Laatst zag ik een advertentie voor heerlijke kalfsoesters bij mijn favoriete supermarkt. Het water liep mij in de mond, dus de volgende dag vroeg naar de winkel. Helaas, wegens een verkeerde bestelling waren er geen kalfsoesters! Ik verlaat teleurgesteld de winkel, en met mij meer mensen, om elders het vlees te kopen. Het heeft de retailer die dag flink wat omzet gekost, terwijl zijn concurrent onverwacht een goede dag draait. Als u aandacht heeft voor de datakwaliteit in uw bedrijf, is het risico van verkeerde bestellingen een stuk kleiner.

Goede artikeldatabase

U wilt geautomatiseerd bestellingen plaatsen? U heeft te maken met schappenplannen of magazijnindelingen? U maakt regelmatig logistieke planningen? Dan is het van groot belang dat uw artikeldatabase op orde is. Goede artikelinformatie is belangrijk voor logistieke systemen. Sterker nog; het is van essentieel belang dat uw artikeldatabase overeenkomt met die van uw handelsrelatie(s). De datakwaliteit heeft immers effect op je in- en extern. Omdat artikelinformatie bij veel processen wordt gebruikt, noemt men dit weleens de olie van de logistieke processen.

Aanpak datakwaliteit vergt investering en prioriteit

De vraag naar volledige en actuele artikelinformatie groeit. Retailers en leveranciers hebben te maken met vele duizenden artikelen. Een data alignment systeem valt of staat met juiste artikelstamgegevens. Met name de afdelingen inkoop, verkoop en logistiek stellen hoge eisen aan juiste en courante informatie. Om aan die hoge eisen te kunnen voldoen is de kwaliteit van artikelgegevens en de effecten daarvan op in- en externe bedrijfsprocessen een essentieel punt van aandacht.

In- en externe bedrijfsprocessen

Bij het elektronisch uitwisselen van kwalitatief goede productgegevens tussen leveranciers en retailers door middel van een centrale database, kan GS1 Data Alignment Service hulp bieden. Wanneer u gebruik maakt van deze service werkt u niet meer met papieren formulieren, waarmee artikelgegevens worden uitgewisseld. Bedrijven wisselen neutrale artikelgegevens, zoals lengte, hoogte, breedte, gewicht, EAN-code, btw-tarief, etc., uit voor het aansturen van logistieke processen. Hierbij is het van groot belang dat de artikelbestanden van beide communicatiepartners gelijk zijn. Alleen zo kan gewaarborgd worden dat beide partijen het over exact hetzelfde product hebben.

Voordelen

Het correct uitwisselen van artikelgegevens is een onmisbare bouwsteen voor ECR (Efficiënt Consumer Response), het samenwerkingsconcept tussen afnemers en leveranciers van consumentenartikelen. Zo kunnen bedrijven van datasynchronisatie naar procesintegratie gaan met alle voordelen die daarbij horen zoals lagere kosten, lagere voorraden en extra inkomsten. Extra inkomsten als gevolg van een hogere ‘Speed to Market’ en een betere schapbeschikbaarheid. Andere voordelen van datasynchronisatie op de korte termijn uiten zich in lagere kosten voor data entry, het voorkomen van typefouten en de daarbij ontstane negatieve gevolgen voor een retailer zoals lege schappen, foute facturen, etc. Op de langere termijn is de unieke codering een vereiste voor bijvoorbeeld het succesvolle gebruik van RFID tussen schakels binnen de keten of voor Collaborative Planning & Forecasting.

Datakwaliteit in de praktijk

De voorraden kunnen omlaag omdat de verschillende schakels in de keten niet meer over de verschillende artikelen praten. Dit zorgt ervoor dat er minder haperingen in de keten plaatsvinden. Interessant dus voor je logistieke processen. Ook gaan kosten omlaag door lagere logistieke en administratieve kosten. Zo blijkt uit een onderzoek bij een aantal retailers dat 40 procent van alle facturen fouten bevatten. Dit betekent dat zowel de retailer als de fabrikant deze fouten moeten herstellen en dat kost elk van hen per factuur gemiddeld een uur. Verschillende schakels in de keten krijgen bij foutieve data het probleem van herstelwerkzaamheden.

Logistieke performance verbetert

De kern van het logistieke proces is dat producten en diensten zo snel mogelijk beschikbaar zijn voor de consument tegen de laagst mogelijke kosten. Toch twijfelden leveranciers om deel te nemen aan de datapool, omdat retailers de artikelgegevens nauwelijks gebruikten. De retailers op hun beurt vonden het maar in beperkte mate zinvol om deel te nemen, omdat er te weinig artikelen met niet altijd even betrouwbare gegevens in de datapool stonden.

Praktijkvoorbeelden

Beide partijen zien nu wel het nut van het verbeteren van artikelgegevens. Bedrijven die al langer met datasynchronisatie bezig zijn, zien in hun logistieke proces grote verbetering. Zo heeft Laurus voor het jaar 2007 de ambitie uitgesproken om 75 procent van alle artikelgegevens in GS1 DAS te hebben. De retailer wil met haar klanten papierloos kunnen communiceren. Het doel daarbij is dat gegevens zonder verdere bewerking in het systeem van de retailer kunnen worden overgezet. In 2006 leverde 40 procent van haar leveranciers de artikelgegevens papierloos aan. Het levert voor de retailer enkele voordelen op. Zo daalde de leadtime van artikelopvoer van 12 naar 5 weken. Een goed vooruitzicht voor een nog snellere introductie van producten!

En ook Albert Heijn heeft ambitieuze plannen met data alignment. Zij gaven in mei 2006 al aan dat zij in 2007 data synchronisatie, het EDI-verzendbericht en -factuurbericht voor 100 procent ingevoerd willen hebben. In het buitenland zijn ze ook flink bezig: Wal-Mart en Carrefour zien de voordelen van datasynchronisatie. De belangrijkste voordelen die de retailer ziet met GDSN zijn verbeterde accuratesse rond aankooporders, minder administratieve fouten, beter voorraadbeheer en producten sneller in de winkelschappen hebben liggen.

Conclusie: Er zijn minder haperingen in de keten als bedrijven hun data goed op orde hebben.

Lees ook:

• Wal-Mart pusht datasynchronisatie (nieuws, januari 2007)
• Het gaat toch gebeuren met datasynchronisatie (bladarchief, maart 2006)
• Doe meer met barcodes (bladarchief, augustus 2000)