.
5. Niet alle ERP-systemen zijn geschikt als centrale ERP-oplossing

Wat zijn de alternatieven?

Het begrip ‘centrale oplossing’ is relatief. Soms wordt bijvoorbeeld slechts een deel van de ERP-modules zo ingezet. Ook zie je soms wel één blauwdruk, maar toch losse (gedistribueerde) ERP-applicaties. Ook mengvormen van het centrale en gedistribueerde model zijn in opmars. Kleine, afwijkende en/of afgelegen vestigingen gebruiken dan losstaande ERP-applicaties.

Hoe implementeer je een global ERP-systeem?

Begonnen wordt met de ontwikkeling van het concernbrede bedrijfsprocesmodel. Grofweg bestaan daarbij twee strategieën:

1. Het consensus-model. Key-users uit alle vestigingen overleggen hierbij tot er overeenstemming is over het bedrijfsprocesmodel, pas daarna begint de ERP-uitrol. Voordeel is dat de locale weerstanden daardoor geringer zijn. Nadeel van het streven naar consensus is echter dat dit kan leiden tot oeverloze discussies.
2. Het inktvlekmodel. Hierbij wordt begonnen met de ERP-implementatie op één vestiging. Het  onderliggende bedrijfsprocesmodel vormt daarna de blauwdruk voor alle andere vestigingen. Deze methode heeft als voordeel dat het ook werkt als het betreffende concern geen sterke centrale leiding heeft. Daar staat echter tegenover dat het risico op verwatering van het centrale bedrijfsprocesmodel groter is. Ook zijn de locale weerstanden vaak groter, al is het alleen maar vanwege het not-invented-here syndroom. 

De uitrol van het ERP-systeem wordt begeleid door een centraal team, met kennis van het generieke bedrijfsmodel, én een locaal team, met kennis van de eigen bedrijfsprocessen. Het centrale team heeft daarbij de belangrijke functie van doelverdediger: Zij bewaken het naleven van de blauwdruk, beslissen wanneer afwijken daarvan is toegestaan, en verdelen daarbij het beschikbare budget over de locale projecten. Bij centrale ERP-implementaties is de pakkettaal meestal Engels, in elk geval op businessniveau. Op de werkvloer, en bij gegevensuitwisseling met toeleveranciers, worden soms ook locale talen gebruikt.

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, business-journalist