Met de verhoogde aandacht voor supply chain performance, efficiency en de gestegen positie van de supply chain manager in de bedrijfshiërarchie, hebben de SCM professionals nu de mogelijkheid om hun bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Om te voorkomen dat initiatieven in deze richting op niets uitdraaien, is het van belang dat de organisaties eerst tot het inzicht komen wat de structurele en trendmatige wijzigingen in de marktcondities zijn. Resources Global Professionals ‘Supply Chain Practice’ heeft onderzoek gedaan naar deze veranderde marktcondities. Alvorens we ingaan op de tien fundamentele SCM strategieën, zetten we eerst een aantal ontwikkelingen op een rij.

Markt

Sinds 2004 is de markt veranderd van een ‘Buyers’ markt in een ‘Sellers’ markt. Bedrijven hebben te maken met commodities en diensten die sterk beïnvloed worden door olie en gas en producten die afhankelijk zijn van op ‘staal’ gebaseerde onderdelen. Daarbij komt de toename in global sourcing en het gebruik van lage lonen landen waardoor er sprake is van een toegenomen zorg over de betrouwbaarheid van de toeleveringen en voorraadposities.

Sourcing strategie

• Verschuiving van prijsoverwegingen naar het bijdragen in waarde en innovatie.
• Verschuiving naar lage lonen landen betekent impliciet meer aandacht in de supply strategie voor alternatieve supply netwerken om risico’s te verminderen met betrekkingen tot eventuele leveringsproblemen.
• Verschuiving van andere inkoopbudgetten binnen het bedrijf naar de supply chain organisatie. Denk hierbij aan de inkoop van diensten. Onderzoek van CAPS Research heeft uitgewezen dat het aandeel hiervan verder zal toenemen van 30 procent naar 55 procent van het totale inkoopbudget.

Logistieke prioriteiten

Met de aandacht voor voorraden en logistieke kosten blijft de behoefte bestaan aan het inschakelen van logistieke dienstverleners (3PL/4PL)

• Toepassing van (software/hardware) technologie in de vorm van WMS en TMS, bar-coding , RFID en het belang van tracking & tracing veranderen in toenemende mate het traditionele logistieke landschap.
• Op het gebied van internationale logistiek, in het kader van globalisering van de supply chain, is een toenemende mate van kennis vereist ten aanzien van veiligheid en regelgeving.

Technologie and processen

Aanbieders van technologie hebben in toenemende mate volwassen producten in hun portfolio (contract management, supplier management, spend analysis, e-procurement, vendor management inventories). Voorwaarde is wel dat dit in purchase-to-pay processen wordt geïntegreerd.

Re-designing the supply chain organisatie

• Het stijgen van de supply chain organisatie in de bedrijfshiërarchie betekent dat de focus meer en meer zal uitgaan naar strategische initiatieven. CEO’s en CFO’s kijken binnen de organisatie voortdurend naar mogelijkheden voor kostenbeheersing (en besparing). Daarnaast is het belang van ‘Controls’ en ‘ Risk Management’ in korte tijd enorm toegenomen. Denk aan de invloed van Sarbanes-Oxley, Tabaksblat en de groeiende aandacht voor Corporate Governance.
• Om alert op deze veranderende omstandigheden te kunnen inspelen, staat evalueren en het herconfigureren van de supply chain organisatie centraal.
• In de meeste gevallen is er een trend naar een supply chain organisatie met separate rollen gericht op strategische en tactische verantwoordelijkheden. (voorbeeld: strategic sourcing)

Nu we de veranderingen in de markt op hoofdpunten hebben belicht, kunnen we vervolgens overgaan tot de tien fundamentele stappen om te komen tot een supply chain strategy.

In tien stappen naar een fundamentele supply chain management strategie

1. Strategic sourcing

Start een strategic sourcing initiatief en voer een uitgebreid ‘ spend & transaction’ analyse uit. Met andere woorden definieer wat en hoeveel er wordt uitgegeven, waar het wordt uitgegeven, aan wie het wordt uitgegeven en hoe frequent. Doel hiervan is om ‘target spend’ gebieden te identificeren waar mogelijkheden liggen voor kostenverlaging.

Dit is misschien wel het meest kritische en essentiële element om een World Class supply chain niveau te bereiken. Strategic sourcing is namelijk de weg naar kostenverlaging, stroomlijnen van processen en versnellen van het proces product – to market. Gecombineerd met het belang van samenwerking in de keten is strategic sourcing niet langer meer alleen een inkoop initiatief, maar heeft de input nodig van Finance & Accounting, Operations, Maintenance, R&D om succesvol te kunnen zijn.
 

terug naar begin

2. Implementeer Key-Supplier Allianties voor goederen en diensten

World Class organisaties begrijpen dat hun succes deels afhangt van het selecteren van key-suppliers voor kritische inkoopgebieden vertaald naar uitbreiding van de rol van strategische leveranciers en/of door het vormen van supplier allianties. Deze allianties geven leveranciers de mogelijkheid om waardevolle input te leveren aan procesverbeteringen en mogelijkheden tot kostenverlaging. (Ook krijgt een leverancier dan meer de mogelijkheid om te laten zien wat zijn toegevoegde waarde kan zijn.)

