Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 3 februari 2006.

Met een jaaromzet van circa tien miljoen euro en veertig medewerkers is C.J. Hendriks een middelgrote dienstverlener. Het bedrijf heeft twee expeditiecentra in het Amsterdamse westelijk havengebied, beide tienduizend vierkante meter groot en houdt zich bezig met voorraadbeheersing en re-conditionering. Gespecialiseerd is C.J. Hendriks in de afhandeling van douanezaken, het voeren van accijnsadministratie en fiscale vertegenwoordiging.

Die dienstverlening vereist een ingewikkelde administratie en rapportage, zowel richting klant als belastingautoriteiten. Het bijhouden van die administratie gebeurt met een softwarepakket, maar op de werkvloer wordt nog veel met pen en papier gewerkt.

Daaraan komt binnenkort een einde.

De komende maanden schakelt het bedrijf over op een radio frequency WMS. Medewerkers worden uitgerust met scanners, waarmee zij barcodes van inkomende en uitgaande artikelen inlezen. Via radiogolven wordt de ingescande informatie real time doorgezonden aan het centrale verwerkingssysteem. De voordelen liggen op efficiency-vlak.

Het WMS registreert welke goederen in- en uitgaan, en koppelt gegevens automatisch aan de complexe (accijns)administratie. Nieuw is dat het systeem exact bijhoudt op welke locatie goederen in de twee expeditiecentra worden opgeslagen. Dit vergemakkelijkt het werk van de orderpickers, die straks via het display van hun scanner precies weten op welke plaats een partij te vinden is.

Voorbereiding

Het is een nieuwe trend dat kleinere logistieke dienstverleners voor een vergaande automatisering kiezen. Directeur Kees Jan Hendriks (vijfde generatie) vertelt dat de invoering van een WMS in zijn onderneming niet zonder slag of stoot is verlopen. “Een paar jaar geleden vonden we een WMS nog te duur. Bovendien vreesden we een te dominante rol van de techniek. Het nadeel van geautomatiseerde systemen is dat medewerkers ondergeschikt kunnen worden aan dwingende procedures en starre werkwijzen. Typerend voor ons bedrijf is juist het eigen initiatief. In de expeditiecentra mogen medewerkers bijvoorbeeld zelf bepalen op welke locatie een partij goederen wordt opgeslagen of welke pickvolgorde zij volgen. Ons uitgangspunt was dan ook dat een WMS de persoonlijke verantwoordelijkheid van medewerkers nooit mag beperken.”

Adviesorganisatie Syntens, het innovatienetwerk voor ondernemers, werd benaderd. Syntens, dat zich in 2006 specifiek op de logistieke sector richt, onderwierp C.J. Hendriks aan een uitgebreide procesanalyse. Veel tijd werd uitgetrokken voor het in kaart brengen van de specifieke eisen en wensen waaraan het warehouse managementsysteem zou moeten voldoen. Syntens-adviseur Ger Roessink benadrukt het belang van een gedegen voorbereiding. “Er is altijd maatwerk nodig. Je kunt dit soort pakketten wel van de plank kopen, maar dat raad ik af. Als een WMS niet aansluit op je processen, doet het systeem niet waarvoor het bedoeld is. Ik ken bedrijven die failliet zijn gegaan  omdat ze met een kant-en-klaar WMS uiteindelijk niet bleken te kunnen werken.”

Koudwatervrees

Dat de implementatie van een WMS bij kleinere logistieke bedrijven soms uitloopt op een deceptie, komt volgens Roessink ook door koudwatervrees. “Ik mis bij hen wel eens de echte wil om dergelijke systemen tot een succes te maken.”

Op aanraden van Syntens liet C.J. Hendriks zich adviseren door EVO Bedrijfsadvies. EVO selecteerde een aantal softwareleveranciers, bracht prijzen in kaart en zal straks ook de conversie van het bestaande softwarepakket naar het nieuwe automatiseringssysteem begeleiden.

C.J. Hendriks heeft 150.000 euro geïnvesteerd in het WMS. Directeur Hendriks verwacht deze kosten niet direct terug te verdienen, maar dat hoeft ook niet. “We willen met het systeem vooral efficiënter werken. De registratie van binnenkomende goederen, klant, product, douanestatus en hoeveelheid zal verbeteren. Ook het orderproces wordt efficiënter. Zaken als voorraadcontrole, reserveringen, het generen van picklijsten en de registratie van pickhandelingen worden geautomatiseerd. Tegelijk blijven medewerkers vrij in het kiezen van de locatie voor goederen in de expeditiecentra.”

Verder zal het WMS veel managementinformatie geven, die bijvoorbeeld nodig is om aan de nieuwe wet voedselveiligheid te kunnen voldoen. “Onze papierberg zal drastisch slinken, al zullen we geen paperless office worden. Dat kan ook niet. De belastingdienst wil altijd een ordner uit de kast kunnen trekken.”

Logistiek wil innoveren

Zo’n twintig procent van de logistieke bedrijven is op dit moment innovatief te noemen. Vijftig procent is niet innovatief, maar heeft wel de intentie om te vernieuwen, aldus Syntens, het innovatienetwerk voor ondernemers. “Innovatie gaat veel verder dan productvernieuwing alleen,” stelt Syntens-adviseur Ger Roessink. “Het kan ook gaan om sociale innovatie, zoals het

verbeteren van organisatiestructuren of het goed regelen van een bedrijfsoverdracht.”

Als netwerkorganisatie wijst Syntens ondernemers, die willen vernieuwen, de weg naar adviesorganisaties, kennisinstellingen, leveranciers en business partners. Syntens werkt door heel Nederland met zo’n driehonderd adviseurs, die door de overheid betaald worden.

Meer informatie: www.syntens.nl