Onlangs heeft ING Economisch Bureau een onderzoek uitgevoerd naar voorraadmanagement binnen de Nederlandse groothandel. Aan het onderzoek hebben totaal 560 groothandels deelgenomen. Uit het onderzoek blijkt dat het strategische belang van voorraden door 94 procent van de groothandels wordt onderkend. Deze ‘waarde’ is alleen lang niet altijd terug te vinden in de bedrijfsvoering van de groothandel. Zo blijken voorraadkosten regelmatig niet gemeten en meegewogen te worden in beslissingen over de voorraadpositie en nemen assortimenten gestaag in omvang toe. Hierdoor ontstaat bij 45 procent van de groothandels de samenstelling dat de voorraad te hoog is. Toch ligt het probleem niet zozeer bij de voorraadhoogte, maar feitelijk bij de voorraadsamenstelling. Waar het om gaat is de ‘goede voorraad’ te scheiden van de ‘slechte voorraad’. Hiermee is nog veel winst te behalen.

Voorraadmanagement kan beter

De Nederlandse groothandel is een succesvolle sector. De omzetgroei is met gemiddeld 7 procent in de afgelopen jaar hoger dan in andere sectoren. Bovendien blijkt de groothandel innoverend en zeer klantgericht te zijn. Opvallend is dat tegelijkertijd één van de kernactiviteiten van de groothandel, het managen van de voorraad, onderbelicht is. Hierdoor worden regelmatig onnodig voorraden aangehouden, die uiteindelijk niet voldoende winstgevend worden verkocht.

Kloppend hart van de groothandel

Wat maakt de voorraad voor de groothandel zo belangrijk? In essentie is de voorraadpositie het knooppunt tussen inkoop en verkoop. Het houden van voorraad vormt hiermee het ‘kloppend hart’ van de groothandel. Gemiddeld 60 procent van het assortiment wordt direct uit voorraad geleverd. Dit houdt in dat van een assortiment van 1.000 artikelen, 600 artikelen in min of meerdere mate in het magazijn opgeslagen worden. Wat de werkelijke omvang van de voorraad is, hangt onder andere samen met de bedrijfs- en assortimentsgrootte. Naarmate het assortiment groeit, stijgt de omzet vaak meer dan evenredig. Ook zijn tussen branches aanzienlijke verschillen in voorraadomvang en assortimentsbreedte zichtbaar. Zo heeft de groothandel in technische producten of bouwmaterialen door de omvang van het assortiment en de lange opslagduur doorgaans een veel grotere voorraad dan consumptiegoederen food. Niettemin is het ook voor deze laatstgenoemde bedrijven van levensbelang de voorraad te managen.

Voorraadverhogende trends

Naast dat de voorraad een kernfunctie vervult, zijn er marktontwikkelingen die het belang van de voorraad voor de groothandel te versterken. Voorbeelden hiervan zijn de langere aanvoerlijnen en het afstoten van activiteiten door leveranciers en afnemers. Maar liefst 61 procent van de groothandels geeft aan dat de voorraadpositie de afgelopen drie jaar is gestegen. Buiten de reguliere omzetstijging zijn hiervoor verschillende redenen:

• Uitbreiding van de activiteiten met bijvoorbeeld ompakken of assemblage waardoor de artikelen langer binnen de groothandel blijven.
• JIT-levering aan industriële afnemers, waardoor de buffervoorraad moet worden verhoogd.
• Aanlevering per container vanuit productielanden waardoor standaard hoeveelheden worden geleverd, die vervolgens langer opgeslagen liggen.
• Assortimenten worden steeds breder door verkorting van productcycli, diversiteit van producten en de grilligheid van klantgedrag. Bovendien worden bestaande artikelen niet snel uit het assortiment genomen. Hierdoor blijven assortimenten in omvang groeien.

