Onderstaand overzicht toont de componenten die vallen onder een Transport Management Systeem (TMS). Let op: TMS is een breed begrip. Vaak wordt onder TMS alleen het onderdeel verstaan dat in het overzicht “TMS / dossieradministratie” wordt genoemd. We zullen de afzonderlijke componenten uit het schema kort behandelen.

Electronic Data Interchange (EDI)

EDI is een protocol om elektronisch berichten zoals transportopdracht te versturen. Internet neemt deze rol langzaam over. EDI is overigens niet typisch iets voor TMS, het wordt ook gebruikt voor het digitaal versturen van andere bedrijfsinformatie.

TMS / dossieradministratie

Dit is het hart van transportbeheer, namelijk het registratiesysteem (software) voor het vastleggen van transportopdrachten, het beheer van transportmiddelen, het aanmaken van facturen, et cetera. Het is een soort ERP-systeem, maar dan speciaal voor transport.

Planning (rit- & routeplanning)

Ritplanning: Er zijn speciale softwarepakketten op de markt die uitrekenen hoe een bedrijf transportopdrachten het beste tot ritten kan bundelen. Het planningssysteem houdt daarbij rekening met de beste volgorde van inladen en uitladen bij afleveradressen.

Routeplanning: Dit zijn de normale routeplanners zoals die ook door particulieren worden gebruikt.

Communicatie

Een modern TMS bevat een datacommunicatienetwerk voor het uitwisselen van gegevens tussen de dossieradministratie op kantoor en de boordcomputers in de vrachtauto’s. Het gaat daarbij vooral om het versturen van ritopdrachten naar de chauffeur en anderzijds om het terugkoppelen van de voortgang in het afleveren van goederen.

Boordcomputers / hand held-computers

In een voertuig wordt hardware bevestigd waarop chauffeurs gegevens kunnen ontvangen en invoeren. Dit hoeft geen vaste module te zijn, chauffeurs kunnen ook een draagbare computer (handheld) meenemen. Via een datacommunicatienetwerk worden op de computer bijvoorbeeld de te rijden ritten getoond en de chauffeur kan ingeven als bepaalde lading is afgeleverd. Boordcomputers zijn vaak geïntegreerd met fleetmanagement.

Fleetmanagement

Dit is de hardware in een voertuig waarmee zaken als kilometerstanden, rijtijden en brandstofverbruik wordt geregistreerd. De gegevens kunnen via datacommunicatie worden gekoppeld aan TMS of salarisadministratie.

Navigatie

Dit is een systeem in de vrachtauto dat de positie bepaalt en voor de chauffeur de te volgen route uitstippelt.

Lees ook: Hoe selecteer ik een TMS?