Dit verlangt een andere benadering van de onderlinge relatie waarin de toeleverancier uitgenodigd wordt om innovatieve ideeën te voor te stellen. Dit komt eigenlijk neer op het samenwerken met leveranciers en het motiveren van leveranciers binnen een strategische alliantie waar beide partijen voordeel uit kunnen halen.

De ultieme doelstelling hierbij is het maximaliseren van de marge van de leverancier en tegelijkertijd voor de koper realiseren van het laagst mogelijke ‘total cost of ownership’.

Dit kan alleen door samen te werken waardoor lagere overheadkosten worden gerealiseerd en overbodige processtappen, die geen waarde toevoegen, uit te bannen.

Strategic sourcing is in de basis een vier fasen proces

1. Voer een ‘ spend & transaction’ analyse uit en definieer inkoopgroepen voor kostenverlaging

2. Definieer continue verbeteringsdoelstellingen met key-suppliers op het gebied van kwaliteit, logistiek, technologisch en kosten

3. Creëer een relatie waarin key-suppliers innovaties bieden om kostenverlaging en meer added-value te bereiken

4. Definieer een performance metrics en stem deze periodiek af met de leverancier.

terug naar begin
 

3. Implementeer Total Cost of Ownership en Total System Cost

Strategic sourcing is gericht op de totale kosten van producten en diensten die ingekocht worden. Helaas is het merendeel van de bedrijven en organisaties nog steeds gefocust op het old-school model van de beste ‘prijsaanbieding’. Duidelijk zal zijn dat meerdere factoren de totale kosten beïnvloeden. De transactionele inkoopprijs ligt in veel gevallen tussen de 25 procent en 40 procent. De overige kosten bestaan uit operating kosten, kwaliteitskosten, training, magazijn, transport etc. Beantwoord de vraag: Hoe kunnen we samenwerken om de individuele kosten te verlagen en tegelijkertijd de totale kosten te verbeteren?

terug naar begin
 

4. Implementeer een Contract Management structuur met aandacht voor risico management en compliancy met regelgeving ( lokaal / internationaal)

Vaak wordt niet altijd volledig gebruik gemaakt van alle contractuele bepalingen en blijft het bij een initiële besparing. Reden is meestal een gebrek aan interne communicatie van de contractuele bepalingen en een gebrek aan controle op het nakomen hiervan. Door de centrale rol van supply chain is er een verschuiving gaande in de verantwoordelijkheid voor het contract management naar de supply chain organisatie. Dat maakt het voor de supply chain manager mogelijk om effectiever om te gaan met zaken en het biedt  mogelijkheden tot kostenbesparing and risk management, vooral op het gebied van diensten.

terug naar begin
 

5. Reduceer de bedrijfsvoorraden (gereed product, materialen, grondstoffen work-in-process)

Zeker geen onbekende! Voorraad is geld en finance is altijd op zoek naar mogelijkheden om het Working Capital te verlagen. Toch lukt het bedrijven niet altijd, of er wordt geen structurele daling bereikt en is de voorraad na een jaar weer op het oude niveau. Een grote fout die maar al te vaak gemaakt wordt is het formuleren van een doelstelling voor het verlagen van de voorraad met 10 procent, 20 procent of noem maar een getal. Dit is de manier om mogelijk met voorraadtekorten te worden opgezadeld of zelfs toch nog met over-stocks.De drie fasen in een voorraadreductie programma zijn:

1. Analyseer de voorraad, bijvoorbeeld door gebruik van de Pareto analyse om te
    bepalen wat overbodig is, wat te hoog is en in welke mate gereduceerd kan
    worden.

2. Implementeer een Sales en Operation Planning zodat de marktvraag en
    aanbod beter gemanaged worden met behulp van demand forecasting,
    afstemming planning nieuwe producten (intern/extern).

3. Implementeer een procedure om voorraadrestanten /excessen/incourant
   periodiek te ruimen. (Laten staan kost uiteindelijk meer!)

terug naar begin
 

6. Zorg voor accurate en tijdige informatie uit het ERP-systeem

De meeste bedrijven beschikken niet over een ‘mechanisme’ om data en informatie te verzamelen uit de diverse informatiesystemen die gebruikt worden voor het aansturen van strategische beslissingen. Dit wordt moeizamer naarmate er meerdere systemen in gebruik zijn die niet of nauwelijks in staat zijn met elkaar te communiceren.