Spanningsveld kostenbeheersing versus beschikbaarheid

Voorraadtechnisch bevindt de groothandel zich voortdurend in het spanningsveld tussen kostenbeheersing en beschikbaarheid (‘lean’ versus ‘responsiveness’). Uit het onderzoek blijkt dat bijna 45 procent van de groothandels de huidige voorraadpositie ‘te hoog’ vindt. Onder middelgrote en grote groothandels is dit zelfs bijna 70 procent! De opvatting van groothandels is dus in veel gevallen dat de voorraadpositie omlaag zou moeten. Hier is het beleid nog vaak op gericht. Of dit optimaal is, hangt echter niet zozeer af van het voorraadniveau, maar van de samenstelling van de voorraad. Het gaat erom in de voorraad slecht renderende artikelen te verminderen. “Veel voorraad is niet erg, als het maar de goede voorraad is”.

Figuur 1: Bouwstenen van voorraadmanagement (Bron: ING Economisch Bureau)

Klantvraag gaat boven andere beslisfactoren

Voor een optimale omvang en samenstelling van de voorraad zijn het commerciële beleid, marktfactoren (vraag- en aanbodonzekerheid), de marge en voorraadkosten de bouwstenen (figuur 1). Groothandels laten de klantvraag prevaleren, ondanks dat de voorraadposities over een brede linie zijn gestegen. Aan extra voorraadkosten en marge van het artikel wordt aanzienlijk minder besteed als het assortiment wordt uitgebreid (figuur 2). Vaak blijken deze factoren zelfs niet bekend (figuur 3). Hierdoor wordt onvoldoende duidelijk of de ‘goede’ voorraad wordt aangelegd.

Figuur 2: bepalende factoren bij het in voorraad nemen van een artikel  

Figuur 3: groothandels met een goed inzicht in voorraadkosten

Suboptimale situatie vraagt om actie

Met de huidige handelwijze blijkt de groothandel dus in veel gevallen niet in staat om de stijgende voorraad naar een gewenst niveau te brengen. Dit komt vooral doordat de voorraadpositie niet evenwichtig genoeg wordt beoordeeld en geëvalueerd. De huidige suboptimale situatie en de genoemde voorraadverhogende trends maken verdere professionalisering van het voorraadmanagement een van de belangrijkste kansen om het rendement van de groothandel te verbeteren. Hiervoor gelden de volgende aanbevelingen.

Aanbevelingen

• Meet voorraadkosten en marge per artikel. ‘Beter meten is beter weten’.
• Besteed meer aandacht aan omvang en samenstelling van het assortiment. Dit houdt in: breng focus aan en selecteer de in voorraad te nemen artikelen op basis van rendement op artikel en/of klantniveau. Juist bij grote assortimenten is dit belangrijk.
• Weeg de effecten op de voorraadpositie bij strategische beslissingen, zoals uitbreiding van het assortiment of het gaan bedienen van nieuwe groepen klanten, de effecten op de voorraadpositie nadrukkelijk mee.
• Rapporteer frequenter (bij voorkeur dagelijks) en regelmatiger. Naarmate de groothandel groeit en de assortimentsomvang toeneemt, wordt dit steeds belangrijker.
• Bespreek de rapportages op managementniveau. Vooral bij grotere groothandels is vergroting van de betrokkenheid bij de omvang en samenstelling van de voorraad belangrijk.
• Zorg voor regelmatig en structureel overleg en informatiedeling tussen de afdelingen inkoop- en verkoop, ongeacht waar de eindverantwoordelijkheid is belegd. Informatiedeling is essentieel voor een efficiënt en effectief voorraadmanagement. Het is hierbij van belang dat het beleid binnen de organisatie breed gedragen wordt.
• Stel relevante doelstellingen zoals servicegraad, gewenste marge, gewenste omloopsnelheid, assortimentssamenstelling op hoger managementniveau vast en zorg ervoor dat deze worden gevolgd en periodiek geëvalueerd. Zijn de uitgangspunten nog actueel en passen ze nog bij het huidige bedrijfsmodel?

Voorraad is en blijft van strategisch belang voor de groothandel. Om een optimaal voorraadniveau te bereiken zal dit moeten worden doorvertaald naar de bedrijfsvoering. Maatregelen op dit vlak dragen bij aan de juiste ‘waardering’ van de voorraadpositie, zodat groothandels in staat zijn om efficiënter en effectiever met hun voorraad om te gaan.