EVO-Bedrijfadvies heeft veel ervaring bij het adviseren van verladers bij tenderprocessen. Van daaruit kan worden geconstateerd dat er geen aanwijzingen zijn dat deze trend van uitbesteden wordt omgebogen. Daarbij merkt EVO dat er naast initiële uitbesteding ook steeds vaker sprake is van her-uitbesteding, waarbij bedrijven die al (een deel van) hun logistiek hebben uitbesteed, hun uitbestede processen opnieuw willen structureren.

Uitbesteden is echter geen middel om interne problemen op te lossen. Logistiek is voor de dienstverlener wel hun core-business, maar verwacht niet dat men het werk dat jij als verlader niet goed georganiseerd krijgt, in één keer zoveel beter kan doen.

Tender als hulpmiddel

Naast transport en warehousing worden ook steeds vaker aanvullende activiteiten uitbesteed. Denk aan Value Added Logistics, retourlogistiek en logistics engineering, ofwel het samen met opdrachtgevers nadenken over verbeterde logistieke concepten.

Om nu tot een weloverwogen keuze te komen, wordt een zogenaamd tenderproject opgestart. Aan de hand van een aantal stappen kort de verlader een longlist aan potentiële dienstverleners in tot een shortlist van een of enkele dienstverleners, waarmee hij in de dagelijkse praktijk gaat werken. Bij voorkeur schrijft de verlader niet oneindig veel dienstverleners aan. Want ook de dienstverlener moet tijd steken in het gehele traject. Tracht door middel van vooronderzoek een juiste voorselectie te maken.

Belangrijke aandachtspunten

Er kunnen boeken worden volgeschreven over hoe tenderprojecten moeten worden uitgevoerd, maar voor elke partij is de uiteindelijke aanpak anders. Daarop zijn verschillende zaken van invloed, bijvoorbeeld het type product, de marktgrootte van potentiële dienstverleners, de bestemmingen of de eisen van de uitbestedende partij. Toch is binnen de uiteindelijke aanpak altijd een aantal zaken van belang.

Essentieel is dat de verlader uitgebreide en goede informatie verstrekt die slechts op één manier kan worden geïnterpreteerd. De dienstverlener kan zo het best inschatten wat er van hem wordt verwacht en gebruikt deze informatie als basis voor zijn aanbiedingen. Dit geldt voor kwalitatieve gegevens, maar ook zeker voor kwantitatieve gegevens. In praktijk blijken deze vaak niet of beperkt beschikbaar terwijl de dienstverlener hier wel mee moet kunnen rekenen.

Niet afraffelen

Een tenderproces is veelal geen proces dat in een maandje is afgerond. Uitzonderingen daargelaten, maar voor een beetje tender moet rond de drie tot zes maanden worden uitgetrokken. En daarna volgt dan nog de implementatie. Tijdens het proces moet ruimte worden geboden om aan de vragen te voldoen. Vraag daarom een dienstverlener niet binnen twee weken te reageren, om als verlader vervolgens twee maanden met een terugkoppeling te wachten. Vergeet ook daarom de eigen tijdsbesteding niet. Vaak moet het project naast de bestaande werkzaamheden worden uitgevoerd. Gelukkig zijn er externe partijen die het traject kunnen begeleiden.

Selectiecriteria

Voor de partij die de uiteindelijke keuze(s) moet maken is het belangrijk, dat hij van te voren bedenkt wat in de verschillende projectfasen de belangrijkste selectiecriteria zijn. Door de juiste vragen te stellen gedurende het project, moet er voldoende informatie beschikbaar komen om inzicht te krijgen in hoe de dienstverlener deze selectiecriteria in gaat vullen. Deze selectiecriteria kunnen ook met de dienstverlener worden gedeeld, zodat hij zich hierop kan instellen en goed kan afwegen of hij de juiste dienst kan bieden.

Belangrijk is overigens ook dat er sprake is van goede en open communicatie, onder meer door wederzijdse bedrijfsbezoeken en periodieke terugkoppelingen. Bij voorkeur verloopt deze communicatie niet alleen met de salesafdeling van de dienstverlener, maar ook met de operationele afdelingen.

Het tarief

Uiteraard is het tarief een belangrijk onderdeel binnen het keuzetraject. Probeer echter niet te snel sec op de prijzen te focussen. Doel van een tender is een langdurige samenwerking en dat is heel wat waard. Het selectieproces moet dan ook zo ingestoken worden dat in de eerste fase de nadruk ligt op de kwalitatieve aspecten.

Wanneer een short list is samengesteld van partijen die aan de kwalitatieve aspecten kunnen voldoen, kan op de kwantitatieve aspecten (lees ook tarieven) worden ingestoken. Stel daarvoor een duidelijke tariefformat op, zodat appels met appels kunnen worden vergeleken. Vergeet bij het vergelijken van de kosten de tender- en omstelkosten niet. Het opstarten van een nieuw uitbestedingstraject gaat in de meeste gevallen nog niet zonder slag of stoot en kost heel wat tijd en inspanning.

Een goede keuze

Belangrijkste is dat tenderen meer is dan alleen een tariefaanvraag. Ook zaken als procedures, communicatie en de match tussen de partijen zijn belangrijke onderwerpen die de verlader in overweging moet nemen. Gedegen vooronderzoek naar potentiële dienstverleners is daarvoor een goede basis, maar hetzelfde geldt voor het verstrekken van helderheid betreffende het uit te besteden pakket en een goede onderlinge verstandhouding.