Grofweg 75 procent van de oorzaken van de lege schappen (out-of-stock) ligt bij de retailer. Veel verbeteringen zijn gericht op retailprocessen. Maar het is een onderwerp dat ook voor de fabrikant een belangrijk issue is. Immers, ook in de rest van de keten zijn verbeteringen door te voeren. Retailers en fabrikanten zouden door middel van een gezamenlijke out-of-stockaanpak en door meer (realtime) informatie met elkaar uit te wisselen het probleem van lege schappen kunnen verminderen.

Oorzaken
Het ontstaan van lege schappen heeft diverse oorzaken, zoals:

 

• De grillige consument is steeds moeilijker te voorspellen;
• De consumentenbehoefte aan acties en promoties is moeilijk in te schatten;
• Het niveau van out-of-stock is afhankelijk van winkelformat; lege schappen verschillen enorm per winkel en productcategorie;
• Verhogen van service uit zich in bredere en diepere assortimenten terwijl de beschikbare ruimte hetzelfde blijft;
• Wisselwerking tussen beschikbaarheid en houdbaarheid van bijvoorbeeld kant-en-klaarmaaltijden zet druk op voorraad in verband met kwaliteitderving;
• Kortetermijnvraag door seizoensinvloeden en piekmomenten (bijvoorbeeld klimaat, maar ook feestdagen en/of evenementen zoals EK voetbal) is moeilijk in te schatten.

Gevolgen
Van de totale omzetderving die de branche ondervindt als gevolg van lege schappen, is 41 procent voor rekening van de fabrikanten. De consument ziet dat het product niet beschikbaar is en koopt een ander merk of koopt niets. Ook voor de retailer is het nadelig, die pakt 36 procent van het verlies. De klant gaat naar een andere winkel of koopt niets. In de overige out-of-stocksituaties wordt er wel omgezet, maar koopt de klant een ander product dan in eerste instantie was bedacht.

Oplossingen
Wat kunnen retailers doen en wat kunnen fabrikanten doen om lege schappen te voorkomen? Samenwerken! Het verminderen van lege schappen vereist initiatieven die over de functionele grenzen van de eigen organisatie heen gaan. De out-of-stock toolkit van GS1 Nederland, die samen  met fabrikanten en retailers uit de levensmiddelenbranche is ontwikkeld, kan u daarbij helpen. Deze toolkit is gratis en per e-mail aan te vragen bij GS1 (peggy.prade@gs1.nl , onder vermelding van Aanvraag out-of-stock toolkit).

De GS1 out-of-stock toolkit helpt u bij het inventariseren, analyseren, verbeteren en implementeren van verbetergebieden bij out-of-stock. De analyse kunt u per winkel, productcategorie of per product samen met uw handelspartner uitvoeren.

1. Inventariseer welke productcategorieën en items een hoog out-of-stockpercentage scoren;
2. Stel vast welke productcategorie(ën) prioriteit krijgen;  
3. Breng de belangrijkste knelpunten per categorie in kaart;
4. Beschrijf de verbetergebieden;
5. Kies en implementeer de oplossing(en);
6. Evalueer de gekozen oplossing(en).

Vijf aandachtsgebieden bij out-of-stock
In de GS1 out-of-stock toolkit zijn vijf aandachtsgebieden beschreven hoe fabrikanten en retailers lege schappen kunnen voorkomen.

1. Herbevoorraden van het schap
Het proces van herbevoorraden omvat alle fysieke processen tussen distributiecentrum, winkelmagazijn en het schap in de winkel. Dit betekent bijvoorbeeld dat producten wel op voorraad zijn in het winkelmagazijn, maar niet op het schap; de voorraad ligt nog in rolcontainers of op een andere plek in de winkel. Daarnaast kan er ook  sprake zijn van manco leveringen.

Oplossingen 

• Beter instrueren van dc- en winkelpersoneel over het verzamelen van dc-orders;
• Beter instrueren van personeel over aanvullen van het schap;
• Het vergroten van de herkenbaarheid van verpakkingen;
• Beter afstemmen van de aanleverfrequenties op de winkeloperatie.

2. Voorraadbeheer
Dit zijn alle processen die te maken hebben met het vastleggen, monitoren en beheren van voorraad. Knelpunten bij voorraadbeheer zijn bijvoorbeeld dat de artikel-masterdata incorrect zijn, de automatische winkelorders niet aansluiten bij de vraag en dat breuk en derving onjuist wordt geregistreerd.

Oplossingen 

• Periodiek invoeren van out-of-stockcontroles;
• Inzet van concepten als CPFR;
• Opzetten van een branche datapool voor masterdata (GS1 DAS).

3. Winkelbestelsysteem
Omvat alle processen en systemen die te maken hebben met het plaatsen en verwerken van winkelorders. Bekende knelpunten zijn dat orders te laat zijn of incorrect geplaatst, dat de order niet aansluit bij de vraag of dat het bestelmoment vóór het moment ligt dat de aanvulling is verwerkt.

Oplossingen 

• Genereer een automatisch besteladvies op basis van voorraad, geplande leveringen en aanleverfrequentie;
• Pas de bestelprocedure aan per productcategorie (fast/slowmovers).

4. Merchandising
Merchandising heeft alles te maken met het assortiment in de winkel, zoals de samenstelling van het assortiment en het schappenplan. Uitdagingen die de markt hierbij tegenkomt zijn onder andere: het aantal facings staat niet in relatie tot de oploopsnelheid; distributiegraad sluit niet aan bij het schappenplan; locale behoefte sluit onvoldoende aan bij algemene merchandisingvisie, en nieuwe artikelen worden te laat geïntroduceerd waardoor er te weinig schapruimte beschikbaar is en er te weinig voorraad in de keten is.

Oplossingen 

• Voorzie het schappenplan van een basisvisie;
• Maak scherp onderscheid in segmenten en locale behoeftes;
• Maak gebruik van spacemanagementsystemen;
• Stem de planningen van acties en introducties beter af met uw handelspartners;
• Deel (realtime) point-of-sale-informatie (POS) met ketenpartners

5. Actiemanagement
Actiemanagement is het aansturen, bijsturen en evalueren van acties. Knelpunten zijn: onnauwkeurige actie-forecasts; bij (na)bestellingen wordt geen rekening gehouden met verhoogde vraag door acties; acties worden te laat aangevuld, of actieartikelen liggen op twee plaatsen, maar worden slechts op één plaats aangevuld.

Oplossingen 

• Volg samen met uw handelspartner de POS-informatie gedurende de actie en stuur eventueel bij;
• Leid uw personeel apart op voor actiemanagement. Acties en promoties zijn namelijk de grootste uitdagingen om lege schappen in de supermarkt te voorkomen!

Tot slot
Er is één absolute zekerheid: een product dat er niet is, kan niet worden verkocht. Samenwerken met behulp van een gestandaardiseerde out-of-stockaanpak vormt voor u en uw handelspartner de basis om de consument op het juiste moment op de juiste plaats in de juiste hoeveelheid sneller, beter en tegen lagere kosten te bedienen