De processen moeten duidelijk zijn

Op basis van je strategie kun je je processen vorm geven. Bij Capgemini gebruiken we hiervoor het onderstaande model:

 

De linkercirkel is geheel gericht op het tactische inkopen. Dit betekent dat hier alle processen plaatsvinden vanaf inventariseren van de behoefte tot aan het ondertekenen van een contract. Als we dan kijken naar hoe SRM deze processen kan ondersteunen worden er onder andere tools aangeboden op het gebied van eRFP en e-auctions.

De rechtercirkel is geheel gericht op het operationele inkoopproces. Hierbij wordt gedacht aan alle processen vanaf behoefte tot aan betalen. Dit wordt vaak door SRM ondersteund door catalogi, maar ook door tools waarmee het mogelijk wordt een behoefte in een systeem vast te leggen, vanwaar een inkooporder verzonden kan worden, een ontvangst kan worden geboekt en een factuur kan worden betaald.

Tussen de twee cirkels bevind zich het contractmanagement. Als in de tactische cirkel een contract wordt gemaakt is het van belang dat ze in de operationele cirkel te benaderen is. Maar ook andersom is belangrijk: alleen voor producten waaraan behoefte is, worden contracten afgesloten. Om dit te ondersteunen is het belangrijk een ‘business intelligence’-tool te hebben. Deze kan de informatie uit beide cirkels ontsluiten en als input worden gebruikt in het beslissingsproces.

Maar wanneer nu SRM

Nu is de theorie leuk. We hebben goed nagedacht over onze strategie en processen, maar hoe kan SRM mij nu helpen?

De reden waarom bedrijven kiezen voor een SRM-applicatie zijn legio, maar de redenen die we het meest in de praktijk horen staan hieronder vermeld:

Controle

Iedere besparing op inkoop zijn direct harde euro’s die een organisatie elders kan investeren. Door SRM in te zetten in de operationele cirkel tezamen met een business intelligence-tool krijg je inzicht in de uitgegeven euro’s. Op basis van deze gegevens kan een inkoper op zoek naar besparingspotentieel en eventueel contracten afsluiten om besparingen te realiseren.

Overal waar ingekocht wordt, wordt er ook buiten contracten ingekocht. Dit is niet alleen zonde van de tijd die inkoop heeft gestoken in het afsluiten van mooie contracten, maar zeker als een bedrijf aanbestedingsplichtig is volgens de Europese wetgeving kan dit tot vervelende situaties leiden. Door het inzetten van SRM in de operationele inkoop kun je het gebruik van bestaande contracten gebruikersvriendelijk afdwingen. Daarnaast kun je rapportages verkrijgen over de inkopen waarbij geen gebruik is gemaakt van een contract en daarop acties ondernemen. Inkoop komt op deze wijze weer in de bestuurderstoel.

Sinds de film van Al Gore is het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) steeds meer een rol gaan spelen in onze omgeving. Er zijn bedrijven die de film van Al Gore naar hun gehele personeelsbestand hebben gezonden om de organisatie ervan te doordringen dat ook zij volgens MVO willen werken. Dit betekent ook dat de leveranciers die aan je leveren volgens MVO moeten werken. Door het gebruik van SRM in de tactische cirkel kun je deze voorwaarde automatisch in al je offerteaanvragen meenemen. Doordat je SRM in de operationele cirkel gebruikt, kun je achterhalen met welke leveranciers je zaken hebt gedaan. Helaas is dit achteraf, maar je kunt er wel mee sturen.

Beter inkopen

Het tactische inkoopproces bestaat bij veel bedrijven uit vaste stappen die uiteindelijk leiden naar een contract. Deze stappen behelzen vaak een grote administratieve rompslomp. Door het inzetten van SRM in de tactische cirkel worden vele administratieve stappen systeemtechnisch ondersteund. Het systeem is erop gericht om zoveel mogelijk zaken te standaardiseren en daar waar mogelijk gebruik te maken van eerdere ‘projecten’.

Daarnaast bieden ze vaak extra mogelijkheden zoals bijvoorbeeld een veiling, waarbij je als klant je verwachte uitgave op een bepaalde inkoopgroep veilt onder de verschillende aanbieders. De leverancier die de laagste prijs biedt, mag uiteindelijk het contract met je afsluiten. Dit klinkt heel aantrekkelijk, maar werkt alleen als het voorgaande proces goed beschreven en uitgevoerd is. Wat SRM niet voor je kan doen is de onderhandelingen zelf; wel kan de applicatie je voorzien van informatie die de inkoper voor deze onderhandelingen kan gebruiken, maar inkopen blijft mensenwerk!

Optimaliseren van het proces

Inkopen en ook bestellen is mensenwerk. Iedereen die bepaalde producten wil kopen, kan de telefoon pakken en krijgt de goederen uiteindelijk binnen. Dit is tegen de processen die we allemaal als wenselijk achten, maar in ieder bedrijf gebeurt het. De enige manier om dit enigszins onder controle te krijgen is het invoeren van bestelkanalen. Onder een bestelkanaal verstaan we een manier van bestellen die voor degene die een behoefte heeft eenvoudig te vinden en uit te voeren is. Voorbeelden hiervan zijn:

• Bestellen van kantoorartikelen via een catalogus op intranet;
• Betalen van benzine van een leaseauto via een tankpas (P-card);
• Lunch met een klant via een declaratie in een geautomatiseerd declaratiesysteem;
• Bestellen van onderdelen voor een fabriek via een MRP-applicatie.

Kortom, voor iedere productgroep bepaal je op welke manier het logisch is voor een gebruiker om deze goederen te verkrijgen. Zodra je de kanalen hebt bepaald, kan bepaalde inkoopsoftware helpen om een kanaal te implementeren. Zo zijn de meeste applicaties zeer geschikt voor het gebruik  van catalogi voor verschillende productgroepen, maar er zijn ook applicaties die zich vooral richten op bijvoorbeeld de gehele afhandeling bij het bestellen van externe adviseurs en uitzendkrachten.

Naast contracten afsluiten en bestellen, bestaat het operationele inkoopproces ook uit het betalen van de geleverde goederen en diensten. Veel organisaties raken geld kwijt omdat er facturen binnenkomen die niet gekoppeld kunnen worden aan een bestelling of een besteller. Voordat een factuur dan betaald kan worden, legt deze een hele toer af door de organisatie. Door het inzetten van SRM en het slim kiezen van je kanalen kun je deze facturen flink terugdringen. Je kunt meer facturen matchen tegen inkooporders en ontvangsten en misschien zelfs naar Self-Billing gaan. 

Bezint eer ge begint

SRM kan voor je organisatie veel waarde opleveren, maar de praktijk heeft uitgewezen dat een implementatie van inkoopsoftware niet vanzelf gaat en de resultaten nog wel eens teleurstellend zijn.  Belangrijk is dan ook om vooraf goed te bedenken waarvoor je SRM wil gaan gebruiken en of het overeenkomt met je strategie. Bedenk goed welke wensen en eisen je aan een applicatie stelt en kies dan de applicatie die het beste bij je organisatie past. En bedenk, met een goede voorbereiding heb je 80 procent van je implementatie reeds binnen!

Noot:

Ook dit jaar geeft Capgemini het SRM-onderzoek uit. De versie van 2008 zal in juli verschijnen. U kunt deze alvast aanvragen door een e-mail te zenden naar Rian.Noorlander@capgemini.com