Bij data-synchronisatie kan het gaan om allerlei typen productgerelateerde gegevens, zoals de gebruikte ingrediënten bij voedingsmiddelen of de beschikbare maten van kleding. Meestal gaat het echter om gegevens voor logistieke doeleinden, zoals gewichten en afmetingen.

Hoe werkt data-synchronisatie?

Bij de gegevensuitwisseling worden één of meerdere databases als buffer gebruikt. De producent zorgt dat de database van zijn keuze altijd up-to-date gegevens bevat over de artikelen die zij leveren. Logistieke dienstverleners en afnemers halen de productgegevens die zij nodig hebben op.  

Wat is het nut?

Om de goederenstroom goed aan te kunnen sturen, moeten logistieke dienstverleners en eind-afnemers beschikken over productdata, al was het alleen maar om te weten hoeveel producten er op een pallet passen.

Tot voor kort gebeurde de informatievoorziening per post, met papieren “brondocumenten”. Dit zijn documenten geleverd door de ‘bron’ van het product, oftewel de fabrikant ervan.  Data-synchronisatie maakt de omvangrijke stroom papieren documenten overbodig. Dit heeft de volgende voordelen:

1. De kans op fouten neemt sterk af. De fabrikant hoeft immers nog maar één (gestandaardiseerd) brondocument in te vullen voor al zijn afnemers, terwijl dit vroeger voor elke afnemer apart moest (waarbij elk brondocument steeds weer ietsje anders was)
2. Het is veel efficiënter, niet alleen voor de fabrikant, maar ook voor de afnemer. Die kan de productgegevens immers elektronisch ophalen en verwerken.
3. Er kan gemakkelijker worden ingespeeld op de voortdurend groeiende behoefte aan productgegevens, denk bij voedingsmiddelen bijvoorbeeld aan informatie over allergenen.
4. Doordat de informatievoorziening betrouwbaarder wordt én elektronisch verloopt, kunnen productgegevens gemakkelijker worden gebruikt voor de aansturing van gerobotiseerde orderverzamelsystemen, bijvoorbeeld in magazijnen.

Wat is GS1 DAS?

DAS staat voor Data Allignment Service. DAS is de naam van de productdatabase van de standaardisatie-organisatie GS1 Nederland. Producten en afnemers (meestal retailers) kunnen zich op GS1 DAS abonneren en zo datasynchronisatie realiseren. GS1 DAS maakt onderdeel uit van een wereldwijd netwerk van door GS1 Global geaccrediteerde databases.  Producenten die gegevens over een bepaald product toevoegen aan één zo’n database, stellen die gegevens wereldwijd beschikbaar aan alle retailers, mits ook zij zijn aangesloten op een door GS1 geaccrediteerde database. Dit hoeft niet dezelfde database te zijn, want alle gegevensbanken zijn gekoppeld en vormen zo een Global Data Synchronisatie Netwerk (GDSN).

Wie gebruiken het GDSN?

Het GDSN van GS1 is in principe bedoeld voor alle bedrijfssectoren. Hiertoe moeten de standaarden voor de productbeschrijvingen nog worden aangevuld met branchespecifieke extensies. In eerste instantie werd het GDSN namelijk ontwikkeld voor de logistiek rond voedingsmiddelen, lees: voor de uitwisseling van de maten en gewichten daarvan. Daardoor loopt de food-sector nu voorop bij de adoptie, hoewel in Nederland ook enkele drogisterijketens op het GDSN zijn aangesloten.

Aansluiting betekent in de meeste gevallen overigens niet, dat de papieren brondocumenten meteen verdwijnen, zie “wat zijn de bottlenecks”

Zijn er ook initiatieven voor data-synchronisatie buiten de food-sector?

Ja. Sommige daarvan zijn zelfs veel ouder, hoewel die geen wereldwijd bereik hebben. Een voorbeeld is het al tien jaar bestaande Phononet, voor de uitwisseling van gegevens over CD’s, DVD’s en andere dragers van beeld en geluid in de Benelux en België. Een ander voorbeeld is Fashion-connect, voor de Nederlandse modebranche.

Wat zijn de bottlenecks bij de uitrol van het GDSN?

1. De winst die data-synchronisatie oplevert wordt pas echt groot, als álle partijen in een bedrijfssector meedoen. Dit is nog lang niet het geval.
2. Data-synchronisatie vergt een cultuuromslag bij bedrijven die jarenlang met papieren brondocumenten hebben gewerkt. Zij moeten leren vertrouwen op het nieuwe systeem.
3. De data-synchronisatie is nog niet volledig.  Via het GDSN kan bijvoorbeeld nog geen prijsinformatie worden uitgewisseld. Wel wordt inmiddels gewerkt aan een standaard voor ingrediënten-informatie.
4. Er bestaan nu verschillende datasynchronisatie initiatieven, per bedrijfsector. Het zou het meest ideaal zijn als die worden samengevoegd tot één systeem, al was het alleen maar om retailers van dienst te zijn, die voedingsmiddelen én consumentenartikelen afnemen. Twee factoren maken het moeilijk tot één oplossing te komen: (I) verschillende bedrijfssectoren hebben hun eigen wensen m.b.t. de productdatastructuur en (II) de politiek: Wie mag de gecombineerde oplossing gaan exploiteren?.

Wie levert software?

Voor aansluiting op het GDSN (of op een ander datasynchronisatie-netwerk) is meestal middleware nodig. Dit is software die productinformatie vanuit bedrijfsadministratieve software (bijvoorbeeld ERP) vertaalt naar het juiste standaardformaat en vice versa.  Fabrikanten gebruiken deze middleware om productgegevens aan een product database van hun keuze toe te voegen. Afnemers doen het ongekeerde: via de middleware halen zij productgegevens op. Centric, FSE, InterCommit, IBM, Lansa, SRC en TIE leveren middleware voor aansluiting op het GDSN.

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede (zie ook http://www.jvec.nl)

Lees ook:

• Bindingsangst verlamt supply chain integratie (column)
• Poll: wat is de grootste bottleneck bij supply chain integratie?