Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in LogistiekKrant op 2 mei 2003.

Het distributiecentrum van Red Swan is met 15.000 vierkante meter niet bijzonder groot, maar wel divers ingericht. Van de 26.000 palletplaatsen bevinden er zich 600 in een koelcel of diepvriesruimte en 500 in een opiumkluis. “De opiaten die daarin liggen, zijn op een speciale manier beveiligd. Hoe? Dat ga ik niet vertellen”, doet directeur Martijn Kerstens van de logistiek dienstverlener uit Utrecht geheimzinnig.

Red Swan, een dochterbedrijf van OPG, is behalve in opiaten gespecialiseerd in medicijnen en medische hulpmiddelen. Dat varieert van biotechnische producten die in zeer kleine hoeveelheden rechtstreeks aan apothekers worden geleverd tot infuussystemen voor alle 120 ziekenhuizen in Nederland. Er zijn maar liefst vijftig fabrikanten die hun producten door Red Swan laten distribueren. Elk van deze opdrachtgevers stelt weer andere eisen aan de afhandeling van de logistieke processen. “De ene opdrachtgever wil de order management wel aan ons uitbesteden, de ander niet”, geeft Kerstens als voorbeeld. “Ons dienstenaanbod telt zo’n honderd verschillende opties. We willen onze opdrachtgevers geen oplossing opdringen, maar flexibel zijn. Dat was een belangrijk criterium bij de selectie van een nieuw ERP-pakket.”

Interfaces bouwen

De automatisering van Red Swan bestond lange tijd uit een lappendeken van vijf verschillende systemen. Voor elke opdrachtgever werd een aparte administratie bijgehouden in een onder DOS draaiend pakket van Exact. De financiële administratie gebeurde met een pakket van Coda. Daarnaast beschikte Red Swan over een zelf ontwikkeld transportregistratie- en dienstenfacturatiesysteem. Als locatiesysteem diende tot slot het pakket ARS.

Begin 2001 besloot Red Swan om al die systemen te vervangen door één geïntegreerd pakket. De beheersbaarheid van de vijf oude systemen liet te wensen over. Bovendien zaten enkele systemen aan de grenzen van hun mogelijkheden en leverden ze geen bruikbare managementinformatie. “De business wordt steeds complexer”, licht Kerstens toe. “Elke klant heeft steeds meer eisen, die in volledig gescheiden administraties moeten worden ondergebracht. Daarnaast willen we in de toekomst interfaces bouwen tussen ons systeem en de systemen van opdrachtgevers en hun klanten. Als je voor elke opdrachtgever vijf interfaces moet bouwen, wordt het beheer wel erg complex.”

Na een half jaar durend selectietraject koos Red Swan in december 2001 voor het ERP-pakket Navision van Microsoft Business Solutions. Het pakket is geïmplementeerd door Qurius, dat bovenop Navision een extra warehouse management module heeft ontwikkeld. In november 2002 werd het complete pakket in gebruik genomen.

FEFO-principe

Ook achteraf gezien is Kerstens van mening dat een goede keus is gemaakt. Het aantal FTE is met zes procent gereduceerd, onder meer doordat afdelingen in elkaar zijn geschoven. “Het pakket heeft de functionaliteit en de flexibiliteit die we wilden.”

Een functionaliteit waaraan veel aandacht is besteed, is het orderpicken op batchnummer. Om bij recalls meteen een complete batch te kunnen terughalen, moet geregistreerd worden waar de betreffende medicijnen blijven. Sommige opdrachtgevers willen dat bij het orderpicken rekening wordt gehouden met het FEFO-principe: first expirydate, first out. Andere opdrachtgevers maakt het niet uit van welke batch wordt gepickt, als het batchnummer maar geregistreerd wordt. Tot slot zijn er opdrachtgevers die voor elke order zelf een voorkeursbatch aangeven.

De eerste weken na de ingebruikname moesten de medewerkers nog wel wennen. In de oude situatie met vijf verschillende systemen zaten enkele kromme constructies, die wel makkelijk waren. Zo kon Red Swan vroeger een factuur maken voor een order die nog niet eens gepickt was. “Nu kan dat niet meer, en dat hoort natuurlijk ook zo. De hele organisatie is nu gestructureerder, professioneler gaan werken”, aldus Kerstens.

Red Swan heeft zichzelf na de ingebruikname zes maanden de tijd gegeven om het systeem te optimaliseren. Daarna staan nieuwe projecten op de rol. Eerst worden interfaces met systemen van opdrachtgevers, daarna met systemen van klanten van opdrachtgevers gebouwd. Daarna wil de logistiek dienstverlener een internet-portal opzetten waarop opdrachtgevers en hun klanten zelf managementrapportages kunnen selecteren en downloaden. “Nu versturen we per maand ongeveer twaalfhonderd verschillende rapporten”, weet Kerstens. “Dat willen we graag makkelijker maken.”

En ERP-pakket vervangt lappendeken.pdf