Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 2 mei 2008.

Een snelle en efficiënte douane-afwikkeling is voor de internationale expresdiensten van DHL van groot belang. Het bedrijf streeft er naar dat alle zendingen zonder specifieke douane- of andere beperkingen, binnen 15 minuten na aankomst zijn vrijgegeven door de douane. Daarvoor is softwarematige ondersteuning onontbeerlijk.

Bij zendingen binnen het DHL-netwerk worden alle documenten, die nodig zijn voor de aangifte, daarom altijd vooraf gedigitaliseerd en elektronisch doorgezonden naar de DHL-vestiging van uitvoer/bestemming. Daar is dan van tevoren bekend wat voor zendingen worden aangeleverd, zodat de douane–afwikkeling snel en efficiënt kan worden afgehandeld. Maar het aangeven van goederen is een uitdagend proces.

Elk land kent eigen communicatiestandaarden en ook de douanesoftware die wordt gebruikt, verschilt per land. “Dat is geen ideale situatie”, vertelt Fred Degenkamp, manager Network Programs Europa van DHL. “We willen de efficiëntie van onze douaneafhandeling optimaliseren en zijn daarom sinds vorig jaar bezig met het harmoniseren en standaardiseren van de procedures en toepassingen die we gebruiken. Veel bedrijven schaffen douanesoftware aan en stemmen daar vervolgens hun processen op af. Wij kiezen daar niet voor, maar proberen juist onze processen wereldwijd te standaardiseren en zoeken daar vervolgens ge–schikte software bij.”

Basisinformatie

Een groot voordeel van harmonisatie is volgens Degenkamp dat processen uitwisselbaar worden. “Dat zorgt ervoor dat ze efficiënter verlopen waardoor uiteindelijk onze levertijden verbeteren en de betrouwbaarheid toeneemt.”

Douaneafhandeling bestaat ruwweg uit twee gedeelten. Eerste deel is het verzamelen van de informatie over een bepaalde zending die nodig is voor de douaneaangifte. Het gaat dan bijvoorbeeld over het verifiëren van klantgegevens, de classificatie van de goederen, verifiëren van de vrachtgegevens, tijd van aankomst of vertrek en dergelijke.

Tweede deel is het uitvoeren van de eigenlijke douaneaangifte zoals het berekenen en vereffenen van de verschuldigde douanerechten en BTW en het invullen en aanleveren van de benodigde documenten op de vereiste wijze.

Degenkamp: “Het eerste stuk is binnen DHL inmiddels geharmoniseerd. Dat hebben we in eigen beheer uitgevoerd. Het betekent dat alle basisinformatie, die nodig is om de douaneaangifte van een bepaalde zen–- ding uit te voeren, overal op dezelfde gestandaardiseerde wijze aanwezig is.

Alleen voor het tweede gedeelte van het proces, de aangifte, moeten we software van derden aanschaffen. Daarbij word je geconfronteerd met al–lerlei regels die per land verschillen. Daarom gebruiken we hier- voor verschillende pakketten. We willen echter één of een minimumaantal applicatie(s)/ leverancier(s) gebruiken.”

Tender

DHL zette een tender uit bij 25 verschillende softwareleveranciers om uit te zoeken of het mogelijk is binnen Europa één pakket te gebruiken voor het verrichten van de douaneaangifte.

Al snel bleek dat er geen bedrijf is, dat zo’n pakket kan leveren. Degenkamp: “Dat komt vooral door de zeer specifieke kennis die nodig is over de lokale regelgeving van een bepaald land over BTW-tarieven, accijnzen, manier van aangifte doen en klantspecifieke situaties. In feite zochten we naar een software–leverancier die in meerdere Europese landen gevestigd is en kennis heeft van de lokale douanewetgeving. Maar een leverancier met Europese dekking is er niet.”

Van de 25 bedrijven waar de tender was uitgezet, haakten er al snel tien af. Van de overblijvende leveranciers waren er vijf actief in meerdere Europese Unie-landen. Drie daarvan dienden een offerte in om voor enkele landen de applicaties te harmoniseren.

“Inmiddels hebben we in drie Europese landen dezelfde software geïmplementeerd en zijn de volgende implementaties in de planning. De grote uitdaging zit in de ontwikkeling van verschillende communicatie standaarden die voor de aangifte in de EU-landen gebruikt worden. Vanuit de bestaande situatie met dezelfde software in drie landen gaan we de applicatie verder ontwikkelen, zodat op termijn niet alleen een geharmoniseerd proces ontstaat maar ook een gestandaardiseerd suite van douane software is geïmplementeerd. Dit stelt ons in staat om de douaneveranderingen in de komende jaren beter in te passen, zonder inbreuk te doen aan de service die we onze klanten op dit moment al bieden.”

Kader bij artikel:

OMZET 64 MILJARD EURO

DHL is de wereldwijde marktleider op het gebied van internationale expres- en logistieke diensten en is specialist in het leveren van innovatieve en op maat gemaakte oplossingen vanuit één bron. DHL is een merk van Deutsche Post World Net. De groep had in 2007 een omzet van meer dan 63 miljard euro.