Om snel tot resultaat te komen werd het pakket 2smart aangekocht en geïmplementeerd. Met deze implementatie werd inderdaad het ‘laaghangend fruit’ gepakt: een voorraadreductie van tien procent. 

Daarnaast werd een aantal studenten ingehuurd om naar de vraagvoorspelling te kijken. De vraagpatronen bleken namelijk nogal onregelmatig. Na veel pijn en moeite kwamen ze met ingewikkelde kansverdelingen om de vraagpatronen te modelleren. Er werd zelfs een aanvullende applicatie van gemaakt, dat als add-on op 2smart fungeerde.

Uiteindelijk bleef de winst bij het ‘low hanging fruit’. Teleurstelling alom. Afgezien van de emotie was er inmiddels 250.000 euro uitgegeven aan het pakket 2smart, projectmanagement, training en consultants.

Van buiten naar binnen werken

Hoe kan een programma toch zo mislopen? Het begint bij het begrijpen waar voorraadbeheer in essentie om gaat, namelijk het maken van een optimale match tussen vraag en aanbod. Het kennen van de kenmerken van de vraag en het aanbod is daarbij cruciaal. 

Om dit te verduidelijken keren we even terug naar bedrijf X. Dit bedrijf levert goederen aan aannemers. Deze aannemers zijn verantwoordelijk voor zowel de nieuwbouw als het onderhoud. Nu blijkt dat de logistieke kenmerken van nieuwbouw en onderhoud wezenlijk verschillen. Zo kan nieuwbouw veel beter van tevoren gepland worden en wordt er veel meer aangevraagd per order. De logistiek van, met name correctief, onderhoud is veel minder voorspelbaar.

Het kan zo zijn dat voor nieuwbouw en onderhoud dezelfde artikelen nodig zijn. Echter de voorraadbeheerder ziet niet wat de logistieke verschillen zijn tussen de verschillende afnemers. Hij constateert alleen een heel wisselend vraagpatroon. Het eerder genoemde onregelmatige vraagpatroon werd ook voor een groot deel verklaard juist vanuit die verschillen.

Dit wetende ligt de oplossing voor de hand: een apart logistiek concept voor nieuwbouw en voor onderhoud.

Maak de logistiek concepten klantgericht

Voordat met voorraadoptimalisatie wordt begonnen, is een kritische review op het logistieke concept van belang. Op basis van de klantkarakteristieken bepaal je wat de beste, maar ook meest efficiënte manier is om de klant van dienst te zijn.

In het voorbeeld van bedrijf X is gekozen voor de volgende logistieke concepten:

Houd de inrichting wel praktisch

Er zijn natuurlijk verschillende bedenkingen te verzinnen tegen deze opdeling in logistieke concepten. Wat doe je met een nieuwbouworder die niet tijdig is ingediend, en alleen nog uit voorraad geleverd kan worden? Wat doe je met artikelen die zowel benodigd zijn voor nieuwbouw als onderhoud?

Een rigide indeling is niet zinvol. Het is belangrijk dat de processen inclusief besturing, organisatie en benodigde informatie, conform het logistieke concept worden ingericht. Dat geeft de juiste focus.

Daarna kijk je naar synergiemogelijkheden. Zo kun je besluiten om de ‘bouten en moeren’ allemaal vanuit voorraad te leveren. De extra voorraad weegt niet op tegen de mindere coördinatielast. Ook voor de magazijnindeling is het zoeken naar synergie van belang. Het is lang niet altijd nodig een ander fysiek magazijn in gebruik te nemen. Het inrichten van twee verschillende administratieve magazijnen ligt wel voor de hand.

Herijking van het project bracht gevraagd succes

Door de logistieke segmentatie van nieuwbouw en onderhoud is de voorraad fors gereduceerd, zelfs meer dan de gevraagde 30 procent. Aanpassing van gedrag bleek hier een belangrijke succesbepalende factor is. Voor nieuwbouw is men er nu op gebrand de orders op tijd binnen te hebben, en tijdig met leveranciers zaken te doen.

Voor onderhoud is een goede wisselwerking ontstaan tussen voorraadbeheer en productmanagement. Daarnaast blijkt het pakket 2smart veel beter te renderen op het onderhoudsassortiment.

De target op de servicegraad is ook gehaald. De servicegraadverhoging bleek het resultaat van verschillende factoren. Het minder ‘wegkapen’ van de voorraad voor nieuwbouw helpt behoorlijk. Echter, zaken als een betere implementatie van 2smart, ander gedrag en focus hebben ook fors bijgedragen.

Samenvattend

Heeft u een voorraadoptimalisatietraject in gedachten, bedenkt u dan het volgende alvorens een groot project op te zetten.

• Stap 1: Ken uw klanten

Bestudeer de belangrijkste activiteiten van uw klanten. Beoordeel of deze activiteiten logistiek gezien verschillen. Vraag ook na wat de klanten het meest belangrijk vinden in de dienstverlening.

• Stap 2: Toets uw huidige logistieke concepten

Beoordeel of uw huidige logistieke concepten nog steeds aansluiten bij de karakteristieken van uw klanten. Pas deze aan indien de aansluiting te beperkt is geworden.

• Stap 3: Bepaal de synergiegebieden

Bekijk waar u synergie kunt vinden in de verschillende stromen. Kijk bijvoorbeeld naar het assortiment en uw magazijn.

• Stap 4: Maak een gedegen programma

Met de stappen 1-3 heeft u de belangrijkste kaders bepaald voor een voorraadoptimalisatieprogramma. Het uitvoeren van zo’n project is bepaald niet eenvoudig, echter deze stappen helpen u wel de koers uit te zetten.