We hebben hier te maken met een aantal aspecten:

1. Integratie van systemen naar één systeem of het behoud van separate systemen die met elkaar communiceren door interfaces.

2. Data accuracy: processen ingericht, rekening houdend met correcte invoer en onderhoud van de data.(voorbeeld: artikel master data)

World Class organisaties in supply chain hebben met elkaar gemeen dat ze de behoefte hebben om data uit hun systeem te verzamelen en die te vertalen naar bruikbare informatie. In dit verband is het te overwegen over te gaan tot de aanschaf en implementatie van een business information/data warehousing systeem.Voorbeeld hierbij is een business information warehouse ten behoeve van key performance indicators of, logistieke gegevensanalyses.

terug naar begin
 

7. Vereenvoudig processen en controles en selecteer vervolgens de juiste technologie als aanvulling op het proces

De focus ligt hier op de vraag “ welke technologie gaat me helpen om efficiënter te opereren”. Het antwoord kan alleen komen na een evaluatie van de betrokken processen, het vaststellen van de noodzaak en in welke behoefte ze voorzien ( tegen welke kosten). Om vervolgens die technologie te selecteren die het beste in die behoefte kan voorzien.

Andersom te werk gaan en eerst de technologie aan te schaffen en vervolgens de processen aan te passen is een recept voor het creëren van chaos en work-around methoden. Technologie dient beschouwd te worden als een middel om meer efficiënt te kunnen werken en beslist niet als doel op zich.

terug naar begin
 

8. Ontwikkel een consensus strategie met een decentrale uitvoering

Overweeg de oprichting van supply chain comités die de strategie bepalen en de besluitvorming processen binnen de organisatie beïnvloeden. Deze comités kunnen bestaan uit business unit managers, vertegenwoordigers uit de supply chain ( bijv. Key vendors & accounts ) en andere executives uit de organisatie die kunnen samenwerken bij het nemen van beslissingen over te volgen strategie. Dit is tevens een voortzetting van de samenwerkingsstrategie die bij punt 1 is beschreven onder strategic sourcing. Het uitsluitend opzetten van een Shared Service organisatie (centrale of cooperate procurement) helpt niet echt in het toevoegen van meer waarde of het veel efficiënter maken van het purchase-to-pay proces. Veel meer resultaat is te halen uit een consensus strategie in de supply chain waarin de belangen van meerdere partijen,bedrijfsonderdelen worden vertegenwoordigd. Voorbeeld is de selectie van een leverancier waarin inkoop, logistiek (evt. 3PL) , R&D en product marketing zijn betrokken

terug naar begin
 

9. Afstemming met de supply chain management organisatie

Het lijkt zeer vanzelfsprekend om het supply chain management af te stemmen op de bedrijfsstrategie(corporate strategie) . Toch zien we maar al te vaak dat SCM organisaties  niet slagen in hun ambities door het gebrek aan deze afstemming. Als bijvoorbeeld de corporate strategie o.a. gebaseerd is op het desinvesteren in bepaalde business units en de Supply Chain organisatie heeft een strategic sourcing initiatief, dan zal deze laatste weinig resultaat opleveren.

Bij veel supply chain organisatievormen zullen procurement , logistics en supply chain administratieve functies deel uitmaken van de supply chain management organisatie. Daarentegen zien we organisaties waar strategic sourcing geen deel uit maakt van de inkoop functie, dat de ‘logistiek’ geen onderdeel is van de supply chain organisatie.

Om nog een stap verder te gaan: als de supply chain organisatie verantwoordelijk is voor de inkoop (dit is eigenlijk een ‘must’) dan zou in dat geval ook het contract management onder verantwoordelijkheid van de SCM moeten vallen. We begrijpen dat onze visie op de ideale versie van de SCM organisatie hier en daar de wenkbrauwen zal doen fronsen. Onze opinie hierover is dat inkoop als spil in het contract management fungeert en logischerwijze in aanraking komt met alle logistieke vraagstukken.

Een laatst advies aan de SCM organisatie: maak jezelf zichtbaar en verkoop je toegevoegde waarde aan de interne organisatie. Er zijn zelfs nu al organisaties die dit doorvoeren naar klanten toe en hun supply chain werknemers onderdeel laten uitmaken van de supply chain organisatie van klanten.

terug naar begin
   

10. Werving van professioneel supply chain management personeel

De supply chain functie bevindt zich in een veranderingsproces en daarmee worden de eisen die gesteld worden aan professionals ten aanzien van hun kennis en vaardigheden steeds hoger. De supply chain manager dient zich meer te focussen op strategische aspecten dan op tactische. Onderzoek van de CAPS Research laat zien dat van een SCM leader gevraagd wordt: ethiek, communicatief, onderhandelingsvaardigheid, project- en team georiënteerd en strategische kwaliteiten. Dit uiteraard naast de kennis en ervaring op het gebied van SCM.